Du sender en rapport til en kunde, og når de åpner den ser den helt annerledes ut. Skrifttypen er byttet, tabeller har forskjøvet seg, og sideoppsettet stemmer ikke. Problemet er at Word-dokumenter kan se forskjellig ut på ulike datamaskiner. Løsningen er å lagre Word som PDF. PDF-formatet bevarer oppsett, skrifttyper og bilder nøyaktig slik du designet dem, uansett hvilken enhet mottakeren bruker.
Lagre Word som PDF via Eksporter
Gå til Fil og velg Eksporter. Klikk Opprett PDF/XPS-dokument. Word forklarer fordelene: formateringen beholdes, innholdet kan ikke enkelt endres, og gratis visningsprogrammer finnes overalt. Klikk Opprett PDF/XPS for å gå videre.
I dialogboksen velger du hvor filen skal lagres og gir den et navn. Under Filtype ser du at PDF allerede er valgt. Du kan også velge XPS, som er Microsofts eget format med lignende egenskaper, men PDF er langt mer utbredt og bør være førstevalget i de fleste situasjoner.
Optimaliser for utskrift eller nett
Før du klikker Publiser, har du et valg: Standard (for publisering på nettet og utskrift) eller Minimumsstørrelse (for publisering på nettet). Standardvalget gir best kvalitet og fungerer for alt. Minimumsstørrelse gjør filen mindre, men bildekvaliteten kan bli lavere.
Velg standard hvis dokumentet skal skrives ut eller du vil bevare skarp grafikk. Velg minimumsstørrelse kun hvis filstørrelsen er et problem, for eksempel ved e-postvedlegg med størrelsesbegrensning. For de fleste dokumenter merker du liten forskjell i filstørrelse, så standard er tryggeste valg.
Kontroller resultatet
Haker du av Åpne filen etter publisering, åpnes PDF-en automatisk i nettleseren eller PDF-leseren din. Sjekk at alt ser riktig ut: at sideskift faller der du forventet, at bilder er skarpe, og at skrifttyper vises korrekt.
En vanlig overraskelse er at elementer som ser fine ut i Word oppfører seg annerledes i PDF. Tekstbokser kan forskyve seg litt, og transparente bilder kan miste gjennomsiktigheten. En rask visuell sjekk etter eksport sparer deg for pinlige feil når dokumentet når mottakeren.
Lagre som PDF via Lagre som
Du trenger ikke alltid gå via Eksporter. En raskere vei er Fil og Lagre som. Velg lagringssted, og endre filtypen i nedtrekkslisten fra ".docx" til PDF. Klikk Lagre. Resultatet er identisk med eksportmetoden.
Denne metoden er praktisk når du allerede er inne i Lagre som-dialogen. Du har også tilgang til hele listen over andre filtyper herfra, slik at du raskt kan bytte mellom PDF, ren tekst, rik tekst eller eldre Word-formater uten å navigere gjennom flere menyer.
Andre nyttige filformater
PDF er det vanligste eksportformatet, men Word støtter mange flere. Under Eksporter og Endre filtype finner du blant annet:
- Word 97-2003 (.doc) for kompatibilitet med eldre versjoner av Word.
- Åpent dokumentformat (.odt) for brukere av LibreOffice eller Google Docs.
- Ren tekst (.txt) når du bare trenger innholdet uten formatering.
- Rik tekst (.rtf) som bevarer grunnleggende formatering og fungerer på tvers av tekstbehandlere.
Valget avhenger av hvem som skal motta filen og hva de trenger den til. For distribusjon og arkivering er PDF nesten alltid riktig svar.
Gjør dokumentet om til en nettside med Sway
Word har en innebygd funksjon for å transformere dokumentet til en interaktiv nettside via Microsoft Sway. Gå til Fil og Transformer. Velg blant ulike stiler og se en forhåndsvisning av hvordan innholdet ser ut på skjerm, mobil og nettbrett.
Sway-nettsiden kan deles med en kobling, akkurat som et vanlig dokument. Fordelen er at resultatet er responsivt og ser profesjonelt ut på alle enheter uten at du trenger å kunne noe om webdesign. Sway er gratis for alle med en Microsoft-konto, og egner seg godt for presentasjoner, nyhetsbrev eller informasjonssider som skal nå et bredt publikum.
Når bør du lagre som PDF?
Lagre Word som PDF når dokumentet er ferdig og mottakeren ikke skal redigere det. Typiske bruksområder er kontrakter, rapporter, fakturarer, CV-er og søknadsbrev. PDF garanterer at mottakeren ser nøyaktig det du så da du klikket Publiser.
Trenger mottakeren å redigere innholdet, er det bedre å dele Word-dokumentet direkte via OneDrive. Da beholder begge parter muligheten til å jobbe videre i teksten. Vil du i tillegg sikre dokumentet mot uønskede endringer, kan du kombinere PDF-eksport med passordbeskyttelse i Word før du deler originalen.
I Word-kurset for viderekomne med Elin Lovinda Bae lærer du å eksportere til PDF, velge riktig optimalisering, og bruke Sway-transformasjonen. Du kan også lese mer om eksportmulighetene i Microsofts dokumentasjon om PDF-eksport.
