Du har skrevet et utkast og trenger innspill fra kollegaen din. Alternativene er å sende dokumentet på e-post, vente på svar, lure på hvilken versjon som er nyest, og ende opp med filnavn som "rapport_v3_endelig_ENDELIG.docx". Å dele et Word-dokument via OneDrive gir deg en smartere arbeidsflyt: en enkelt fil som alle jobber i, med endringer som synkroniseres i sanntid.
Slik deler du et Word-dokument
For å dele dokumentet må det ligge lagret på OneDrive eller SharePoint. Sjekk hvor dokumentet er lagret ved å klikke på tittelen øverst i Word-vinduet. Ligger det lokalt, får du mulighet til å laste det opp til OneDrive når du starter delingen.
Klikk Del-knappen øverst til høyre. Standardvalget er at personene du inviterer kan redigere dokumentet. Søk opp mottakeren med navn eller e-postadresse, legg eventuelt til en melding, og trykk Send. Mottakeren får en e-post med en kobling som åpner dokumentet direkte.
Samtidig redigering i praksis
Når flere personer har dokumentet åpent samtidig, ser du hvem som er inne. Hver person får en farget markør med navn eller initialer, og du ser endringene deres dukke opp i sanntid etter hvert som de skriver. Dette kalles samtidig redigering.
Funksjonen gjør at dere kan jobbe parallelt uten å vente på tur. En person skriver innledningen mens en annen redigerer konklusjonen. Dere slipper å koordinere hvem som har filen åpen, og versjonskaos blir et problem som tilhører fortiden.
Velg hvem som kan gjøre hva
Når du deler, kan du styre tilgangsrettighetene nøyaktig. Klikk på tannhjulikonet i delingsvinduet for å se alternativene. Du kan velge mellom flere nivåer:
- Alle med koblingen gir tilgang til hvem som helst som får tak i lenken, uavhengig av organisasjon.
- Personer i organisasjonen begrenser tilgangen til kolleger i din bedrift.
- Bestemte personer gir tilgang kun til de navngitte mottakerne.
For hvert nivå velger du om mottakerne skal kunne redigere eller bare lese. Gir du lesetilgang, kan du i tillegg blokkere nedlasting. Du kan også sette en utløpsdato på koblingen eller kreve passord for å åpne den.
Del et ferdig dokument med lesetilgang
Ikke all deling handler om samarbeid. Når dokumentet er ferdigstilt og du bare vil distribuere det, gir du lesetilgang i stedet for redigeringstilgang. Mottakerne kan lese innholdet, men ikke endre noe.
Dette er nyttig for rapporter, prosedyrer eller maler som skal leses av mange uten at noen endrer dem ved et uhell. Kombinerer du lesetilgang med blokkert nedlasting, beholder du full kontroll over hvordan dokumentet brukes. For sterkere beskyttelse finnes det egne metoder for å beskytte Word-dokumenter med passord og redigeringsbegrensninger.
Andre måter å dele koblingen på
E-post er ikke den eneste måten å dele på. I delingsvinduet finner du muligheten til å kopiere koblingen. Lim den inn på Teams, i en chat, på intranettet eller hvor som helst det passer. Du kan også sende koblingen direkte via Outlook fra delingsvinduet.
Fordelen med koblingsdeling er at alle åpner den samme filen. Det finnes bare en versjon, og den er alltid oppdatert. Sammenlignet med å sende vedlegg på e-post, der hver mottaker ender opp med sin egen kopi, er forskjellen enorm for dokumenter som endres over tid.
Word Online eller skrivebordsversjonen?
Når mottakeren klikker på koblingen, åpnes dokumentet som standard i Word Online i nettleseren. Herfra kan vedkommende redigere direkte uten å ha Word installert. For mer avansert redigering kan de velge Åpne i skrivebordsappen og jobbe i den vanlige Word-versjonen.
Samtidig redigering fungerer i begge tilfeller. Den ene personen kan jobbe i Word Online mens den andre bruker skrivebordsversjonen, og endringene synkroniseres på tvers. Synkroniseringen skjer automatisk, men det kan ta noen sekunder før du ser den andres endringer.
Tips for effektivt samarbeid
Bruk kommentarer for å kommunisere direkte i dokumentet i stedet for å sende meldinger frem og tilbake. Merk kolleger med @ for å varsle dem om spesifikke punkter. Aktiver sporendringer hvis du vil ha kontroll over hva som godkjennes i det endelige dokumentet.
I Word-kurset for nybegynnere med Elin Lovinda Bae lærer du å dele dokumenter, sette opp tilgangsrettigheter og samarbeide i sanntid. Kurset for viderekomne tar deg videre med avansert tilgangsstyring, versjonshåndtering og teknikker for å holde orden i dokumenter som mange bidrar til.
