Møtet er ferdig, alle går tilbake til kontorpulten, og ingen spør om det faktisk var et godt møte. Uten evaluering gjentar du de samme feilene uke etter uke. Å bruke tre minutter på slutten av hvert møte til en enkel evaluering er den raskeste veien til bedre møtekultur.
Evaluer underveis eller på slutten
Du har to muligheter. Den første er å evaluere løpende i møtet. Som møteleder observerer du dynamikken, registrerer hva som fungerer og hva som ikke gjør det, og justerer kursen umiddelbart. Du kan også spørre deltakerne direkte: "Hvordan synes dere dette fungerer? Er det noe vi bør gjøre annerledes?"
Den andre muligheten er å ta evalueringen som et fast punkt på slutten av agendaen. Sett av tre minutter. Ta en runde rundt bordet: hva var bra? Hva kan bli bedre? Skriv ned svarene og ta lærdom av dem til neste møte.
Hold det enkelt
Evaluering trenger ikke være komplisert. En runde rundt bordet med to spørsmål er nok for de fleste arbeidsmøter. Du trenger ikke skjemaer, spørreundersøkelser eller digitale verktøy for å komme i gang. Det viktige er at det skjer, ikke hvordan det skjer.
For store møter med mange deltakere, som allmøter eller generalforsamlinger, kan det gi mer mening å bruke et kort digitalt skjema der folk svarer anonymt. Da får du ærligere tilbakemeldinger enn i en åpen runde.
Forsterke det gode, endre det dårlige
Poenget med evaluering er å lære. Det betyr to ting: forsterke det som fungerer, og endre det som ikke gjør det. Hvis deltakerne sier at tidsstyringen var god, fortsett med det. Hvis de sier at diskusjonen ble for lang på sak tre, stram inn neste gang.
Over tid bygger denne tilbakemeldingssløyfen en sterkere møtekultur. Deltakerne merker at innspillene deres fører til endring, og de blir mer engasjerte i å bidra.
Neste steg
Evaluering er siste steg i en god møteprosess. Men det hele starter med god møtekultur og solide forberedelser. Sammen danner de en syklus der hvert møte blir litt bedre enn det forrige.
Videoen er hentet fra kurset Møteledelse for nybegynnere på Utdannet.no, der Birger Landmark tar deg gjennom forberedelser, møteregler, konflikthåndtering og evaluering.
