Du deler et regneark med kollegaer. Noen skriver «januar» der det skal stå en dato. Andre taster inn 2023 i en kolonne som bare skal ha tall fra 2025. Feil input ødelegger formler og analyser, og du oppdager det først når rapporten allerede er sendt. Datavalidering i Excel setter regler for hva cellene aksepterer, slik at feil stoppes ved inntasting.
Slik setter du opp datavalidering i Excel
- Marker cellene du vil begrense (f.eks. hele kolonne C)
- Gå til Data-fanen og klikk Datavalidering
- Under «Tillat» velger du typen du vil begrense til, f.eks. Dato
- Sett betingelsen, f.eks. mellom 01.01.2025 og 31.12.2025
- Klikk OK
Nå avviser Excel alt som faller utenfor datointervallet. Skriver noen «januar» eller en dato fra 2023, får de en feilmelding og må korrigere. Cellene ser helt vanlige ut. Ingen visuell endring. Men reglene ligger i bakgrunnen og passer på.
Du kan begrense til tall (f.eks. bare heltall mellom 1 og 100), tekstlengde (maks 50 tegn) eller desimaltall. Velg det som passer dataene dine.
Lag nedtrekkslister med datavalidering
Den mest populære bruken av datavalidering er nedtrekkslister. I stedet for at folk skriver fritt, gir du dem en liste å velge fra. Ingen skrivefeil, ingen variasjon i stavemåte.
- Marker cellene som skal ha nedtrekkslisten
- Gå til Data og klikk Datavalidering
- Under «Tillat» velger du Liste
- I «Kilde»-feltet skriver du valgene separert med semikolon: Heltid;Deltid;Vikar
- Klikk OK
En liten pil dukker opp i cellen. Klikk på den, og brukeren ser valgene og plukker det som passer. Verdien skrives inn nøyaktig slik du definerte den. Ingen «heltid» med liten h eller «Heltids» med ekstra s.
Du kan også peke kilden til et celleområde i stedet for å skrive verdiene direkte. Lag en liste i et annet ark, og pek «Kilde»-feltet dit. Når du legger til nye verdier i listen, oppdateres nedtrekksmenyen automatisk.
Tilpass feilmeldingen
Standardmeldingen fra Excel er teknisk og gir brukeren lite hjelp. Du kan skrive din egen. Gå til fanen Advarsel om feil i valideringsdialogen. Der velger du type og skriver en melding som faktisk forklarer hva som er lov.
- Stopp avviser verdien helt. Brukeren må skrive på nytt.
- Advarsel viser en advarsel, men lar brukeren overstyre og beholde verdien.
- Informasjon informerer om at verdien er utenfor reglene, men aksepterer den uansett.
For kolonner der konsistens er kritisk (f.eks. avdelingsnavn som brukes i formler), velg Stopp. For kolonner der reglene er veiledende (f.eks. et anslått antall), holder Advarsel.
Nedtrekkslister gjør filtrering og formler pålitelige
Konsekvent stavemåte er ikke bare pent. Det er avgjørende for at filtre og formler som SUMMER.HVIS fungerer riktig. Skriver en kollega «Salg» og en annen «salg», ser Excel dem som to ulike verdier. Filteret viser dem som separate valg, og SUMMER.HVIS fanger bare den ene varianten.
En nedtrekksliste eliminerer problemet. Alle skriver nøyaktig samme verdi fordi de velger fra den samme listen. Filtre viser riktige resultater. SUMMER.HVIS summerer alle relevante rader. Du slipper å rydde opp i data som allerede burde vært korrekte.
Valideringsregler og eksisterende data
Datavalidering gjelder bare for nye verdier som tastes inn. Celler som allerede inneholder feil data beholder verdien sin selv etter at du har lagt på regler. Vil du finne eksisterende brudd, gå til Data, Datavalidering og klikk Sirkel ugyldige data. Excel markerer cellene som bryter reglene med en rød sirkel, slik at du kan korrigere dem manuelt.
Neste steg
Nå kan du sette opp datavalidering i Excel for å kontrollere inntasting. Kombiner nedtrekkslister med filtrering for pålitelige analyser. Har du data som trenger oppdeling (f.eks. fullt navn i en kolonne), løser Tekst til kolonner det. Og for å organisere de validerte dataene, se Sortere data i Excel.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel for viderekomne på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også sortering, formaterte tabeller og avansert dataanalyse med praktiske eksempler.
