Du har 300 produktkoder der årstallet "2023" skal endres til "2024". Finn og erstatt (Ctrl+H) fungerer, men det endrer cellene permanent. Trenger du en formel som beholder originalen og viser det oppdaterte resultatet i en ny kolonne, har Excel to funksjoner som gjør jobben: BYTT.UT og ERSTATT.
BYTT.UT finner og erstatter tekst i Excel
BYTT.UT (SUBSTITUTE på engelsk) søker etter en bestemt tekst og erstatter den med noe annet:
=BYTT.UT(A2; "2023"; "2024")
Første argument er cellen med teksten. Andre argument er teksten du vil finne. Tredje argument er teksten du vil sette inn i stedet. Formelen bytter ut "2023" med "2024" uansett hvor i cellen teksten dukker opp.
Inneholder cellen "PROD-2023-2023", bytter formelen ut begge forekomstene og gir "PROD-2024-2024". Vil du bare bytte den første forekomsten, legger du til et fjerde argument:
=BYTT.UT(A2; "2023"; "2024"; 1)
Tallet 1 betyr "bare den første forekomsten". Skriv 2 for den andre, 3 for den tredje. Utelater du argumentet, erstattes alle forekomster.
ERSTATT bruker posisjon i stedet for tekst
ERSTATT (REPLACE på engelsk) jobber annerledes. I stedet for å søke etter tekst, peker den på en bestemt posisjon i tekststrengen:
=ERSTATT(A2; 4; 4; "2024")
Første argument er cellen. Andre argument er startposisjonen (tegn nummer 4). Tredje argument er antall tegn som skal byttes ut (4 tegn). Fjerde argument er teksten som settes inn.
For produktkoden "NO-2023-A15" starter "2023" på posisjon 4. Formelen fjerner fire tegn fra posisjon 4 og setter inn "2024" i stedet. Resultatet er "NO-2024-A15".
Når bruker du hvilken funksjon
Tommelregelen er enkel. Vet du hvilken tekst du vil erstatte? Bruk BYTT.UT. Vet du hvilken posisjon teksten står på? Bruk ERSTATT.
BYTT.UT er det naturlige valget i de fleste situasjoner. Du vil bytte "Oslo" med "Bergen", "@gammeldomene.no" med "@nyttdomene.no", eller "2023" med "2024". Du tenker i tekst, og BYTT.UT jobber med tekst.
ERSTATT passer når strukturen er fast og du vet nøyaktig hvor i teksten endringen skal skje. Produktkoder med fast format (to bokstaver, bindestrek, fire siffer, bindestrek, tre tegn) er et typisk eksempel. Posisjonen er forutsigbar, og du kan peke rett på den.
Kombiner ERSTATT med FINN for dynamisk posisjon
Når posisjonen varierer mellom radene, bruker du FINN for å finne den dynamisk:
=ERSTATT(A2; FINN("2023"; A2); 4; "2024")
FINN leter etter "2023" og returnerer posisjonen. ERSTATT bruker den posisjonen til å gjøre byttet. Denne kombinasjonen gir deg det beste fra begge verdener: du søker etter tekst (som BYTT.UT), men bruker posisjonsbasert erstatning (som ERSTATT).
BYTT.UT er versalfølsom
BYTT.UT skiller mellom store og små bokstaver. =BYTT.UT(A2; "oslo"; "Bergen") finner "oslo" med liten o, men ikke "Oslo" med stor O. Trenger du å erstatte uavhengig av store og små bokstaver, finnes det ikke en enkel innebygd løsning. Du kan pakke teksten inn i SMÅ først:
=BYTT.UT(SMÅ(A2); "oslo"; "bergen")
Men vær oppmerksom på at hele resultatet blir med små bokstaver. I mange tilfeller er det enklere å bruke Finn og erstatt-dialogen (Ctrl+H) i stedet, der du kan velge om den skal ta hensyn til store og små bokstaver.
Tre vanlige feil med ERSTATT og BYTT.UT
BYTT.UT endrer ingenting. Teksten du søker etter finnes ikke i cellen. Sjekk stavingen nøyaktig. Et ekstra mellomrom eller en forskjell i store og små bokstaver er nok til at funksjonen ikke finner treff. Bruk TRIMME for å fjerne skjulte mellomrom først.
ERSTATT bytter ut feil tegn. Startposisjonen eller antall tegn er feil. Bruk LENGDE og DELTEKST for å dobbeltsjekke at du peker på riktig del av teksten.
Formelen erstatter for mye. BYTT.UT uten fjerde argument bytter ut alle forekomster. Står "23" flere steder i teksten, blir alle byttet. Legg til det fjerde argumentet for å begrense til én bestemt forekomst.
Neste steg
Nå kan du bytte ut tekst i formler uten å endre originaldataene. For å hente ut deler av tekst uten å endre noe, se VENSTRE, HØYRE og DELTEKST. Og for å sette sammen tekst fra flere celler etter at du har gjort endringene, bruker du KJED.SAMMEN. Trenger du å fjerne mellomrom som ødelegger resultatene, hjelper TRIMME.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel for eksperter på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også TRIMME, KJED.SAMMEN, DATODIFF og andre tekstfunksjoner med praktiske eksempler.
