Møtet var produktivt, alle var enige, men en uke senere husker ingen hva som ble bestemt. Uten et møtereferat forsvinner beslutningene. Et godt referat tar bare noen minutter å skrive, men det gjør forskjellen mellom et møte som fører til handling og et som bare ble en samtale.
Avtal referenten på forhånd
Den som skal skrive referat må vite det før møtet starter. Vedkommende trenger å være mentalt forberedt og ha med seg det som trengs: laptop, referatmal eller notatblokk. Å peke på noen midt i møtet og si "kan du skrive referat?" gir et dårligere resultat.
To typer referat
Den første typen gjengir hva som ble sagt, hvem som sa det, og hvilke momenter som kom opp under hvert agendapunkt, pluss konklusjonen. Den andre typen hopper rett til vedtak og beslutning for hver sak. Ikke noe mer.
For de fleste arbeidsmøter er den andre typen best. Det er sjelden nødvendig å referere hvem som sa hva. Det som teller er hva dere ble enige om, hvem som har ansvar for oppfølging, og når det skal være gjort.
Skriv referatet mens møtet pågår
Venter du til en halvtime etter møteslutt, har du allerede glemt vesentlige detaljer. Den beste metoden er å skrive referatet løpende, synlig for alle deltakere. Referenten kobler laptop til skjermen eller projektoren, og alle kan lese beslutningene etter hvert som de formuleres.
Denne metoden, som gjerne kalles "tavlens makt", har tre fordeler:
- Disiplinerende: Deltakerne ser at det de sier blir notert. Det skjerper diskusjonen.
- Effektivt: Referatet er ferdig i det møtet slutter. Ingen etterarbeid.
- Kvalitetssikret: Alle kan korrigere formuleringer i sanntid. Ingen misforståelser i etterkant.
Følg opp referatet i neste møte
Det vanligste er å bruke referatet fra forrige møte som første sak i dagens møte. Gå gjennom beslutningene: hva ble fulgt opp? Hva ble ikke gjort? Det som ikke er utført, føres inn som ny sak med tydelig ansvar og frist. På den måten sørger du for at referatet ikke bare er et dokument, men et styringsverktøy.
Neste steg
Referatet er skrevet, men ble selve møtet gjennomført effektivt? Lær hvordan du leder et møte med tydelige regler og god fremdrift. Og for å sikre at neste møte blir enda bedre, ta deg tid til å evaluere møtet mens inntrykket er ferskt.
Videoen er hentet fra kurset Møteledelse for nybegynnere på Utdannet.no, der Birger Landmark dekker referatskriving, møteregler, konflikthåndtering og alt annet du trenger for bedre møter.
