Du sender dokumentet til en kollega for gjennomgang, og det du får tilbake ser helt annerledes ut. Hvilke setninger ble endret? Hva ble slettet? Uten en oversikt over endringene bruker du mer tid på å sammenligne enn på å forbedre innholdet. Funksjonen for å spore endringer i Word løser nettopp dette. Den registrerer hver eneste redigering som et forslag du kan godta eller avvise.
Slå på sporendringer i Word
For å spore endringer i Word går du til kategorien Se gjennom i båndet. I gruppa Sporing finner du knappen Sporendringer. Klikk på den for å aktivere funksjonen. Knappen blir mørkegrå, og Word begynner å registrere alt som skjer i dokumentet fra det øyeblikket.
Har du delt dokumentet med andre, får de en melding om at sporendringer er aktivert. Endringene de gjør blir markert som forslag i stedet for å overskrive originalteksten direkte. Slik beholder du full kontroll over hva som faktisk blir stående i det ferdige dokumentet.
Slik vises sporede endringer
Ny tekst som legges inn får en rød strek under seg. Tekst som slettes blir gjennomstreket i stedet for å forsvinne. Flyttet tekst ser ut som en kombinasjon av sletting og innsetting: Word viser at noe ble fjernet fra ett sted og lagt til et annet.
Et panel på høyre side av dokumentet samler alle endringene i en oversiktlig liste. Her ser du hvem som gjorde hva, og du kan klikke på en enkelt endring for å hoppe direkte til det aktuelle stedet i teksten. Panelet gjør det enkelt å få overblikk selv i lange dokumenter med mange revisjoner.
Godta eller avvis endringer
I kategorien Se gjennom finner du gruppa Endringer. Her har du verktøyene du trenger for å behandle forslagene systematisk. Bruk pilene til å navigere mellom endringene, enten fremover til neste eller bakover til forrige.
For hver endring velger du enten Godta og flytt til neste eller Avvis og flytt til neste. Godtar du, blir forslaget en del av dokumentet. Avviser du, forsvinner endringen og originalteksten gjenopprettes. Denne steg-for-steg-gjennomgangen sikrer at du tar stilling til hver enkelt redigering i stedet for å overse noe.
Godta eller avvis alt på en gang
Noen ganger stoler du fullt og helt på korrekturleseren. Da kan du klikke nedtrekkspilen under Godta og velge Godta alle endringer. Alle forslagene blir permanent del av teksten med ett klikk. Det samme gjelder i motsatt retning: Avvis alle endringer tilbakestiller dokumentet til slik det var før redigeringen startet.
Vurder nøye før du bruker disse alternativene. I et dokument med titalls endringer kan det ligge ett forslag som endrer meningen i en setning. Å gå gjennom endringene enkeltvis tar litt mer tid, men gir deg trygghet for at resultatet blir riktig.
Hvem endret hva?
Når flere personer redigerer det samme dokumentet, tildeler Word hver person en egen farge. Fargen vises både i markeringene i teksten og i panelet på høyre side. Du ser umiddelbart om det var kollegaen din eller sjefen som foreslo å fjerne et avsnitt.
Denne fargefordelingen er spesielt nyttig i prosjekter med flere gjennomgangsledd. Først retter en kollega språket, deretter gjennomgår lederen det faglige innholdet. Med fargekodene kan du behandle forslagene fra hver person separat og ta hensyn til deres ulike roller.
Vis eller skjul endringer i dokumentet
Noen ganger vil du lese dokumentet uten forstyrrende markeringer. I gruppa Sporing kan du endre visningsmodus. Velg Ingen markering for å se dokumentet slik det vil se ut hvis du godtar alle endringer. Velg Alle markeringer for å se samtlige endringer igjen.
Du kan også filtrere på type endring. Kanskje du bare vil se tekstslettinger, eller du vil fokusere på formateringsendringer. Filteret lar deg håndtere endringene i den rekkefølgen som gir mest mening for deg, uten å miste oversikten.
Slå av sporendringer
Når alle forslag er behandlet og dokumentet er ferdig, slår du av funksjonen ved å klikke på Sporendringer-knappen igjen. Den går tilbake til vanlig utseende, og nye redigeringer registreres ikke lenger som forslag.
En vanlig tabbe er å glemme at sporendringer fortsatt er aktivert. Da samler det seg opp markeringer som forvirrer neste person som åpner dokumentet. Sjekk alltid at sporendringer er slått av før du sender eller arkiverer det ferdige dokumentet.
Kombiner sporendringer med kommentarer
Sporendringer viser hva som ble endret, men ikke nødvendigvis hvorfor. Bruk kommentarer i Word ved siden av sporendringer for å forklare valgene dine. Kollegaen din kan skrive en kommentar som forklarer hvorfor en setning ble omformulert, og du kan svare direkte i kommentartråden.
Sammen gir sporendringer og kommentarer et komplett bilde av samarbeidsprosessen. Du ser ikke bare resultatet, men også tankene bak. Vil du lære mer om disse funksjonene i praksis, viser Word-kurset for nybegynnere med Elin Lovinda Bae deg hvordan du aktiverer og behandler sporede endringer steg for steg. Du kan også ta med deg teknikkene videre i kurset for viderekomne, der du blant annet lærer å sammenligne dokumenter og håndtere flere revisjonsrunder.
