Du har brukt timer på å ferdigstille en kontrakt, og noen åpner filen og gjør endringer ved et uhell. Eller enda verre: et konfidensielt dokument havner hos feil person uten noen form for tilgangskontroll. Word har flere innebygde måter å beskytte dokumenter på, fra enkel passordbeskyttelse til avansert redigeringskontroll. Her ser vi på hvordan du bruker dem til å beskytte et Word-dokument med passord og andre metoder.
Krypter med passord
Den mest direkte måten å beskytte et Word-dokument med passord er kryptering. Gå til Fil, velg Informasjon, og klikk Beskytt dokument. Velg Krypter med passord. Skriv inn et passord og bekreft det.
Neste gang noen prøver å åpne dokumentet, må de taste inn passordet. Uten riktig passord er filen utilgjengelig. Word advarer deg tydelig: hvis du mister eller glemmer passordet, kan det ikke gjenopprettes. Skriv det ned et trygt sted, eller bruk en passordbehandler.
For å fjerne passordbeskyttelsen går du tilbake til Krypter med passord, sletter passordet fra feltet, klikker OK og lagrer dokumentet. Da kan filen åpnes fritt igjen.
Begrens redigering i dokumentet
Noen ganger vil du at folk skal kunne åpne dokumentet, men ikke endre fritt i det. Funksjonen Begrens redigering gir deg finmasket kontroll. Du finner den under Beskytt dokument i Informasjon-menyen, eller i kategorien Se gjennom.
Et panel åpner seg med to hovedvalg. Under Formateringsbegrensninger kan du låse ned hvilke stiler som er tillatt. Trykk på Innstillinger for å velge nøyaktig hvilke stiler brukerne kan bruke. Du kan tillate alle, bare et anbefalt minimum, eller ingen. I tillegg kan du blokkere bytting av tema og fargevalg.
Redigeringsbegrensninger i praksis
Under Redigeringsbegrensninger velger du hva slags endringer som er tillatt. Du har fire alternativer:
- Ingen endringer (skrivebeskyttet) blokkerer all redigering, men du kan gjøre unntak for bestemte deler av dokumentet og velge hvem som kan redigere dem.
- Sporede endringer lar folk redigere, men alt registreres som forslag som du kan godta eller avvise.
- Kommentarer blokkerer redigering av selve teksten, men tillater at folk legger inn kommentarer.
- Fyll ut skjema låser dokumentet, men lar brukerne fylle inn informasjon i skjemafelt.
For å aktivere beskyttelsen klikker du Ja, aktiver beskyttelse nederst i panelet. Du blir bedt om å angi et passord. Det er bare mulig å oppheve beskyttelsen ved å taste inn dette passordet igjen.
Merk dokumentet som endelig
Når dokumentet er ferdig og du ikke ønsker flere endringer, kan du merke det som endelig. Gå til Beskytt dokument og velg Merk som endelig. Word setter statusegenskapen til "Endelig", deaktiverer skriving og redigeringskommandoer, og viser et ikon på statuslinjen.
Mottakere som åpner dokumentet ser en gul melding øverst: "Dette dokumentet er merket som endelig for å hindre redigering." De kan likevel klikke Rediger likevel for å åpne for endringer. Funksjonen er altså en tydelig markering av at dokumentet er ferdig, ikke en vanntett beskyttelse. Tenk på det som et "Ikke forstyrr"-skilt: de fleste respekterer det, men det låser ikke døren.
Begrens tilgang med Azure Information Protection
Har organisasjonen din Azure Information Protection, får du tilgang til mer avansert beskyttelse under Begrens tilgang. Her kan du fjerne muligheten til å redigere, kopiere eller skrive ut, selv for personer som har tilgang til filen.
Du kan velge mellom forhåndsdefinerte tilgangsnivåer som organisasjonen har satt opp, eller definere egne. Med egendefinerte tillatelser angir du nøyaktig hvem som kan lese, hvem som kan redigere, og du kan sette en utløpsdato. Det finnes også en Spor og tilbakekall-funksjon som lar deg se hvem som har åpnet dokumentet og tilbakekalle tilgangen når som helst.
Denne funksjonen krever en Office-lisens som inkluderer Azure Information Protection. Ikke alle organisasjoner har den aktivert, så du ser kanskje ikke dette alternativet i din versjon av Word.
Hvilken beskyttelse bør du velge?
Valget avhenger av situasjonen. Her er en rask oversikt:
- Krypter med passord når dokumentet er konfidensielt og bare bestemte personer skal kunne åpne det.
- Begrens redigering når folk skal lese, men du vil kontrollere hva de kan endre.
- Merk som endelig når du vil signalisere at dokumentet er ferdig, men ikke trenger absolutt beskyttelse.
- Begrens tilgang i bedriftsmiljøer der du trenger å spore og kontrollere hvem som gjør hva.
Neste steg
Beskyttelse er en del av den større arbeidsflyten for samarbeid og sikkerhet i Word. Når dokumentet er ferdigstilt og beskyttet, vil du kanskje også lagre det som PDF for å distribuere en versjon som er enda vanskeligere å endre.
Word-kurset for viderekomne med Elin Lovinda Bae viser deg alle beskyttelsesalternativene i praksis: passordkryptering, redigeringsbegrensninger og tilgangsstyring. Du kan også lese mer om dokumentbeskyttelse i Microsofts dokumentasjon om passordbeskyttelse.
