Du har nettopp registrert bedriften, fått organisasjonsnummer, og nå sitter du der med den første fakturaen som skal sendes. Men hvor sender du den fra? Og hva skjer med bilagene som hoper seg opp i lommeboka? Å komme i gang med regnskap handler mindre om å forstå debet og kredit, og mer om å velge riktige verktøy fra starten.
Velg et regnskapssystem som vokser med deg
Det viktigste kravet til systemet du velger er at det støtter innsending av skattemelding. Dette blir gradvis obligatorisk for stadig flere, og å bytte system senere er alltid mer arbeid enn du tror. Sjekk at systemet håndterer dette før du binder deg.
Du trenger ikke gjøre alt selv. En god tilnærming er å gjøre det du vil og har tid til, og la en regnskapsfører ta resten. Poenget med å være inne i systemet selv er ikke å spare penger på regnskapsfører (selv om det kan bli billigere). Poenget er at du forstår tallene dine. Du ser hva som kommer inn, hva som går ut, og om du faktisk tjener penger. Den forståelsen er vanskelig å få hvis du bare leverer en pose kvitteringer fire ganger i året.
Fakturering og regnskap i samme system
Send fakturaer fra det samme systemet du fører regnskapet i. Da slipper du dobbeltarbeid, og alt kobles automatisk. Har du nettbutikk, er dette enda viktigere. Ordrene, betalingene og regnskapet bør henge sammen uten manuell jobb.
EHF (elektronisk handelsformat) lar deg sende og motta fakturaer elektronisk. Mange bedrifter og alle offentlige virksomheter krever EHF. Velger du et system som støtter dette fra starten, slipper du å oppdage senere at en stor kunde ikke godtar PDF-fakturaer på e-post.
Har du fysisk salg, trenger du et kassesystem som integrerer sømløst med regnskapssystemet. Sømløst betyr at salget dukker opp i regnskapet uten at du må taste noe manuelt. Alt annet skaper feilkilder og dobbeltarbeid.
Bankintegrasjon: verdt hver krone
De fleste regnskapssystemer tilbyr bankintegrasjon. Det koster litt per transaksjon, men sparer deg for enormt mye tid. Transaksjonene hentes automatisk inn i regnskapet, og du matcher dem mot fakturaer og bilag med noen klikk i stedet for å taste manuelt.
For de som er tidlig i fasen og har få transaksjoner, kan manuell bokføring fungere fint. Men erfaringen viser at de fleste undervurderer hvor raskt volumet øker. Sett opp bankintegrasjon fra starten, så slipper du å rydde opp i et halvår med manglende posteringer senere.
Bilag og kvitteringer: telefonen er ditt beste verktøy
Ta bilde av kvitteringen med telefonen og last den rett inn i regnskapssystemet. Gjør det med en gang, ikke "senere i dag". Kvitteringer fra bensinstasjon og kafe har en tendens til å forsvinne, og termisk papir blekner raskere enn du tror.
Oppbevaringsreglene krever at du tar vare på bilag i flere år. Sjekk hvor lenge og hvilke krav som gjelder for din type virksomhet før du stenger et system eller bytter leverandør. Å miste tilgang til gamle bilag kan bli dyrt.
Bankkonto: hold privat og bedrift adskilt
Driver du aksjeselskap eller NUF, er du lovpålagt å ha egen bankkonto for bedriften. Driver du enkeltpersonforetak, finnes det ikke et slikt krav. Likevel bør du ha en separat konto. Grunnen er enkel: når alt blandes på én konto, er det nesten umulig å finne manglende bilag. Hadde den transaksjonen på 347 kroner noe med bedriften å gjøre, eller var det privat? Med separate kontoer er svaret alltid opplagt.
I tillegg trenger du en skattetrekkskonto så snart du har ansatte. Har du AS eller NUF, trenger du den uansett, siden du er ansatt i eget selskap. Pengene på denne kontoen tilhører ikke deg. De tilhører staten, og skal stå urørt til skattetrekket forfaller. Les mer om skattereglene for enkeltpersonforetak hvis du er usikker på hva som gjelder for din selskapsform.
Nettbutikk: mer enn bare en nettside
Skal du selge varer på nett, er det fristende å sammenligne plattformer bare på pris. Ikke gjør det. Sjekk hva som faktisk er inkludert. Transaksjonsgebyrer varierer mye, og en billig månedsavgift kan fort bli dyr hvis du betaler høyt gebyr per salg.
Integrasjon med regnskapssystemet er det viktigste du bør vurdere. Hvert salg skal bokføres, og gjør du det manuelt for hundrevis av ordrer, bruker du timer du ikke har. Involver regnskapsføreren din tidlig i prosessen. Vedkommende vet hvilke krav som stilles til salgsdokumentasjon, og kan hjelpe deg unngå oppsett som skaper problemer ved momsoppgjøret.
Ikke glem GDPR. Du samler inn kundedata, og det følger med forpliktelser. Ha en personvernerklæring på plass fra dag én, og sørg for at plattformen du velger håndterer data i tråd med regelverket. Datatilsynets veileder gir deg en konkret sjekkliste.
Budsjettet gir deg kontroll
Regnskap forteller deg hva som har skjedd. Et budsjett forteller deg hva du tror kommer til å skje, og gir deg muligheten til å justere kursen før det er for sent. Når regnskapssystemet er på plass, er budsjettet det naturlige neste steget.
Du finner også en grundig gjennomgang av merverdiavgift som hjelper deg forstå mva-reglene fra starten. Brønnøysundregistrenes informasjon om regnskapsplikt er nyttig for å forstå minstekravene.
I kurset Regnskap for nybegynnere får du en komplett gjennomgang av hvordan du setter opp regnskapssystemet, kobler banken og håndterer bilag riktig. Du lærer også hvordan du leser resultatrapporten og balansen, slik at tallene faktisk gir mening for deg.
