Du sender ut en Teams-innkalling, tre stykker sitter i møterommet og to henger på veggen hjemmefra. Etter en halvtime innser du at de digitale deltakerne knapt har sagt et ord. Hybridmøtet har skapt et A-lag og et B-lag uten at noen planla det. Å velge riktig møteform er ikke et praktisk spørsmål, det er avgjørende for kvaliteten på beslutningene.
Tre møteformer med ulike styrker
Fysiske møter gir best kommunikasjonsflyt. Kroppsspråk, blikkontakt og energien i rommet gjør det enklere å diskutere, idémyldre og ta beslutninger. Den sosiale kontrollen begrenser også uønsket adferd som å lese e-post under møtet. Møter du noen for første gang, er fysisk oppmøte klart å foretrekke.
Digitale møter er ofte kortere og mer effektive fordi det er mindre utenomsnakk. De gir fleksibilitet og sparer reisetid. Passer godt for informasjonsmøter og statusoppdateringer der du ikke trenger mye dialog.
Hybride møter kombinerer begge, men arver også svakhetene. Og de har én stor akilleshæl.
Akilleshælen til hybride møter
I hybridmøter oppstår nesten alltid et A-lag og et B-lag. A-laget sitter i møterommet. De er ofte de mest sosiale, de snakker mest, og praten flyter lett dem imellom. B-laget sitter alene foran en skjerm hjemme. De tar sjelden ordet uoppfordret, og innen de rekker opp hånden kan øyeblikket være forbi.
Resultatet er at kompetansen og innsikten til de digitale deltakerne blir redusert, eller i verste fall går tapt. Forskning viser at digitale deltakere opplever at de har mindre innflytelse og påvirkningskraft enn de som sitter i rommet. Vi er rett og slett mer oppmerksomme på mennesker som er fysisk nær oss.
Forskning: fysisk slår hybrid
Seniorforsker Jarle Hildrum i Telenor har forsket på møter og rangerer kvaliteten slik: fysiske møter gir best resultat, deretter heldigitale møter, og til slutt hybridmøter. Beslutninger i digitale og hybride møter krever ofte flere møter enn fysiske. I sum bruker du mer tid per sak, selv om hvert enkelt møte er kortere.
Et annet funn: deltakere føler seg mindre forpliktet av det som avtales i digitale møter. Hvis Petter får en oppgave i et digitalt møte, er sannsynligheten lavere for at han følger opp enn om avtalen ble gjort ansikt til ansikt.
Når bør du velge hvilken form?
- Fysisk: Komplekse diskusjoner, sensitive temaer, idémyldring, relasjonsbygging, salg og forhandling.
- Digitalt: Informasjonsmøter, statusoppdateringer, korte avklaringer med få deltakere som kjenner hverandre.
- Hybrid: Bare når fysisk oppmøte for alle er umulig. Legg inn ekstra struktur og vær bevisst på å inkludere de digitale deltakerne aktivt.
Velg aldri hybrid bare fordi det er bekvemt. Velg den møteformen som gir best resultat ut fra målet med møtet.
Møteregler gjør alle møteformer bedre
Uansett om møtet er fysisk, digitalt eller hybrid, hjelper et felles sett med møteregler. Start presist. Vær 100 prosent mentalt til stede. Avslutt til avtalt tid. Still forberedt. De fleste som deltar i møter bryter en eller flere av disse reglene, og det er møteleders jobb å håndheve dem. Tenk på det som spilleregler i en fotballkamp: uten dem blir det kaos.
Neste steg
Møteformen er valgt. Nå trenger du en solid møteforberedelse med tydelig agenda og riktige deltakere. Og når møtet er i gang, handler alt om å lede det effektivt.
Videoen er hentet fra kurset Produktive møter på Utdannet.no, der Anne Karin Nordskag gir deg forskningsbaserte råd for å planlegge og gjennomføre møter som faktisk fungerer.
