Agendaen er klar, deltakerne er på plass, men etter ti minutter har samtalen sporet av og to personer dominerer hele diskusjonen. God møteledelse er det som gjør forskjellen mellom et møte med resultater og et der alle bare sitter og venter på at tiden skal gå.
Innlegg, replikker og taleliste
Et strukturert møte trenger tydelige regler for hvem som snakker og hvor lenge. Skillet mellom innlegg og replikk er grunnleggende:
- Innlegg: Et nytt moment eller synspunkt på saken. Tegnes med én finger. Gi to til fire minutter per innlegg.
- Replikk: En kort kommentar til et innlegg som nettopp ble holdt. Tegnes med to fingre. Begrens til 30 sekunder eller ett minutt.
Som møteleder fører du en taleliste. Har du store eller krevende møter, la en bisitter føre listen. Orienter jevnlig om hvem som er de neste på listen, slik at folk vet at de er registrert. Unngå replikk til replikk. Begrens til tre replikker per innlegg, og la innleggholderen svare med en svarreplikk til slutt.
Møteleder skal også stå på talelisten
Hvis du er møteleder og tar ordet på kryss og tvers utenom talelisten, undergraver du hele systemet. Tegn deg på listen som alle andre. Dette er spesielt krevende hvis du også er leder i organisasjonen, fordi du gjerne har mye du vil si. Vurder om en kollega heller bør lede møtet, slik at du kan delta fritt som vanlig deltaker.
Begrens de som snakker for mye, involver de som snakker for lite
Som møteleder er du ansvarlig for at alle meninger kommer frem. Det betyr to ting: stoppe gjentakelser og avsporinger, og aktivt invitere stille deltakere til å bidra.
Noen gjentar seg selv eller andre. Da sier du høflig men tydelig: "Dette har vi hørt, vi går videre." Noen snakker utenom saken. Da banker du mildt i bordet: "Dette er utenfor agendaen, vi tar det i pausen."
Stille deltakere trenger en invitasjon. "Hva tenker du om dette?" er ofte nok til å få frem synspunkter som ellers ville gått tapt.
"Til dagsorden" er et verktøy alle kan bruke
Alle rundt bordet kan når som helst si "til dagsorden" for å kommentere hvordan møtet ledes. Det er ikke et innlegg i saken, men et innspill på prosessen. For eksempel: "Nå gjentar vi oss. Kan vi ta en beslutning og gå videre?" Eller: "Innleggene er blitt for lange. Jeg ber møteleder skjerpe inn." Bruk det aktivt for å bidra til bedre møter.
Driv mot beslutninger
Oppsummer underveis: hva er vi enige om? Hva er vi uenige om? Prøv å drive samtalen mot en konklusjon. I formelle møter kan beslutninger tas ved avstemning. I arbeidsmøter bruker du konsensus, gjerne kombinert med at du som leder skjærer gjennom til slutt. Unngå å ta beslutninger som går på tvers av det diskusjonen viste. Da får du folk mot deg og svak gjennomføringsevne etterpå.
Og styr unna "den som tier samtykker." Hvis folk er stille, betyr det ikke at de er enige. Utfordre dem. Få frem det de mener.
Telefoner og laptoper
Mobiltelefoner og bærbare PC-er er nødvendige hjelpemidler for kalender og dokumenter. Men de er også den største distraksjonen. Vær tydelig ved møtestart: hjelpemidler brukes kun for å støtte møtet. Ingen e-post, ingen SMS, ingen surfing.
Neste steg
Du leder møtet, men uenigheten eskalerer. Lær hvordan du håndterer konflikter i møter uten å miste fremdriften. Og sørg for at alt som besluttes ender opp i et godt møtereferat.
Videoen er hentet fra kurset Møteledelse for nybegynnere på Utdannet.no, der Birger Landmark tar deg gjennom møteregler, talelister, beslutningsmetoder og alt annet du trenger for å lede møter med trygghet.
