Du skal ha et viktig møte i neste uke, og du har akkurat avtalt det med kunden via e-post. Tidligere ville du gått til kalenderen, klikket på nytt arrangement, manuelt skrevet inn deltakerne, agendaen og beskrivelsen, og kanskje glemt å skru på opptak og transkripsjon. Med Copilot i Teams kan du beskrive møtet i naturlig språk, og Copilot setter opp hele kalenderinvitasjonen basert på e-posttråden.
Slik oppretter du et nytt Teams-møte med Copilot
Gå til kalenderen i Teams og klikk på "Nytt arrangement". Du får standard kalendervisningen med felter for tittel, deltakere, tid og type møte. Klikk deretter på Copilot-ikonet for å åpne en chat på høyre side, og sørg for at du står i arbeidsmodus slik at Copilot har tilgang til Microsoft 365-konteksten din.
En typisk åpningsprompt: "Hjelp meg med å sette opp et Teams-møte i kalenderen, basert på e-posttråden jeg har med Kari Holmen." Copilot søker gjennom Outlook-kontoen din, finner tråden, og foreslår et komplett møteoppsett.
Hva Copilot fyller inn for deg
Basert på e-posttråden foreslår Copilot tittel, deltakere, tidspunkt, og en beskrivelse av møtet. For en avtale om kompetanseutvikling kan du for eksempel få "Kompetanseutvikling KI, avklaring og oppstart" som tittel, med deltakerne fra e-posttråden og foreslått dato.
Hvis Copilot mangler informasjon, kan du fylle inn manuelt. "Hva er e-postadressen til Kari Holmen?" får raskt svar via Microsoft Graph. "Inviter også Mette på samme bedrift" lar Copilot fylle inn andre relevante deltakere.
Skru på Fasilitator for AI-støtte under møtet
Et viktig steg er å skru på Fasilitator. Klikk på "Alternativer for nettmøter" og finn Fasilitator-bryteren. Når den er på, drives møtet delvis av AI som tar notater, oppdaterer agendaen i sanntid, og loggfører beslutninger underveis.
Fasilitator er gjenkjennelig på Copilot-gnist-ikonet. Den er av som standard, så du må aktivt skru den på for hvert møte. Det er en enkel handling som gir deg betydelig verdi senere, både under og etter møtet.
Skru på automatisk transkripsjon
Den viktigste innstillingen er transkripsjon. Copilot trenger en transkripsjonsfil for å levere verdi etter møtet, så det er kritisk at den er på. I "Alternativer for nettmøter" finner du innstillinger for opptak og transkripsjon, og du kan velge automatisk start når møtet begynner.
Sett også riktig talespråk. For norske møter velg norsk, slik at transkripsjonen blir mer presis. Microsoft Teams sin transkripsjonsfunksjon vet automatisk hvem som snakker, fordi det er bygget inn i selve mikrofonsystemet. Det er en stor fordel sammenlignet med eksterne transkripsjonsverktøy.
Vil du gå dypere på hvordan du bruker Copilot under møtet, dekker Slik bruker du Copilot under Teams-møter hele flyten.
Velg hvem som får tilgang til opptak
I innstillingene for nettmøter finner du også tilgangsstyring for opptak og transkripsjon. Du kan velge at alle deltakere får tilgang, kun arrangører og medarrangører, eller en spesifikk liste personer. For interne møter er "alle deltakere" det vanligste valget. For sensitive møter kan det være lurt å begrense tilgangen.
For B2B-arbeid med eksterne deltakere er det et viktig valg. Tenk gjennom om eksterne kunder eller leverandører skal kunne laste ned opptaket og transkripsjonen, eller om det skal forbli internt.
Legg til en strukturert agenda
En god agenda hjelper både menneskene og AI-en. Når Fasilitator er på, leser den agendaen og bruker punktene som strukturen for møtet. Den kan markere agendapunkter som diskutert, foreslå at det er på tide å gå videre, og loggføre beslutninger per punkt.
For et tilbudsmøte kan agendaen være: "Bekreft tilbud og pris. Avklare faktureringsdetaljer. Kort gjennomgang av databehandleravtale. Plan for oppstart 1. juni." Konkrete, kortfattede punkter fungerer best.
Send invitasjonen og du er klar
Når møtet er oppsatt, kan du lukke Copilot på høyre side og klikke "Send". Møtet er nå opprettet med alle Copilot-funksjonene aktivert. Når møtet starter, vil opptak og transkripsjon begynne automatisk, Fasilitator vil ta notater, og deltakerne vil ha tilgang til alt etter møtet.
Vil du følge opp etter møtet, dekker Slik bruker du Copilot etter Teams-møter hvordan du henter ut sammendrag, handlingspunkter og videre innsikt. Eller ta hele Microsoft 365 Copilot-kurset på Utdannet.no for en strukturert gjennomgang.
