Du innkaller til et møte, men halvparten av deltakerne aner ikke hva det handler om. Resultatet er ustrukturerte diskusjoner, ingen konklusjoner og enda et møte som burde vært en e-post. God møteforberedelse er forskjellen mellom et møte som gir resultater og et som bare bruker alles tid.
Start med å spørre: trenger vi egentlig dette møtet?
Det aller første du gjør som møteinnkaller er å stille spørsmålet: hva er målet? Hva er problemet, utfordringen eller situasjonen som gjør at vi trenger et møte? Hvis du kan løse det med en telefonsamtale, noen e-poster eller en rask prat, er det et bedre alternativ. Møter er kostbare. Ikke hold dem av vane.
Lag en tydelig agenda
Møter uten agenda er bortkastet tid. Agendaen skal sendes ut på forhånd slik at alle kan forberede seg. Deltakere som får agendaen presentert først i møtet, har ingen sjanse til å bidra på sitt beste.
For hver sak på agendaen, tenk gjennom:
- Hva er målet med denne saken? Skal du informere, diskutere, beslutte eller være kreativ? Ulike mål krever ulik tilnærming.
- Rekkefølge: Henger sakene naturlig sammen? Legg dem i en logisk rekkefølge.
- Forslag til vedtak: I mer formelle møter, skriv et konkret forslag til vedtak. Det gjør diskusjonen mer fokusert.
- Tidsramme: Sett av tid til hver sak. Sak 1: 15 minutter, sak 2: 20 minutter. Summen skal matche møtetiden.
Skal du ha med "eventuelt" som siste punkt? I de fleste arbeidsmøter er det naturlig. Spør tidlig i møtet om noen har saker til eventuelt, slik at viktige ting ikke drukner på slutten.
Velg riktige deltakere
Ikke inviter alle som kanskje kan ha en mening. Inviter de som må være der for at møtet skal nå målet sitt. Ikke alle trenger å være med på alle saker. Legg de sakene som involverer flest deltakere først, slik at folk kan forlate møtet når deres saker er behandlet.
Tenk på det praktiske
Forberedelser handler også om det helt konkrete:
- Møterom: Passer størrelsen? Er det luftig nok? Har det riktig teknisk utstyr?
- Tidspunkt: Legg møtet på et tidspunkt som fungerer for alle. Et møte som slutter klokken fire betyr at noen bruker de siste minuttene på å tenke på barnehagehenting i stedet for agendaen.
- Sakspapirer: Send ut rapporter, regnskap eller notater minst én til tre dager i forveien. Folk trenger tid til å lese.
- Referent: Bestem på forhånd hvem som skriver referat. Vedkommende skal vite det og ha med seg det som trengs.
Slik forbereder du et møte som gir resultater
Oppsummert: definer målet, lag en tidsdisponert agenda, send den ut i god tid, inviter bare de som trengs, og sørg for at det praktiske er på plass. Det tar litt ekstra tid å forberede ordentlig, men alternativet er et møte der alle lurer på hva de gjør der.
Neste steg
Forberedelsene er gjort. Nå handler det om å lede møtet effektivt når det starter, og å sørge for at alt som besluttes ender opp i et godt møtereferat etterpå.
Videoen er hentet fra kurset Møteledelse for nybegynnere på Utdannet.no, der Birger Landmark dekker alt fra agendaoppbygging og deltakerutvelgelse til møteledelse og konflikthåndtering.
