Du vet at rapporten finnes. Du husker til og med omtrent hva den het. Men Google Disk har hundrevis av filer, to versjoner med samme navn og mapper ingen har ryddet i på flere år. Med Gemini i Google Disk kan du be om å få rapporten hentet, sammenlignet og oppsummert, og til og med få ryddet mappene.
Finn dokumenter uten å lete
Først må Gemini være koblet til Googles andre apper. Trykk på tannhjulet, velg Apper og slå på bryteren for Workspace.
Så skriver du @ i chatfeltet på gemini.google.com og velger Google Drive, som er det engelske navnet på Google Disk. Vil du se hva som ligger i en mappe, skriver du for eksempel «Finn filene i mappa Prosjekt Vest», og får en liste med lenke til hver fil. Leter du etter ett bestemt dokument, sier du hva det handler om. I kurset ber Elin Lovinda Bae om rapporten om trusselbildet mot Norge, som ligger et sted på Disk. Gemini finner to dokumenter med samme navn.
I stedet for å åpne begge kan du spørre videre:
- «Sammenlign de to dokumentene.»
- «Hvilket av dem er nyest?»
- «Er det forskjell på innholdet?»
Svaret i eksempelet er at de er like: det ene er et Google-dokument, det andre en PDF av det samme.
Analyser et dokument uten å åpne det
Når Gemini har funnet dokumentet, kan du be om et kort sammendrag, stille oppfølgingsspørsmål eller be om bestemte detaljer, som tall, frister eller anbefalinger. Det sparer mest tid på lange rapporter der du bare trenger én del. Du får vite det du trenger, uten å bla gjennom tretti sider.
Slik rydder du Google Disk med Gemini
Gemini kan også gjøre selve ryddejobben. Det skjer fra Google Disk:
- Åpne Google Disk og trykk på Gemini-ikonet øverst.
- Velg kilder til venstre i panelet. Du kan legge til fra Disk eller Gmail, og velge om Gemini skal søke etter kilder selv.
- Be om hjelp: «Jeg vil organisere alle filene mine i Disk på en bedre måte. Kan du hjelpe meg?»
- Se over forslaget. Etter noen minutter får du en foreslått mappestruktur.
- Si ja når Gemini spør om den skal opprette mappene og flytte filene. Du får en oversikt over hva som er flyttet.
- Sjekk i Disk, og fortsett med resten. Gemini foreslår gjerne selv å gå gjennom flere filer.
Vær forberedt på at første forsøk sjelden blir perfekt. Da Elin prøvde, tok forslaget mest med filene som var brukt de siste dagene. Jo mer presis du er, jo bedre blir resultatet. Be for eksempel om å samle alle filer om et bestemt tema i én mappe, eller si at det gjelder alle filene, ikke bare de nyeste.
Obs: Flytter Gemini filer eller mapper du har delt med andre, ber den om bekreftelse og advarer om at folk kan miste tilgangen. Tenk deg om før du trykker Allow, særlig hvis kolleger bruker mappen hver dag.
Bruk filene dine mens du svarer på e-post
Dokumentene på Disk er også tilgjengelige fra Gmail. I sidepanelet skriver du @ og begynner på navnet på dokumentet, og spør om det du trenger. Gemini henter svaret og skriver et utkast du kan sette rett inn i e-posten. Vet du ikke hvilket dokument informasjonen ligger i, skriver du «Finn dokument som omhandler ...». Trykk på Kilder for å se hvilke dokumenter svaret er hentet fra, så du kan sjekke at det stemmer.
Vil du heller rydde selv, viser Slik organiserer du mapper i Google Disk hvordan du bygger en struktur som holder. Vet du nøyaktig hva du leter etter, kan det gå raskere å søke selv, som vist i Slik søker du etter filer i Google Disk. Og hvordan du bruker filene i e-post, står i Slik bruker du Gemini i Gmail.
Videoen er hentet fra kurset Gemini – komplett guide på Utdannet.no. Der har Gemini og Google Disk sitt eget kapittel, og du lærer også å bruke Gemini i Gmail, kalenderen og med Deep Research.
