Pivottabellen viser alt. Alle avdelinger, alle måneder, alle selgere. Men akkurat nå trenger du bare kvartaltallene for hvitevarer. Å slette rader er uaktuelt fordi du trenger resten senere. Filtrering lar deg skjule det du ikke trenger uten å miste en eneste rad med data.
Nedtrekksknappene er det raskeste filteret
Hvert felt du har plassert i Rader eller Kolonner har en liten filterknapp i overskriften. Klikk på den, og du ser en liste med alle verdiene i feltet. Fjern haken ved kategoriene du vil skjule. Klikk OK, og pivottabellen oppdaterer seg.
Under listen finner du tre ulike filtertyper som gir mer presisjon. Etikettfiltre filtrerer på tekst. Du kan vise rader som begynner med en bestemt bokstav, inneholder et bestemt ord, eller er lik en eksakt verdi. Verdifiltre filtrerer på tall. Vis bare selgere med salg over 150 000, eller de ti beste målt i omsetning. Datofiltre dukker opp når feltet inneholder datoer. Her kan du filtrere på bestemte kvartaler, måneder, eller et egendefinert datointervall.
Et lite filterikon i overskriften viser at filteret er aktivt. Glemmer du at du har et filter på, kan tallene se feil ut. Klikk på filterknappen og velg Tøm filter for å vise alt igjen.
Slicere gir visuell filtrering med knapper
Nedtrekksfiltrene fungerer, men de er gjemt bak en knapp. Du ser ikke hva som er filtrert uten å klikke. Slicere løser dette. En slicer er en boks med klikkbare knapper som viser alle verdiene i et felt. Du ser med en gang hva som er valgt og hva som er filtrert bort.
- Klikk inne i pivottabellen.
- Gå til Analyser pivottabell i båndet og klikk Sett inn slicer.
- Velg feltet du vil filtrere, for eksempel Avdeling.
- Klikk OK.
En boks med knapper dukker opp ved siden av pivottabellen. Klikk på "Hvitevarer" for å vise bare den avdelingen. Hold inne Ctrl og klikk for å velge flere avdelinger. Klikk på filterikonet i slicerens øvre høyre hjørne for å fjerne alle filtre og vise alt igjen.
Du kan sette inn flere slicere for ulike felt. En for Avdeling, en for Region, en for Produktkategori. Klikk i en slicer, og de andre oppdaterer seg for å vise hva som er tilgjengelig innenfor utvalget. Denne interaksjonen gjør det enkelt å utforske dataene uten å navigere menyer.
Tidslinje filtrerer datoer visuelt
For datoer finnes en spesiell type slicer som heter Tidslinje. I stedet for knapper med tekst får du en visuell glidebryter der du kan dra over en tidsperiode.
Sett den inn via Analyser pivottabell og Sett inn tidslinje. Velg datofeltet og klikk OK. Øverst i tidslinjen kan du bytte mellom dager, måneder, kvartaler og år. Klikk på en måned for å vise bare den. Dra over flere måneder for å vise et intervall. Klikk på filterikonet for å fjerne tidsavgrensningen.
Tidslinjen er spesielt nyttig når du presenterer data for andre. I stedet for at mottakeren må vite hvilke datoer som finnes i datasettet, drar de bare over den perioden de er interessert i.
Koble slicere til flere pivottabeller
Har du flere pivottabeller i samme arbeidsbok, kan en slicer styre alle sammen. Høyreklikk på sliceren og velg Rapporttilkoblinger. Du ser en liste med alle pivottabellene i arbeidsboken. Hak av de tabellene du vil koble til. Klikker du nå på "Hvitevarer" i sliceren, filtrerer den alle tilkoblede pivottabeller samtidig.
Dette er grunnlaget for interaktive dashbord i Excel. Plasser to eller tre pivottabeller på samme ark, legg til slicere og en tidslinje, og brukerne kan utforske dataene med klikk i stedet for å bygge egne rapporter. Kombinert med et pivotdiagram får du en visuell rapport som oppdaterer seg i sanntid.
Pivottabell filter og vanlig filter er ulike ting
Pivottabellens filtre fungerer uavhengig av Excels vanlige autofilter. Bruker du autofilter på kildedataene, påvirker det ikke pivottabellen. Pivottabellen jobber med en kopi av dataene i minnet. Det betyr at du trygt kan filtrere i pivottabellen uten å endre noe i datalisten din.
Vil du derimot filtrere selve kildedataene før du lager en pivottabell, kan vanlig filtrering hjelpe deg med å inspisere dataene og rydde opp i dem først.
Neste steg
Nå kan du filtrere pivottabeller med nedtrekksknapper, slicere og tidslinjer. For å endre utseendet på tabellen med stiler, rapportoppsett og tallformat, se artikkelen om å tilpasse utseendet på en pivottabell. Vil du lage et diagram som er koblet direkte til pivottabellen, les om pivotdiagram i Excel. Og for å endre hvordan radene og kolonnene er organisert, se hvordan du organiserer data i en pivottabell.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel, pivottabeller på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også beregnede felt, avansert formatering og pivotdiagram, alt bygget opp steg for steg med praktiske eksempler.
