Du har en liste med salgsdata og vil se de nyeste transaksjonene øverst. Kanskje du vil sortere etter beløp, størst først, for å finne de viktigste ordrene. Å flytte rader manuelt er ikke et alternativ med hundrevis av rader. Excel sorterer hele listen med to klikk.
Rask sortering av data i Excel
Klikk på en celle i kolonnen du vil sortere etter. Gå til Data-fanen i båndet og klikk A til Å for stigende rekkefølge eller Å til A for synkende. Det er alt som skal til.
Excel oppdager automatisk hvor dataområdet ditt starter og slutter. Alle kolonner følger med når du sorterer. Det betyr at koblingen mellom navn, dato og beløp aldri brytes. Du sorterer etter dato, og alle andre kolonnene justerer seg etter den nye rekkefølgen.
Tekst sorteres alfabetisk, tall fra minst til størst (eller omvendt) og datoer fra eldst til nyest. Valget avhenger av hva kolonnen inneholder.
Sorter med flere nivåer for full kontroll
Noen ganger trenger du mer presisjon. Du vil sortere etter produkt i alfabetisk rekkefølge, og innenfor hvert produkt etter beløp fra størst til minst. To klikk holder ikke da. Du trenger flernivåsortering.
- Klikk på en celle i dataområdet
- Gå til Data og klikk Sorter
- Velg første kolonne (f.eks. Produkt) og rekkefølge (A til Å)
- Klikk Legg til nivå
- Velg andre kolonne (f.eks. Beløp) og rekkefølge (størst til minst)
- Klikk OK
Produktene står nå i alfabetisk rekkefølge. Innenfor hvert produkt vises det høyeste beløpet først. Du kan legge til så mange nivåer du trenger. Excel behandler dem i rekkefølge fra topp til bunn i dialogen.
Tomme kolonner splitter sorteringsområdet
Excel bruker den tomme kolonnen som en vegg. Har du en tom kolonne mellom kolonne C og E, sorterer Excel bare én side av veggen. Resten av arket forblir urørt. Dataene mister sammenhengen mellom kolonnene.
Løsningen er enkel: fjern tomme kolonner i dataområdet ditt. En sammenhengende tabell uten hull gir Excel riktig forståelse av hva som hører sammen. Har du behov for visuell avstand, bruk bredere kolonner i stedet for tomme.
Overskriftsraden som sorterer seg selv
Du sorterer listen og plutselig står overskriften «Beløp» midt i tallene. Excel trodde den var en vanlig rad. I sorteringsdialogen (Data, Sorter) finner du en avkrysningsboks som heter Mine data har overskrifter. Hak av, og Excel lar overskriftsraden stå i fred.
Bruker du en formatert tabell, slipper du å tenke på dette. Excel vet at første rad er overskrifter og ekskluderer den automatisk ved sortering. Formaterte tabeller gir deg også sorteringsknapper direkte i overskriftene, slik at du ikke trenger å gå via Data-fanen i det hele tatt.
Sortering og filtrering utfyller hverandre
Sortering endrer rekkefølgen på radene. Filtrering skjuler rader du ikke trenger å se akkurat nå. De to fungerer best sammen. Filtrer ned til kun Stavanger-kontoret, og sorter deretter etter beløp for å se de største salgene øverst. Eller sorter først etter dato, og filtrer deretter etter produkt for å se tidslinjen for én varelinje.
Har du duplikater i listen som roter til sorteringen, kan Fjern duplikater rydde opp før du begynner. En ren liste gir bedre resultater uansett hva du gjør med den etterpå.
Neste steg
Nå kan du sortere i Excel, både raskt med to klikk og presist med flere nivåer. Kombiner det med filtrering for å jobbe med store datasett uten å miste oversikten. Og sørg for at listen er ryddig fra starten med fjerning av duplikater.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel for viderekomne på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også filtrering, pivottabeller og avansert dataanalyse med praktiske eksempler.
