Det er mandag morgen, og du har ingenting planlagt for sosiale medier denne uken. Du scroller gjennom nyheter, leter etter noe å poste, og ender opp med et halvhjertet innlegg som ingen reagerer på. Uken etter gjentar det seg. Du vet at du burde poste jevnlig, men det blir aldri noe system. Kjent? Da trenger du en innholdsplan.
En innholdsplan er rett og slett en oversikt over hva som skal publiseres, når det skal ut, og hvem som bidrar med hva. Den fjerner stresset fra hverdagen og gir deg forutsigbarhet. Forskning viser at 86 prosent av organisasjoner som lykkes med innhold, har en dedikert person eller et system som styrer innholdsarbeidet. En innholdsplan er det enkleste verktøyet for å komme dit.
Planlegg i forkant, ikke fra dag til dag
Nøkkelen til en god innholdsplan er å jobbe i forkant. Hvis du skal publisere to innlegg i uken, bør du planlegge minst to uker frem i tid. Enda bedre er å planlegge en hel måned av gangen. Da setter du deg ned i god tid, for eksempel den nest siste uken i måneden, og planlegger alt som skal ut den neste måneden.
Det betyr ikke at planen er hugget i stein. Nyhetssaker og aktuelle hendelser vil dukke opp, og de tar du innimellom det planlagte innholdet. Men grunnmuren ligger der. Du har alltid noe å publisere, uansett om nyhetsbildet er stille eller hektisk. Denne tilnærmingen gjør at du slipper å starte hver uke på null.
Planlegg det du kan kontrollere: tidsuavhengig innhold som tips, fagkunnskap og innlegg om folkene i bedriften. Nyhetssaker legger du inn når de oppstår. Resultatet er en blanding av planlagt og aktuelt innhold som holder kanalene aktive uten at du stadig jager etter neste idé.
Lag en plan alle kan se
Innholdsplanen bør være tilgjengelig for hele bedriften. Legg den i Google Sheets, OneDrive eller SharePoint, slik at alle kan gå inn og se hva som er planlagt. Når kollegene dine kan se hva som skjer neste uke, forstår de bedre hva du driver med. De kan også planlegge sine egne bidrag etter det.
En enkel innholdsplan trenger bare noen få kolonner: uke, dato, tekst til innlegget, og en lenke til mediefilen (bilde, video eller grafikk). Lenk gjerne til en delt mappe i Dropbox, Google Drive eller OneDrive der selve innholdet ligger. Hold det enkelt og forståelig. Jo mer komplisert planen er, jo mindre bruker folk den.
At planen er synlig for alle handler også om inkludering. Kolleger som ser at de er nevnt i planen, føler seg involvert. De som har gitt deg innhold, kan sjekke når det publiseres. Og de som vet at det kommer noe spesielt neste måned, kan gi deg beskjed i tide. Åpenhet skaper eierskap.
Fortell kollegene hvordan du jobber
Mange som jobber med sosiale medier, sitter alene med planen uten at resten av bedriften aner hvordan prosessen ser ut. Det skaper misforståelser og forsinkelser. Noen kommer med innhold i siste liten, andre forstår ikke hvorfor du trenger bilder to uker i forveien.
Løsningen er å forklare tydelig hvordan du jobber. Fortell kollegene dine at du planlegger innhold for neste måned den siste uken i måneden før. Hvis de vet at det kommer noe de vil ha ut i mai, bør de gi deg beskjed senest siste uken i april. Ikke at de kommer med det den aktuelle uken i mai.
Når folk forstår tidsrammene dine, blir de flinkere til å levere innhold i tide. De vet at du trenger tekst, bilder eller godkjenning før en bestemt dato, og de kan prioritere deretter. Det handler om å inkludere bedriften i SoMe-arbeidet på en måte som fungerer for alle.
Sett av tid til å lage innhold
Når planen for neste måned er klar, trenger du også tid til å faktisk produsere innholdet. Sett av en fast periode, gjerne i uke to eller tre i måneden, der du lager det innholdet som skal ut. Det kan bety at du skriver tekster, redigerer bilder eller filmer korte videoklipp.
Denne tiden er også et godt tidspunkt for å be kolleger om innspill. Trenger du at noen leser over et innlegg? Trenger du bilder fra en avdeling? Trenger du ideer til innhold? Når kollegene dine vet at du har en fast produksjonsperiode, kan de forberede seg. Det gjør hele prosessen smidigere.
Innhold som er planlagt og produsert i forkant gir deg også muligheten til å jobbe med kvaliteten. Du slipper å haste ut noe halvferdig fordi klokken tikker. Du kan finjustere tekster, velge bedre bilder og sørge for at hvert innlegg faktisk bidrar til målene du har satt.
Bygg rutiner som varer
En innholdsplan er ikke bare et regneark. Den er grunnmuren for gode rutiner. Når du har en plan, blir det enklere å holde jevn aktivitet i sosiale medier uke etter uke, måned etter måned. Du slipper å starte hver periode med blanke ark.
For at rutinene skal fungere over tid, bør du kombinere innholdsplanen med faste innholdskategorier. Når du vet at du alltid skal ha innhold innenfor bestemte temaer, blir planleggingen raskere. Du trenger ikke finne opp hjulet på nytt hver måned.
Del planen med resten av bedriften, planlegg i god tid, og oppfordre kollegene dine til å si fra hvis de vet at det kommer noe innhold i den neste måneden. Fortell dem når du helst trenger det. Slik bygger du en arbeidsflyt der sosiale medier ikke er et stressmoment, men en naturlig del av bedriftens kommunikasjon.
Neste steg
Med innholdsplanen på plass er neste steg å fylle den med riktig innhold. Les om innholdskategorier og tidsuavhengig innhold for å bygge en innholdsbank som gjør planleggingen enklere. Og for å sikre at hele bedriften bidrar, kan du lese om hvordan du inkluderer kollegene dine i SoMe-arbeidet.
Denne videoen er hentet fra kurset Sosiale medier – samarbeid og rutiner på Utdannet.no. I det fulle kurset får du en komplett gjennomgang av hvordan du bygger innholdsplaner, produksjonsdager og rutiner som gjør sosiale medier til et bærekraftig prosjekt for hele bedriften.
