Halvparten av kollegene dine sjekker e-post under møtet, to stykker kommer fem minutter for sent, og ingen husker hva dere ble enige om forrige gang. Problemet er ikke møtene i seg selv, men møtekulturen. Når du bygger en god møtekultur, blir møtene kortere, mer fokuserte og faktisk nyttige.
Hva kjennetegner god møtekultur?
God møtekultur handler om noen få prinsipper som alle respekterer:
- Relevante saker: Bare diskuter det som faktisk trenger et møte. Alt annet løses med en e-post, en telefonsamtale eller en rask prat på gangen.
- Forberedte deltakere: Alle har fått agenda og sakspapirer i god tid og har lest dem før de møter opp.
- Presis start og slutt: Møtet starter når klokken sier det, uansett om alle er der. Og det slutter når avtalt tid er ute.
- Gjensidig respekt: Uenighet er velkomment, men du respekterer møteleder, agenda og de andre deltakerne.
Det viktigste kjennetegnet er kanskje dette: deltakerne forlater rommet med følelsen av at tiden var vel brukt.
Møter har en kostnad
Tenk på det som møteøkonomi. Fem personer i et møte på halvannen time er 7,5 arbeidstimer. Gang opp med timekostnaden i din organisasjon, og legg til reisetid, servering og møterom. Summen blir fort betydelig.
Denne kostnaden er en investering som skal gi avkastning: bedre beslutninger, sterkere forankring, tydeligere retning. Hvis møtet ikke gir noe av dette, burde det ikke ha vært holdt.
Vær kritisk til om du trenger et møte
Før du sender møteinnkallingen, spør deg selv: kan dette løses på en annen måte? En telefonsamtale, en uformell prat, noen e-poster frem og tilbake? Hvis svaret er ja, avlys møtet og spar alles tid. De beste møtekulturene kjennetegnes ikke av mange møter, men av få, gode møter der alle vet hvorfor de er der.
Beslutninger skal brukes til noe
Et møte som ender med enighet uten oppfølging er bortkastet tid. God møtekultur betyr at beslutningene fra møtet faktisk påvirker hverdagen etterpå. Du ser resultater. Ting endrer seg. Hvis de ikke gjør det, har møtet ingen verdi uansett hvor god diskusjonen var.
Diskusjonen slutter i møterommet
Når møtet er over og døren lukkes, er diskusjonen ferdig. Beslutningen respekteres. Den fortsetter ikke mellom noen få i gangen eller på kontoret etterpå. Bryter du denne regelen, undergraver du hele poenget med å ta beslutninger i fellesskap.
Neste steg
God møtekultur starter med gode forberedelser. Lær hvordan du forbereder et møte som gir resultater, og forstå forskjellen mellom fysiske, digitale og hybride møter for å velge riktig format.
Videoen er hentet fra kurset Møteledelse for nybegynnere på Utdannet.no, der Birger Landmark tar deg gjennom alt fra forberedelser og møteregler til konflikthåndtering og referat.
