Du sitter med en tom side. Rapporten skal leveres om noen dager, og du vet omtrent hva den skal inneholde, men å komme i gang er det tyngste. Hva skal stå først? Hvor detaljert skal hvert punkt være? Mange stopper opp akkurat her. Med KI kan du gå fra tom side til et solid førsteutkast av en rapport ved å jobbe i små steg: først disposisjon, deretter underpunkter, og til slutt tekst for hvert avsnitt.
Start med disposisjonen, ikke teksten
Den vanligste feilen når du skal skrive rapport med KI er å be den skrive hele rapporten i én prompt. Resultatet blir generisk, overfladisk og mangler den konteksten som gjør rapporten verdifull. I stedet bør du starte med å bygge en disposisjon, en oversikt over hovedpunktene rapporten skal dekke.
Gi KI all kontekst den trenger. Hvem er rapporten for? Hva er formålet? Hvilke data eller resultater skal den dekke? Jo mer bakgrunn du gir, jo bedre forslag får du tilbake. Hvis du har tilgang til underlagsmateriale, for eksempel en prosjektbeskrivelse, evalueringsdata eller et brev fra oppdragsgiver, kan du laste opp filene direkte.
Be KI foreslå en logisk struktur med hovedpunkter. Ikke godta det første forslaget uten videre. Gå gjennom hvert punkt og vurder om rekkefølgen gir mening, om noe mangler, og om noe bør fjernes.
Spill ball med KI om strukturen
Disposisjonen er et samarbeidsprosjekt mellom deg og KI. Du kjenner innholdet og målgruppen. KI kjenner rapportstruktur og kan utfordre valgene dine. Bruk det som en sparringspartner.
Still konkrete spørsmål: "Bør rapporten åpne med en oppsummering av prosjektet i stedet for formålet med rapporten? Hva fungerer best for en ledergruppe som allerede kjenner bakgrunnen?" KI kan argumentere for og imot, og du tar den endelige beslutningen.
En nyttig teknikk er å be KI om å tenke selvstendig i stedet for bare å bekrefte det du sier. Legg til noe som: "Ikke vær enig for å være enig. Gi meg ærlige råd, selv om du er kritisk til ideene mine." Da får du bedre motstand og ender opp med en sterkere disposisjon.
Legg til underpunkter før du skriver
Når hovedpunktene sitter, er neste steg å fylle inn underpunkter. Be KI legge til logiske underpunkter under hvert hovedpunkt: "Legg til passende underpunkter som viser hva hvert avsnitt bør dekke. Bruk hele konteksten du har om prosjektet."
Gå gjennom forslagene nøye. Er titlene presise nok? Kanskje "Bakgrunn og formål med prosjektet" kan strammes til "Om prosjektet". Korte, presise titler fungerer bedre i rapporter som skal leses av travle beslutningstakere. De scanner overskriftene og forventer å forstå innholdet umiddelbart.
Fjern det som ikke tjener et konkret formål. En "Takk for samarbeid"-seksjon i åpningen bryter rytmen. Slike ting hører hjemme i avslutningen. Hver seksjon i rapporten bør drive leseren fremover.
Skriv rapport med KI, seksjon for seksjon
Nå har du en detaljert disposisjon. Tiden er kommet for å fylle inn tekst, men ikke alt på en gang. Ta én seksjon om gangen. Be KI skrive to til tre avsnitt basert på all konteksten den har, og gi tydelige instruksjoner om lengde og detaljeringsgrad.
For eksempel: "Skriv en kort og konkret innledning til punkt 1 om prosjektet. De som leser rapporten har allerede en viss innsikt i prosjektet, så hold det overordnet." Slike instruksjoner hindrer KI i å skrive for mye eller gjenta informasjon leseren allerede har.
Lim inn resultatet i dokumentet ditt, formater det riktig, og gå videre til neste seksjon. Denne metoden gir deg kontroll over hver del av rapporten. Du kan justere tone, fjerne unødvendige setninger og legge til egne formuleringer underveis.
Din ekspertise gjør rapporten troverdig
KI kan formulere og strukturere, men den erstatter ikke din kunnskap om emnet. De sterkeste rapportene kombinerer KI-generert tekst med dine egne vurderinger, tall du har verifisert, og konklusjoner bare du kan trekke.
Bruk KI til å skrive de delene som krever mest formuleringsinnsats: bakgrunnsavsnittet, oppsummeringen, metodebeskrivelsen. Skriv selv de delene der din faglige vurdering er avgjørende: anbefalinger, risikovurderinger, strategiske valg. Resultatet blir en rapport som er godt skrevet og faglig troverdig.
Neste steg
Når førsteutkastet er ferdig, kan du bruke KI til å forbedre teksten videre, for eksempel ved å stramme opp formuleringer eller justere tonen for målgruppen. Vil du forstå mer om hvordan du gir KI presise instruksjoner, gir artikkelen om prompt engineering deg konkrete teknikker som gjør forskjell på resultatet.
Denne videoen er hentet fra kurset Kunstig intelligens i arbeidshverdagen på Utdannet.no. I kurset lærer du hele prosessen med å skrive rapport med KI, fra tom side til ferdig dokument, inkludert hvordan du bruker KI som sparringspartner på struktur og innhold.
