Du har en salgsliste med 500 rader. Dato, selger, avdeling, beløp. Sjefen spør: "Hvor mye solgte hver avdeling?" Du kan bruke SUMMER.HVIS, men med 6 avdelinger og 12 måneder ender du opp med 72 formler. Og hver gang noen legger til en ny avdeling, må du lage enda en formel. En pivottabell gir deg svaret på sekunder, uten en eneste formel.
Slik lager du en pivottabell i Excel
Sørg for at dataene dine har overskrifter i første rad. Hver kolonne trenger et navn (Dato, Selger, Avdeling, Beløp). Ingen tomme rader eller kolonner midt i dataområdet. Er dataene ryddige, gjør Excel resten.
- Klikk på en celle i datalisten din.
- Gå til Sett inn i båndet og klikk Pivottabell.
- Excel foreslår et dataområde. Sjekk at det dekker alle radene og kolonnene dine. Juster hvis noe mangler.
- Velg Nytt regneark og klikk OK.
Du får et helt tomt regneark med en boks til høyre som heter Pivottabellfelt. Her ser du alle kolonneoverskriftene fra datalisten din. Under listen er det fire områder du kan dra feltene til: Filtre, Kolonner, Rader og Verdier. Det er her du bygger tabellen.
Begynn alltid med Verdier
Dra Beløp ned til Verdier-boksen. Pivottabellen viser nå én celle med totalsummen av alle beløpene i listen. Ikke veldig nyttig ennå, men du har akkurat bekreftet at koblingen til dataene fungerer.
Dra Selger ned til Rader. Nå bryter Excel totalsummen ned per person. Du ser hva hver selger har solgt, uten å skrive en eneste formel. Dra deretter Avdeling ned til Rader, og plasser den over Selger. Nå er selgerne gruppert under sin avdeling. Med tre musedrag har du en komplett oppsummering som ville tatt timesvis med formler.
Grunnen til at du starter med Verdier er enkel: du vil se tallene med en gang. Drar du Selger til Rader først, ser du bare en liste med navn uten tall. Det gir deg ingenting å jobbe med.
De fire feltområdene i en pivottabell
Verdier inneholder tallene som oppsummeres. Beløp, antall, poeng. Det er dette du vil vite noe om. Excel summerer som standard, men du kan høyreklikke og velge gjennomsnitt, antall, maks eller min i stedet. Et salgsdatasett bruker som regel sum. Et datasett med karakterer bruker kanskje gjennomsnitt.
Rader grupperer data nedover i tabellen. Plasserer du Avdeling her, får du en rad per avdeling. Legger du til Selger under Avdeling, får du selgerne nestet under sin avdeling. Rekkefølgen bestemmer hierarkiet. Avdeling øverst betyr at selgerne grupperes innenfor avdelingen.
Kolonner grupperer data bortover. Drar du Måned hit, får du en kolonne per måned. Kombiner med Avdeling i Rader, og du ser hva hver avdeling solgte per måned. Unngå å legge felt med mange unike verdier i Kolonner (for eksempel Selger med 50 navn). Tabellen blir for bred til å lese.
Filtre begrenser hva pivottabellen viser uten å endre strukturen. Dra for eksempel År til Filtre. Da får du en nedtrekksliste over pivottabellen der du velger 2024, 2025 eller alle. Resten av tabellen forblir uendret, men tallene oppdateres til det valgte året.
Oppdater pivottabellen når dataene endres
Legger du til nye rader i datalisten, oppdaterer ikke pivottabellen seg automatisk. Høyreklikk inne i pivottabellen og velg Oppdater. Dataene hentes på nytt. Har du lagt til rader utenfor det opprinnelige dataområdet, må du også endre kildeområdet: klikk Analyser pivottabell og deretter Endre datakilde.
Bruker du en formatert tabell som datakilde (Ctrl+T på datalisten før du lager pivottabellen), utvides området automatisk når du legger til nye rader. Da trenger du bare å klikke Oppdater, uten å justere kilden manuelt.
Vanlige feil når du lager pivottabell i Excel
Tomme rader i dataene. En tom rad midt i listen gjør at Excel bare fanger opp halvparten av dataene. Slett tomme rader før du lager pivottabellen. Scroll gjennom listen og sjekk at det ikke er hull.
Manglende overskrifter. Uten overskrifter bruker Excel "Kolonne1", "Kolonne2" som feltnavn. Det gjør pivottabellfeltet uleselig. Gi hver kolonne et kort, beskrivende navn.
Tall lagret som tekst. Hvis beløpene er venstrejustert i cellene, behandler Excel dem som tekst. Pivottabellen teller da antall i stedet for å summere. Konverter til tall først ved å markere kolonnen og bruke Data og Tekst til kolonner med standardinnstillingene.
Neste steg
Nå har du en fungerende pivottabell. For å bestemme hvordan radene og kolonnene skal organiseres, og for å sortere og gruppere datoer, se hvordan du organiserer data i en pivottabell. Trenger du å vise bare deler av dataene, for eksempel kun ett kvartal, forklarer artikkelen om å filtrere pivottabeller alle metodene. Du kan også bruke SUMMER.HVIS i tilfeller der du trenger resultatet i en fast celle i stedet for i en pivottabell.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel, pivottabeller på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også beregnede felt, slicere og pivotdiagram, alt bygget opp steg for steg med praktiske eksempler.
