Pivottabellen inneholder riktige data. Tallene stemmer, radene og kolonnene viser det du vil se. Men den ser rotete ut. Tallene mangler tusenskilletegn, delsummene ligger på ulogiske steder, og radene flyter sammen uten noe som skiller dem. Du skal sende tabellen til sjefen om en time. Noen minutter med formatering gjør hele forskjellen mellom en tabell folk forstår og en tabell folk ignorerer.
Rapportoppsett bestemmer strukturen
Klikk inne i pivottabellen og gå til Utforming-fanen i båndet. Her finner du Rapportoppsett, som styrer hvordan feltene dine arrangeres. Du har tre valg.
Kompakt er standardvalget. Alle radfelt deler samme kolonne, og undergrupper rykkes inn med innrykk. Det bruker minst plass og fungerer greit med ett eller to felt i Rader. Men med tre eller flere felt i Rader blir innrykkene vanskelige å følge.
Disposisjon gir hvert felt i Rader en egen kolonne. Avdeling i kolonne A, Selger i kolonne B, Produkt i kolonne C. Hierarkiet blir tydeligere, spesielt med mange nivåer. Delsummene plasseres over hver gruppe.
Tabellform ligner på Disposisjon, men gjentar etikettene i hver rad. I stedet for at "Oslo" bare står i den første raden for Oslo-gruppen, står "Oslo" i alle radene. Tabellform er det beste valget hvis du skal kopiere pivottabellen til et annet system eller bruke den som kilde for videre analyse.
Delsummer og totalsummer
Under Utforming-fanen finner du også kontrollene for delsummer og totalsummer. Delsummer kan plasseres øverst i gruppen, nederst i gruppen, eller slås helt av. Øverst fungerer best med Kompakt oppsett fordi delsum-raden og gruppeoverskriften deler samme rad. Nederst passer bedre med Disposisjon og Tabellform der du leser nedover.
Totalsummer kan slås av og på separat for rader og kolonner. Trenger du bare en totalsum nederst men ikke til høyre? Velg Av for rader og På for kolonner. Eller omvendt. Eller begge. Tilpass etter hva rapporten krever.
Pivottabell utforming med tallformat
Standardvisningen viser bare tall uten formatering. 1234567 i stedet for 1 234 567 kr. For å endre dette, høyreklikk på en verdi i pivottabellen og velg Innstillinger for verdifelt. Klikk Tallformat nederst i dialogboksen. Velg Regnskap eller Tall, fjern desimalene hvis du ikke trenger dem, og klikk OK.
Formateringen gjelder for alle verdiene i det feltet. Endrer du tallformatet for Sum av Beløp, formateres alle beløpene i hele pivottabellen. Du trenger ikke formatere celle for celle. Og formateringen overlever endringer. Drar du nye felt inn i pivottabellen eller oppdaterer dataene, beholder tallformatet seg.
Unngå å formatere pivottabellen med vanlig celleformatering (Ctrl+1 på enkeltceller). Denne formateringen kan forsvinne når du oppdaterer eller endrer strukturen. Bruk alltid Innstillinger for verdifelt for tallformat i pivottabeller.
Stiler og radstriper
Under Utforming og Pivottabellstiler finner du ferdige fargeskjemaer. Hold musepekeren over en stil for å se forhåndsvisning direkte i pivottabellen. Velg en som passer til resten av dokumentet eller presentasjonen.
Under stilgalleriet finner du avkrysningsbokser for Radstriper og Kolonnestriper. Radstriper gir annenhver rad en svak bakgrunnsfarge. Det gjør det mye lettere å følge en rad fra venstre til høyre i brede tabeller. Kolonnestriper gjør det samme bortover, men brukes sjeldnere.
Tomme rader gir luft mellom grupper
Under Utforming finner du også Tomme rader. Slå dette på for å sette inn en tom linje etter hvert element i det ytterste Rader-feltet. Har du Avdeling i Rader, får du en tom linje mellom hver avdeling. Det gir visuell pust i tabellen og gjør det enklere å skille gruppene fra hverandre.
Tomme rader fungerer best med Disposisjon eller Tabellform. I Kompakt oppsett kan de se litt merkelige ut fordi delsummene allerede gir en slags visuell avgrensning.
Formateringen overlever endringer
Pivottabeller er dynamiske. Du drar felt inn og ut, oppdaterer data, endrer perspektiv. En vanlig bekymring er at formateringen forsvinner hver gang du gjør en endring. Men tallformat satt via Innstillinger for verdifelt beholdes. Stiler beholdes. Radstriper beholdes. Bruk tid på å sette opp formateringen ordentlig en gang, og du slipper å gjøre det om igjen.
Det som kan endre seg er kolonnebredder. Pivottabellen justerer kolonnene automatisk når innholdet endres. Vil du forhindre dette, høyreklikk inne i pivottabellen, velg Alternativer for pivottabell, og fjern haken ved Autotilpass kolonnebredder ved oppdatering.
Neste steg
Nå kan du gjøre pivottabellen presentabel med rapportoppsett, tallformat og stiler. Vil du lage et diagram koblet direkte til pivottabellen, les om pivotdiagram i Excel. For å begrense hva som vises med slicere og filterknapper, se artikkelen om å filtrere pivottabeller. Og er du tidlig i prosessen, forklarer artikkelen om å lage en pivottabell hvordan du kommer i gang fra bunnen av.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel, pivottabeller på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også beregnede felt, slicere og avansert analyse, alt bygget opp steg for steg med praktiske eksempler.
