Du har en tabell med salgstall for fem byer over tre måneder. Tallene er korrekte, men det er vanskelig å se hvem som selger mest og om salget stiger eller faller. Du vet at et diagram ville gjort det tydelig med en gang, men du er ikke sikker på hvor du skal begynne.
Excel har tre måter å lage diagram på. Hvilken du velger, avhenger av hvor mye kontroll du vil ha. Du trenger ikke kunne alle tre, men det er nyttig å vite at de finnes.
Tre metoder for å lage diagram i Excel
Metode 1: Båndet. Marker dataene dine (inkluder overskriftene), gå til Sett inn-fanen i båndet, og klikk på diagramtypen du vil ha i Diagrammer-gruppen. Du ser ikoner for stolpediagram, linjediagram, sektordiagram og flere. Velg typen, klikk på en variant, og diagrammet dukker opp i arket. Denne metoden gir deg full kontroll over hvilken type du får.
Metode 2: Anbefalte diagrammer. Marker dataene, gå til Sett inn-fanen, og klikk på Anbefalte diagrammer. Excel analyserer strukturen i dataene dine og foreslår typer som passer. Du ser en forhåndsvisning av hvert forslag og kan klikke deg gjennom dem. Denne metoden er raskere enn å prøve og feile selv, spesielt når du er usikker på hvilken type som fungerer best for akkurat dine data.
Metode 3: Alt+F1. Marker dataene og trykk Alt+F1 på tastaturet. Excel setter inn et diagram med standardtypen (vanligvis et gruppert stolpediagram) uten noen dialogbokser. Du får et diagram på under to sekunder. Typen kan endres etterpå, så dette er den raskeste veien fra tall til bilde.
Steg for steg: lage diagram med båndet
La oss ta det mest vanlige tilfellet. Du har en tabell der kolonne A inneholder bynavn og kolonnene B, C og D inneholder salgstall for januar, februar og mars. Overskriftene står i rad 1.
- Marker hele området med data, fra A1 til D6 (inkluder overskriftene, de blir til aksetitler og forklaringer i diagrammet)
- Gå til Sett inn-fanen i båndet
- I Diagrammer-gruppen klikker du på ikonet for typen du vil ha, for eksempel Stående stolpediagram
- En meny med varianter dukker opp. Hvil musepekeren over en variant for å se forhåndsvisning. Klikk på den du vil bruke
- Diagrammet settes inn i arket. Dra det dit du vil ha det, og dra i hjørnene for å justere størrelsen
Du har nå et ferdig diagram. Hele prosessen tar under 30 sekunder når du vet hvor knappene er.
Diagrammet er koblet til dataene
Endrer du et tall i tabellen, oppdaterer diagrammet seg automatisk. Du trenger ikke lage det på nytt. Denne koblingen er en av de største fordelene med diagrammer i Excel. Retter du en feil i tallene, retter diagrammet seg selv.
Har du dataene i en strukturert tabell, går Excel ett steg videre. Legger du til en ny rad med en sjette by, utvides diagrammet automatisk til å inkludere den nye raden. Med et vanlig celleområde må du oppdatere datakilden manuelt. Strukturerte tabeller gjør diagrammer mer vedlikeholdsfrie.
Endre diagramtype etter at du har laget det
Du trenger ikke treffe riktig på første forsøk. Har du laget et stolpediagram og innser at et linjediagram hadde vært bedre, klikker du på diagrammet slik at det blir valgt. Gå til fanen Diagramutforming som dukker opp i båndet, og klikk Endre diagramtype. Velg en ny type og variant. Dataene dine beholdes, bare presentasjonen endres.
Dette betyr at du trygt kan starte med den typen som virker naturlig. Ser det ikke riktig ut, bytter du med to klikk.
Velg riktig diagramtype for dataene
Dataene dine avgjør hvilken type som fungerer best. Et stolpediagram er best for å sammenligne verdier mellom kategorier, for eksempel salg per by. Et linjediagram er best for å vise utvikling over tid, for eksempel månedlig salg gjennom et helt år. Et sektordiagram viser andeler av en helhet, for eksempel hvor stor del hver by utgjør av totalsalget.
Er du usikker, start med Anbefalte diagrammer. Excel gjør en god jobb med å foreslå typer som passer strukturen i dataene.
Tips for ryddige diagrammer
Overskrifter i tabellen blir automatisk til forklaringer og aksetitler i diagrammet. Har du tydelige overskrifter, sparer du tid på tilpasning etterpå. Unngå å markere tomme rader eller kolonner. De kan forvirre Excel og gi ekstra dataserier som ikke skal være med.
Vil du ha minigrafikk som passer inne i en enkelt celle i stedet for et fullverdig diagram, se Sparkline. Og for diagrammer som oppdaterer seg når du reorganiserer store datasett, er pivotdiagram verdt å utforske.
Neste steg
Nå kan du lage diagrammer i Excel med tre ulike metoder og endre type etter behov. For å lære de vanligste typene i detalj, se stolpediagram, linjediagram og sektordiagram.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel – datavisualisering på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du alle diagramtyper, tilpasning av farger og akser, og teknikker for å presentere data tydelig.
