Du skriver et telefonnummer i en celle, trykker Enter, og plutselig står det et helt annet tall der. Eller du importerer en liste med produktkoder, og halvparten nekter å summeres. Excel prøver å gjette hva du mener hver gang du skriver noe, og noen ganger gjetter den feil. Når du vet hvordan Excel tenker, unngår du timene med feilsøking.
Enter, Tab og Escape: tre taster som styrer alt
Klikk på en celle og skriv. Når du er ferdig, har du tre valg. Enter bekrefter det du skrev og flytter markøren ned. Tab bekrefter og flytter til høyre. Escape forkaster alt du nettopp tastet inn og lar cellen bli som den var.
En viktig detalj som mange overser: klikker du på en celle som allerede har innhold og begynner å skrive, overskriver du alt. Vil du redigere det som er der, trykk F2 eller dobbeltklikk. Da setter Excel deg i redigeringsmodus der du kan endre deler av innholdet. Trykk Ctrl+Z med en gang hvis du overskrev noe ved et uhell.
Slik ser du om Excel tolket dataene riktig
Excel forteller deg hva den tror du har skrevet gjennom justeringen i cellen. Tall og datoer blir høyrejustert. Tekst blir venstrejustert. Ser du et tall som står til venstre? Da har Excel tolket det som tekst, og ingen formler vil fungere med den cellen.
Se etter den grønne trekanten i øvre venstre hjørne av cellen. Den dukker opp når Excel mistenker at noe er feil, for eksempel et tall lagret som tekst. Klikk på cellen, og et lite varselikon viser seg. Klikk på det for å konvertere til tall. Denne kontrollen tar to sekunder og sparer deg for mye hodebry med formler som ikke regner riktig.
Tab-metoden for å legge inn data i Excel rad for rad
Skal du fylle inn en tabell med flere kolonner, er Tab-metoden det raskeste alternativet. Klikk på første celle i raden, skriv verdien og trykk Tab. Fortsett med Tab for hver kolonne. Når raden er ferdig, trykker du Enter.
Det smarte er hva som skjer når du trykker Enter: markøren hopper automatisk tilbake til kolonnen der du startet raden. Du trenger aldri klikke med musen mellom cellene. Tab, Tab, Tab, Enter. Neste rad. I en tabell med fem kolonner og hundre rader sparer du deg for fem hundre museklikk.
Slette innhold uten å miste formateringen
Delete sletter innholdet i markerte celler, men beholder all formatering: farger, kantlinjer, tallformat. Det er det du vil i de fleste tilfeller. Bare skriv noe nytt i cellen, og det overskriver automatisk. Vil du fjerne absolutt alt, inkludert formatering, går du til Hjem > Fjern > Fjern alt.
Fire feil du garantert kommer til å gjøre
#### i cellen betyr at kolonnen er for smal til å vise innholdet. Dobbeltklikk på kolonneskillelinjen i overskriften, og Excel tilpasser bredden automatisk. Det er ikke en feilmelding, bare et plasseringsproblem.
Starter du en celle med =, tolker Excel det som en formel. Vil du vise et likhetstegn som tekst, skriv et apostrof foran: '=ikke en formel. Apostrofen vises ikke i cellen, men forteller Excel at resten er ren tekst.
Tall lagret som tekst er den vanligste feilen etter import fra andre programmer. Statuslinjen avslører det raskt. Slå på "Numerisk antall" i tillegg til "Antall". Er numerisk antall lavere, har du celler som ser ut som tall men er lagret som tekst.
Du skriver et langt tall, for eksempel et organisasjonsnummer, og Excel konverterer det til vitenskapelig notasjon (1,23E+11). Formater cellen som Tekst før du skriver tallet, eller start med et apostrof. Da beholder Excel alle sifrene som de er.
Neste steg
Nå som du vet hvordan du legger inn data riktig, er neste utfordring datoer i Excel. De har egne regler som snubler mange. Lær hurtigtaster i Excel for å jobbe enda raskere med dataregistrering.
Disse artiklene er hentet fra Microsoft Excel for nybegynnere, som dekker dataregistrering, formler, formatering og pivottabeller med over 50 videoleksjoner.
