Du har et viktig Teams-møte om en time, og du har ikke lest gjennom forberedelsene. Mens du tidligere ville brukt et kvarter på å lete frem dokumenter, e-poster og notater, kan du i dag åpne møtet i kalenderen, klikke på Copilot, og få oversikten på et minutt. Under møtet tar Copilot notater for deg. Etter møtet leverer den et sammendrag og en handlingsplan. Det er nettopp denne flyten som gjør Teams-møter til ett av områdene der Copilot virkelig sparer tid.
Forbered deg på minutter
Du finner møtet i kalenderen din og åpner det i fullskjerm. Klikk på Copilot, og konteksten til møtet legges automatisk til. Det betyr at Copilot vet hvilket møte du spør om, hvem som deltar, og hva agendaen er. Du kan stille spørsmål som "fortell meg kort om møtet", "hva skal diskuteres?" eller "bør jeg delta i det hele tatt?".
De mest nyttige spørsmålene er ofte de personlige. "Hva er det viktigste for meg i dette møtet?" gir et fokusert svar tilpasset rollen din. "Gi meg forberedelsespunkter til møtet" leverer en konkret sjekkliste. Legg gjerne til "svar veldig kort" hvis du ikke vil ha lange sammendrag. Copilot tar instruksjonen og kutter ned svaret.
Du kan også lime inn ekstra kontekst Copilot ikke har tilgang til, for eksempel notater fra et tidligere møte eller informasjon fra en nettside. Vær raus med konteksten du gir, det er det som skiller en mediokr forberedelse fra en god.
Skru på transkripsjon for å få verdi av Copilot under møtet
Når du går inn i selve møtet, skjer mye automatisk. Opptak og transkripsjon starter ofte automatisk hvis det er konfigurert i bedriften. Hvis ikke, må du klikke deg inn i flere handlinger og skru det på manuelt.
Transkripsjon er det viktigste å skru på. Du trenger ikke ta opp møtet, men du må ha transkripsjon aktivert for å få verdi av Copilot under og etter møtet. Det er transkripsjonen Copilot leser når du stiller spørsmål, og det er transkripsjonen som gir deg sammendrag i ettertid.
Bruk Copilot under møtet
Mens møtet pågår, kan du klikke på Copilot-knappen i Teams-grensesnittet og stille spørsmål kun for deg selv. Andre deltakere ser ikke det du spør om eller svarene du får. Det er din egen private assistent under møtet.
Vanlige bruksområder. Hvis du kommer fem minutter for sent, kan du skrive "oppsummer møtet så langt" og få oversikten på sekunder. Hvis du jobber med en spesifikk rolle, kan du skrive "fortell hva som er viktig for meg, min rolle er [rolle]" for å få et fokusert sammendrag. Under en pause kan du skrive "hva er de åpne spørsmålene nå?" for å sortere tankene.
Du kan også be Copilot oppsummere hva en bestemt person har sagt. "Hva sa Mette om budsjettet?" leter gjennom transkripsjonen og leverer det relevante. Det er nyttig hvis du var distrahert da et viktig poeng ble nevnt, eller hvis du forbereder en oppfølging til vedkommende.
La Fasilitator hjelpe møtelederen
Fasilitator er en egen funksjon i Copilot under møter, og den hjelper møtelederen i sanntid. Den leser transkripsjonen mens møtet pågår, foreslår møtenotater, markerer agendapunkter som diskutert, og loggfører beslutninger og handlingspunkter.
For å bruke Fasilitator må du aktivere den i møtet. Når den er på, dukker det opp forslag i chatten etter hvert som møtet utvikler seg. "Avklart faktureringsdetaljer? Merk som diskutert" er et typisk forslag. Klikker du ja, oppdateres møtenotatene automatisk.
Effekten er størst i strukturerte møter med klar agenda. I løse brainstorming-møter er Fasilitator mindre nyttig, fordi det ikke er en agenda å markere som diskutert.
Skriv chat-meldinger raskere med omskrivning
Hvis du skriver i chatten under et møte og ønsker hjelp, kan du klikke på "omskriv med Copilot". Copilot kan korrekturlese, justere tonen, eller bygge ut en kort idé til en mer komplett melding.
For eksempel kan du skrive "søkemotoroptimalisering er viktig fordi" og be Copilot bygge ut. Du får et forslag du kan justere før du erstatter teksten din. Det er en liten ting, men det sparer tid hvis du ofte skriver lange meldinger i Teams.
Avslutt møtet med en oppfølgingsplan
Når møtet er ferdig, kan du forlate eller avslutte det. Hvis du er møtearrangør, har du muligheten til å avslutte for alle deltakere. Møtet ble tatt opp som videofil, og hele transkripsjonen er bevart.
Etter møtet kan du gå tilbake til kalenderen, åpne møtet, og klikke på Copilot for å få et komplett sammendrag. Du får beslutninger, handlingspunkter og hva hver enkelt skal gjøre. Du kan også stille oppfølgingsspørsmål til transkripsjonen i ettertid, for eksempel "var Kari enig i datoen for kickoff?" eller "hva ble konklusjonen om databehandleravtalen?".
Klar for resten av Microsoft 365 Copilot
Møter er bare halvparten av kommunikasjonsbildet. Outlook er den andre halvparten, og Copilot der er like effektiv på e-post som den er i Teams. Les mer i Copilot i Outlook, eller utforsk Copilot i Teams.
Vil du lære Microsoft Teams generelt, har vi et eget område for det også. Eller ta hele Microsoft 365 Copilot-kurset på Utdannet.no for en strukturert gjennomgang fra grunnleggende prompting til Copilot i alle Office-verktøyene.
