Du kjøpte en bil til bedriften for 150 000 kroner i januar. I mai ser du på resultatrapporten og lurer på hvorfor overskuddet er så lavt, selv om du ikke har hatt noen store utgifter de siste månedene. Svaret er avskrivninger. Bilen mister verdi hver eneste måned, og regnskapet skal gjenspeile det. Forstår du hvordan avskrivninger fungerer, forstår du også hvorfor resultatrapporten noen ganger viser et helt annet bilde enn bankkontoen din.
Hva avskrivninger i regnskapet egentlig betyr
Når du kjøper noe dyrt som varer i flere år (en bil, en maskin, kontorutstyr), bokfører du ikke hele kostnaden i kjøpsøyeblikket. I stedet fordeler du kostnaden over eiendelens levetid. Denne fordelingen er avskrivningen.
Bilen til 150 000 kroner har en estimert levetid på åtte år. Etter åtte år antar du at den er verdt null kroner (skrapverdi). Da blir den årlige avskrivningen 150 000 delt på 8, altså 18 750 kroner per år. Delt på 12 måneder gir det 1 562 kroner i måneden. Så mye "koster" bilen deg i regnskapet hver måned, selv om du betalte hele summen i januar.
Slik påvirker det resultatrapporten
Avskrivningen dukker opp som en kostnad i resultatrapporten, typisk på konto 6010 eller lignende. Etter fem måneder (januar til mai) har du bokført 5 ganger 1 562 kroner, altså 7 812 kroner i avskrivningskostnader. Bilens bokførte verdi er nå 150 000 minus 7 812, det vil si 142 188 kroner.
Denne kostnaden er ikke en betaling. Du betalte 150 000 kroner i januar, og ingen penger forlater kontoen i februar, mars, april eller mai på grunn av bilen. Likevel viser regnskapet en kostnad hver måned. Nettopp derfor er det mulig å ha penger på konto men likevel gå med underskudd i regnskapet, eller omvendt.
Hvorfor du må bokføre avskrivninger hver måned
Her kommer den viktigste praktiske innsikten: bokfør avskrivninger månedlig, ikke bare i desember. Mange gjør feilen å samle opp hele årets avskrivninger til årsoppgjøret. Problemet er åpenbart når du tenker deg om.
Si at du driver en liten bedrift med 10 000 kroner i overskudd per måned før avskrivninger. Du har eiendeler som avskrives med 8 000 kroner i måneden. Det reelle overskuddet er altså 2 000 kroner per måned. Bokfører du avskrivningene bare i desember, ser det ut som du tjener 10 000 kroner i måneden hele året. Du tar kanskje ut mer penger enn du burde. Så kommer desember, og plutselig bokfører du 96 000 kroner i avskrivninger på én gang. Året som så lønnsomt ut, viser seg å gi et helt annet resultat.
Månedlig bokføring gir deg et ærlig bilde hele året. Du tar bedre beslutninger fordi tallene stemmer med virkeligheten, ikke bare én gang i året, men hele tiden.
Bokført verdi er ikke det samme som markedsverdi
Etter fem måneder viser regnskapet at bilen er verdt 142 188 kroner. Men hva den faktisk er verdt på bruktmarkedet er en helt annen sak. Du kan kanskje selge den for 130 000 eller 160 000 kroner. Avskrivningen i regnskapet bryr seg ikke om markedsprisen. Den følger den lineære planen du satte opp da du kjøpte bilen.
Selger du bilen for mer enn bokført verdi, oppstår en gevinst i regnskapet. Selger du for mindre, oppstår et tap. Begge deler håndteres i det øyeblikket salget skjer, ikke underveis i avskrivningsperioden.
Ulike eiendeler, ulik levetid
En bil avskrives typisk over 5 til 8 år. En datamaskin kanskje over 3 til 5 år. Kontorinventar kan ha en lengre levetid. Skattemyndighetene har egne saldogrupper med fastsatte avskrivningssatser som brukes i skattemessig avskrivning. Disse kan avvike fra det du velger regnskapsmessig.
For enkeltpersonforetak med enklere regnskap er saldoavskrivning det vanligste. Da avskriver du en fast prosent av restverdien hvert år, ikke et fast beløp. Resultatet er at avskrivningen er høyest de første årene og avtar over tid. Skatteetatens oversikt over saldogrupper viser hvilke satser som gjelder for ulike typer eiendeler.
Når trenger du å tenke på dette?
Har du kjøpt noe til bedriften som koster mer enn noen tusen kroner og varer lenger enn ett år, bør du vurdere avskrivning. Småanskaffelser under beløpsgrensen kan du utgiftsføre direkte. Alt over grensen skal aktiveres i balansen og avskrives over levetiden.
Et godt budsjett tar høyde for avskrivninger. Glemmer du dem i budsjettet, ser det ut som du har mer å rutte med enn du faktisk har. Og har du mange eiendeler som avskrives, kan forskjellen mellom budsjett med og uten avskrivninger være betydelig.
Forstår du avskrivninger, forstår du også bedre sammenhengen mellom skatt for enkeltpersonforetak og regnskapet. Avskrivningene reduserer det skattemessige overskuddet, noe som igjen påvirker hvor mye du betaler i skatt.
I kurset Regnskap for nybegynnere viser vi deg nøyaktig hvordan du bokfører avskrivninger i praksis, hvordan du setter opp en avskrivningsplan, og hvordan du leser resultatrapporten slik at du ser den reelle lønnsomheten i bedriften din.
