Du har 500 rader med salgsdata og trenger bare tallene for Stavanger. Du kan ikke slette de andre radene, for du trenger dem til neste rapport. Scrolling og leting er bortkastet tid. Et filter i Excel skjuler radene du ikke vil se, uten å røre dataene.
Slik aktiverer du filter i Excel
Klikk på en celle i dataområdet. Gå til Data-fanen i båndet og klikk Filter. Små nedtrekkspiler dukker opp i overskriftsraden, en for hver kolonne. Bruker du en formatert tabell, er pilene allerede på plass uten at du trenger å gjøre noe.
Filtrering fjerner ikke data. Den skjuler rader som ikke matcher det du leter etter. Radnumrene til venstre hopper over de skjulte radene, og de vises i blått for å minne deg på at et filter er aktivt. Fjern filteret, og alt kommer tilbake.
Filtrer etter bestemte verdier
Du vil bare se rader for Stavanger:
- Klikk på nedtrekkspilen i kolonnen By
- Fjern haken ved Merk alt
- Hak av Stavanger
- Klikk OK
Bare rader med Stavanger vises. Ikonet i kolonneoverskriften endrer seg til en trakt, slik at du alltid ser hvilke kolonner som har aktive filtre. Vil du se flere byer samtidig, haker du av flere verdier i listen. Stavanger og Bergen? Hak av begge.
Kombiner filtre i Excel på tvers av kolonner
Du vil se Stavanger, men bare avdelingen «Data og gaming». Sett filteret i By-kolonnen først, akkurat som over. Klikk deretter på nedtrekkspilen i Avdeling-kolonnen og velg «Data og gaming». Excel viser nå bare rader som matcher begge kriteriene samtidig. Hver ny kolonne du filtrerer snevrer resultatet inn ytterligere.
Du kan filtrere så mange kolonner du vil. By, avdeling, måned, selger. Hvert filter legger til et krav, og bare rader som oppfyller alle kravene vises. Tenk på det som å stille stadig mer presise spørsmål til dataene dine.
Fjern filtre når du er ferdig
Et enkelt filter fjerner du ved å klikke på nedtrekkspilen i kolonnen og velge Tøm filter fra [kolonnenavn]. Vil du fjerne alle filtre på en gang, gå til Data og klikk Fjern. Alle skjulte rader kommer tilbake umiddelbart.
Det er lett å glemme at et filter er aktivt. Du lurer på hvorfor summen ser feil ut, men det er fordi halvparten av radene er skjulte. Sjekk radnumrene til venstre. Er de blå og hopper over tall? Da er et filter på. Sjekk også om noen av nedtrekkspilene viser traktikonet.
Filtrering og sortering fungerer sammen
Filtrer først ned til de radene du er interessert i, og sorter deretter innenfor det filtrerte resultatet. Vis bare Stavanger, og sorter deretter etter beløp fra størst til minst. Du får en fokusert oversikt uten å manuelt lete gjennom hundrevis av irrelevante rader.
Nedtrekkspilene i filtermenyen har også sorteringsvalg. Klikk pilen og velg «Sorter A til Å» eller «Sorter Å til A» direkte. Det er en snarvei som sparer deg for å bytte mellom Data-fanen og filtermenyen.
Forhindre feilinntasting i filtrerte kolonner
Filtre er avhengige av konsekvent stavemåte. Skriver noen «stavanger» med liten s, dukker den raden opp som en egen verdi i filterlisten. Datavalidering med nedtrekkslister løser dette ved å tvinge brukerne til å velge fra en forhåndsdefinert liste i stedet for å skrive fritt.
Neste steg
Nå kan du filtrere i Excel for å fokusere på akkurat de radene du trenger. Kombiner det med sortering for å organisere det filtrerte resultatet. Har du mistanke om duplikater i listen, rydder Fjern duplikater opp før du filtrerer. Og for å sikre at fremtidige data legges inn riktig, setter du opp datavalidering på de viktigste kolonnene.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel - dataanalyse på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også avanserte filtre, pivottabeller og slicere for interaktiv filtrering.
