Du har sendt et avslagsbrev til kollegaen din Lisa for gjennomgang. Hun sender sin versjon tilbake, men du aner ikke hva hun faktisk endret. Å lese gjennom begge dokumentene side om side tar tid og gir ingen garanti for at du fanger alt. Funksjonen for å sammenligne dokumenter i Word viser deg forskjellene automatisk, helt ned til enkeltord.
Sammenligne to dokumenter i Word
Gå til kategorien Se gjennom og klikk Sammenlign i gruppa Sammenligning. Velg Sammenlign fra menyen. Du blir bedt om å velge to filer: det opprinnelige dokumentet og det reviderte. Bla deg frem til riktig fil for begge.
Under "Merk endringer med" kan du skrive inn navnet på personen som redigerte. Det gjør det lettere å se hvem som foreslo hva. Du kan også filtrere hvilke typer endringer som skal vises: innsettinger, slettinger, flyttinger, formatering og merknader.
Slik ser sammenligningen ut
Word åpner tre paneler samtidig. Til venstre ser du originaldokumentet, til høyre den reviderte versjonen, og i midten et sammenslått dokument som viser alle forskjellene. Du kan scrolle i alle tre panelene samtidig for å holde oversikten.
Endringene vises som sporede markeringer i det sammenslåtte dokumentet. Ny tekst er understreket, slettet tekst er gjennomstreket, og et sammendrag øverst forteller deg nøyaktig hvor mange innsettinger, slettinger, flyttinger og formateringsendringer som finnes. I et kort brev kan det være fem endringer. I et langt prosjektdokument kan det være hundrevis.
Godta og avvis forskjeller
Det sammenslåtte dokumentet fungerer akkurat som et dokument med sporede endringer. Du bruker knappene Godta og Avvis i gruppa Endringer for å behandle forslagene en etter en. Navigasjonspilene tar deg gjennom dokumentet systematisk.
Når du godtar en endring, blir den reviderte versjonen stående. Avviser du, beholder du originalteksten. Slik plukker du det beste fra begge versjoner og bygger et sterkere sluttresultat. Du ender opp med ett sammenslått dokument der du har tatt bevisste valg for hver enkelt endring.
Lagre det sammenslåtte resultatet
Etter at du har behandlet alle endringene, vil du sitte igjen med bare det sammenslåtte dokumentet. Gå til Sammenlign og velg Vis kildedokument, deretter Skjul kildedokumenter. Nå ser du kun resultatet. Lagre det med et nytt filnavn, og du har en ren versjon uten markeringer.
En typisk feil er å lagre over originalen. Behold alltid originaldokumentet og den reviderte versjonen som referanse. Gi det sammenslåtte dokumentet et tydelig navn slik at du vet hvilken versjon som er den endelige.
Sammenligne versjoner fra versjonsloggen
Ligger dokumentet lagret på OneDrive, har du tilgang til versjonsloggen. Klikk på tittelen i dokumentet og velg versjonsloggen, eller gå via Fil og Informasjon. Et panel viser alle lagrede versjoner med dato, klokkeslett og hvem som redigerte.
Du kan åpne en hvilken som helst tidligere versjon for å se hvordan dokumentet så ut på det tidspunktet. Derfra kan du velge Sammenlign for å se forskjellene mellom den gamle og den gjeldende versjonen. Finner du ut at en eldre versjon var bedre, kan du gjenopprette den med ett klikk.
Sammenligne versjoner uten OneDrive
Versjonsloggen krever skylagring. Jobber du med lokale filer, må du sammenligne dokumenter i Word manuelt via Sammenlign-funksjonen. Sørg for å ha tydelige filnavn som inkluderer dato eller versjonsnummer, slik at du vet hvilken fil som er nyest.
Et godt system er å lagre hver versjon med et datostempel: "rapport-2024-01-15.docx". Når du bruker Sammenlign-funksjonen, velger du den eldste versjonen som original og den nyeste som revidert. Resultatet viser deg alt som har endret seg mellom de to tidspunktene. Kombinert med gode navnekonvensjoner gir dette deg mye av den samme tryggheten som versjonsloggen tilbyr.
Når bør du sammenligne dokumenter?
Sammenligning er nyttig i flere situasjoner: når en kollega returnerer et redigert dokument uten sporendringer, når du vil se hva som endret seg mellom to utkast, eller når du trenger å slå sammen innspill fra flere personer til ett dokument.
I Word-kurset for viderekomne med Elin Lovinda Bae går du gjennom hele prosessen med å sammenligne dokumenter, fra filvalg til godkjenning av endringer. Kurset dekker også versjonsloggen og hvordan du bruker den til å spore utviklingen i et dokument over tid. Sammen med deling og samtidig redigering gir sammenligningsfunksjonen deg full kontroll over revisjoner og dokumentutvikling.
