Du har importert en kontaktliste og «Inger Berge» står i en celle. Fornavn og etternavn i samme kolonne. Du trenger dem i separate kolonner for å kunne sortere etter etternavn eller lage personlige e-poster. Med 500 rader er manuell oppdeling uaktuelt. Tekst til kolonner i Excel deler innholdet basert på et skilletegn du velger, automatisk for hver rad.
Slik bruker du tekst til kolonner i Excel
- Sett inn en tom kolonne til høyre for kolonnen du vil dele (høyreklikk på kolonneoverskriften og velg Sett inn)
- Marker cellene som inneholder dataene du vil dele opp
- Gå til Data-fanen og klikk Tekst til kolonner
- Velg Data med skilletegn og klikk Neste
- Hak av skilletegnet som deler verdiene, f.eks. Mellomrom
- Sjekk forhåndsvisningen nederst og klikk Fullfør
Excel deler hvert navn ved mellomrommet. Fornavnet blir i den opprinnelige kolonnen. Etternavnet flyttes til kolonnen ved siden av. Hver rad behandles for seg, så det spiller ingen rolle om navnene har ulik lengde.
Velg riktig skilletegn
Skilletegnet bestemmer hvor Excel deler teksten. Mellomrom fungerer for navn. Andre datasett bruker andre tegn.
- Mellomrom deler «Inger Berge» til Inger og Berge
- Komma deler «Oslo, Norge» til Oslo og Norge
- Semikolon deler «A;B;C» til A, B og C i tre kolonner
- Tabulator deler data som er kopiert fra tekstfiler eller nettsider der tabulatortegn skiller verdiene
Du kan også hake av Annet og skrive inn et egendefinert tegn. Har du data separert med bindestrek eller skråstrek, fungerer det like bra. Forhåndsvisningen i veiviseren viser nøyaktig hvordan oppdelingen blir med det valgte tegnet, slik at du kan justere før du klikker Fullfør.
Pass på: kolonner til høyre overskrives
Tekst til kolonner skriver resultatet i kolonnene til høyre for den opprinnelige. Inneholder de allerede data, spør Excel om du vil erstatte dem. Svarer du ja, er de gamle verdiene borte.
Sett alltid inn tomme kolonner til høyre for du kjører verktøyet. Trenger du to nye kolonner (f.eks. for fornavn, mellomnavn og etternavn), sett inn to. Bruk forhåndsvisningen i trinn 2 av veiviseren til å telle hvor mange kolonner resultatet trenger. Da unngår du å miste data du ikke hadde tenkt å røre.
Mellomnavn gir en ekstra kolonne
«Inger Marie Berge» har to mellomrom. Excel deler ved hvert mellomrom og lager tre kolonner: Inger, Marie og Berge. Har du bare satt inn en tom kolonne til høyre, havner Berge i en kolonne som allerede hadde data.
Sjekk alltid forhåndsvisningen. Der ser du nøyaktig hvor mange kolonner som trengs for det lengste navnet. Har noen rader mellomnavn og andre ikke, får du tomme celler i mellomnavnskolonnen for de radene som bare har to deler. Det er helt normalt og påvirker ikke resten av dataene.
Etter oppdelingen
Når dataene er delt opp i separate kolonner, kan du gjøre det motsatte med KJED.SAMMEN. Den funksjonen setter tekst fra flere celler sammen igjen, f.eks. for å lage «Berge, Inger» fra to kolonner. Trenger du å bytte ut bestemte tegn i teksten, gjør ERSTATT og BYTT.UT jobben uten at du trenger å dele opp kolonnene først.
Har du fått duplikater etter import fra flere kilder, rydder Fjern duplikater opp. Oppryddingen blir mer presis når fornavn og etternavn ligger i egne kolonner, fordi Excel kan sammenligne dem separat.
Neste steg
Nå kan du bruke tekst til kolonner i Excel for å dele sammensatte data i separate celler. Kombiner det med KJED.SAMMEN for å sette dem sammen igjen i et annet format, eller bruk ERSTATT og BYTT.UT for å rense tekst uten oppdeling. Og etter at dataene er ryddet, fjerner du eventuelle duplikater for å sikre en ren liste.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel for viderekomne på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også sortering, filtrering og pivottabeller for å håndtere store datasett effektivt.
