Du har laget en pivottabell og den viser totalsummen. Fint, men sjefen vil vite mer. Hvor mye solgte hver avdeling? Hvem var beste selger innenfor hver avdeling? Hvordan fordeler salget seg per måned? I stedet for å lage tre ulike rapporter, drar du bare felt rundt i pivottabellfeltet. Rekkefølgen og plasseringen bestemmer hva du ser.
Organisere data med rader og kolonner
Felt du drar til Rader grupperer data nedover i tabellen. Felt du drar til Kolonner grupperer bortover. En enkel tommelfingerregel: felt med få unike verdier (kvartaler, regioner) passer i Kolonner. Felt med mange verdier (selgernavn, produkter) passer bedre i Rader. Grunnen er lesbarhet. 50 kolonner bortover gjør tabellen umulig å lese uten å scrolle.
Du kan ha flere felt i Rader samtidig. Rekkefølgen har noe å si. Ligger Avdeling øverst og Selger under, grupperes selgerne under sin avdeling. Snur du rekkefølgen, grupperes avdelingene under hver selger. Dra feltene opp og ned i Rader-boksen for å endre hierarkiet. Dra et felt helt ut av boksen for å fjerne det.
Datoer grupperes automatisk i pivottabellen
Drar du en datokolonne til Rader eller Kolonner, grupperer Excel automatisk datoene i måneder. Du slipper å lage egne kolonner for måned og år i kildedataene. Excel håndterer det for deg.
Vil du heller se kvartaler? Høyreklikk på en dato i pivottabellen og velg Grupper. I dialogboksen kan du velge mellom dager, måneder, kvartaler og år. Du kan velge flere nivåer samtidig. Velger du både kvartal og måned, får du månedene nestet under hvert kvartal. Velger du bare år, kollapses alle datoer til årstall.
Denne automatiske grupperingen fungerer bare når alle verdiene i kolonnen faktisk er datoer. Har du en celle med tekst midt i datokolonnen, slår grupperingen feil. Sjekk at alle cellene er høyrejustert (datoer høyrejusteres automatisk, tekst venstrejusteres).
Sorter inne i pivottabellen
Standardsorteringen er alfabetisk for tekst og kronologisk for datoer. Vil du se hvem som solgte mest? Høyreklikk på en verdi i totalsum-kolonnen og velg Sorter og deretter Størst til minst. Selgerne ordner seg etter salgsbeløp med den beste øverst.
Sorteringen gjelder for kolonnen du klikker i. Klikker du i august-kolonnen og sorterer størst til minst, rangeres selgerne etter augustsalg. Klikker du i totalsummen, rangeres de etter totalt salg. Vil du sortere avdelinger alfabetisk i stedet, høyreklikker du på et avdelingsnavn og velger Sorter og A til Å.
Bytt perspektiv uten å miste data
Det fine med pivottabeller er at du aldri endrer kildedataene. Du endrer bare visningen. Dra Avdeling fra Rader til Kolonner, og tallene rearranger seg. Dra Selger ut av Rader, og du ser bare avdelingsnivå. Legg til Produkt i Rader, og du ser produktsalg i stedet for selgersalg. Alt med musedrag.
Vil du raskt skifte mellom to perspektiver uten å bygge om? Dra feltet du vil skjule til Filtre-boksen. Da forsvinner det fra selve tabellen, men du kan velge en spesifikk verdi fra en nedtrekksliste over pivottabellen. Eksempel: dra Kvartal til Filtre, velg Q2, og tabellen viser bare data for andre kvartal. Velg "Alle" for å gå tilbake.
Når du har flere verdifelt
Du kan dra mer enn ett felt til Verdier. Dra inn Beløp og Antall, og du ser sum av beløp og antall ved siden av hverandre. Excel plasserer begge verdiene som kolonner. Høyreklikk på et verdifelt for å endre beregningen. Standardvalget er Sum, men du kan velge Gjennomsnitt, Antall, Maks eller Min.
Har du både Sum av beløp og Antall solgte i Verdier, kan du sammenligne totalverdi med volum. Noen avdelinger selger få dyre produkter, andre selger mange billige. Tallene side om side avslører dette mønsteret uten ekstra arbeid.
Tre ting som skaper forvirring
Rekkefølgen i Rader ble feil. Du dro Selger inn først, deretter Avdeling. Nå er avdelinger nestet under selgere, som sjelden gir mening. Løsning: dra Avdeling over Selger i Rader-boksen. Hierarkiet endres øyeblikkelig.
Datoene grupperer seg ikke. Excel grupperer bare ekte datoer. Hvis noen celler inneholder tekst som "15. mars" i stedet for en formatert dato, slår grupperingen feil for hele kolonnen. Gå tilbake til kildedataene og konverter teksten til ekte datoer.
Tabellen viser "Antall" i stedet for "Sum". Når du drar et felt med tekstverdier til Verdier, velger Excel automatisk Antall fordi den ikke kan summere tekst. Sjekk at feltet du drar inn faktisk inneholder tall. Er det et tallfelt som viser Antall, høyreklikk, velg Innstillinger for verdifelt og bytt til Sum.
Neste steg
Nå vet du hvordan du organiserer data i pivottabellen med rader, kolonner, sortering og datogrupper. For å begrense hva som vises med slicere og filtre, les om å filtrere pivottabeller. Vil du endre utseendet med rapportoppsett, tallformat og stiler, se artikkelen om å formatere pivottabeller.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel, pivottabeller på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også beregnede felt, slicere og pivotdiagram, alt bygget opp steg for steg med praktiske eksempler.
