Midt i en tekst støter du på en setning du er usikker på. Faktagrunnlaget trenger dobbeltsjekking, men du vil ikke stoppe skriveflyten. Eller kollegaen din har bedt deg gi tilbakemelding på et utkast uten å endre selve teksten. Kommentarer i Word lar deg legge igjen merknader knyttet til bestemte deler av teksten, uten å røre innholdet.
Sett inn en kommentar i Word
Marker teksten du vil kommentere. Det kan være et enkelt ord, en setning eller et helt avsnitt. Gå deretter til kategorien Se gjennom og klikk Ny merknad. Et panel åpner seg på høyre side av dokumentet, og du kan skrive inn kommentaren din.
Du har også en snarvei: knappen Kommentarer øverst til høyre i Word-vinduet er tilgjengelig uansett hvilken kategori du står i. Klikk på den, velg Ny merknad, og du slipper å bytte fane. For de som foretrekker tastaturet, fungerer Ctrl+Alt+M som hurtigtast.
Kommentarer som påminnelser til deg selv
Kommentarer er ikke bare for samarbeid. Bruker du dem som personlige notater, kan du jobbe raskere gjennom utkast. Skriv en kommentar som "Sjekk denne kilden" eller "Omformuler dette avsnittet" ved siden av teksten det gjelder. Neste gang du åpner dokumentet, ser du umiddelbart hva som gjenstår.
Fordelen fremfor en separat oppgaveliste er at kommentarene sitter fast i konteksten. Du slipper å lete etter hvilken del av dokumentet notatet gjaldt. Teksten er markert, og kommentaren peker rett på den.
Svar på kommentarer og kommentartråder
Når noen legger igjen en kommentar, kan du svare direkte på den. Hold musepekeren over kommentaren og klikk Svar. Svaret legges under den opprinnelige merknaden og skaper en sammenhengende tråd. Slik slipper du å opprette nye kommentarer for å følge opp en diskusjon.
Kommentartråder gjør det enkelt å holde orden i tilbakemeldinger, spesielt når flere personer er involvert. Hver person ser hele samtalehistorikken knyttet til den aktuelle teksten, og dere unngår å snakke forbi hverandre.
Merk kolleger med @-omtale
Vil du gjøre en bestemt person oppmerksom på kommentaren din, kan du merke vedkommende direkte i teksten. Skriv @ etterfulgt av navnet eller e-postadressen. Word foreslår personer fra kontaktlisten din. Velg riktig person, og vedkommende får et varsel på e-post.
Har personen du merker ikke tilgang til dokumentet, spør Word om du vil gi tilgang der og da. Det gjør arbeidsflyten smidigere: du legger igjen tilbakemeldingen, merker riktig person, og dokumentet deles automatisk. Alt i en bevegelse.
Navigere mellom kommentarer
I kategorien Se gjennom finner du pilknapper for å hoppe til Neste og Forrige kommentar. I et kort dokument kan du scrolle og finne dem visuelt, men i lengre dokumenter sparer navigasjonsknappene deg for mye leting.
Denne fremgangsmåten er spesielt nyttig når du skal behandle alle kommentarer systematisk. Start med den første, ta stilling, og klikk deg videre til neste. Du vet at du har dekket alt når Word melder at det ikke finnes flere kommentarer å gå til.
Merk kommentarer som løst
Når du har tatt stilling til en kommentar og gjort det som trengs, klikker du Løs. Kommentaren blir nedtonet og markert som ferdig behandlet. Den forsvinner ikke fra dokumentet, men det er tydelig at den er håndtert. Trenger du å gjenåpne diskusjonen, klikker du Åpne på nytt.
Å merke kommentarer som løst gir en tydelig fremdriftsindikator. I et dokument med mange tilbakemeldinger ser du raskt hvor mange som gjenstår. Det er en langt bedre strategi enn å slette kommentarene, fordi du beholder historikken for senere referanse.
Slette kommentarer
Noen ganger vil du rydde opp og fjerne kommentarer helt. Høyreklikk på kommentaren og velg Slett kommentar. Du kan også bruke knappen Slett i kategorien Se gjennom, der du får valget mellom å slette den aktive kommentaren eller alle kommentarer i dokumentet.
Vær forsiktig med å slette alle kommentarer på en gang. Hvis noen av dem inneholder ubehandlede tilbakemeldinger, mister du verdifull informasjon. Slett heller enkeltvis etter hvert som du behandler dem, eller bruk "Løs"-funksjonen for å beholde dem i arkivet.
Kombiner kommentarer med sporendringer
Kommentarer i Word fungerer best sammen med sporendringer. Der sporendringer viser hva som ble gjort, forklarer kommentarene hvorfor. En kollega kan endre en formulering og samtidig legge igjen en kommentar som begrunner valget. Du sitter igjen med både endringen og resonnementet bak.
I Word-kurset for nybegynnere med Elin Lovinda Bae ser du kommentarfunksjonen i praksis, fra innsetting til @-merking og systematisk gjennomgang. For mer avansert samarbeid dekker kurset for viderekomne hvordan du kombinerer kommentarer med deling og samtidig redigering i større team.
