Du har lest e-posten, du vet hva du skal svare, men du står fast på selve formuleringen. Skal det være vennlig eller direkte? Kort eller med litt mer kontekst? Tidligere brukte du fem til ti minutter på å skrive en e-post du egentlig kunne ha levert på et minutt. Med Copilot i Outlook kan du la AI-en lage et utkast som matcher tonen du vil ha, og bruke tiden på å gjøre svaret ditt eget.
Tre måter å starte et svar med Copilot
Den enkleste måten er å klikke "Svar" på en e-post, og deretter åpne Copilot. Du får tre forslag som utgangspunkt. "Hjelp meg med å svare på denne e-postmeldingen", "Be om avklaring eller neste trinn", og "Bekreft og svar på viktige punkter". Hver av dem tar deg gjennom litt forskjellige flyter.
Den anbefalte er den første. Copilot åpner chat med e-postråden som kontekst, leser den, og guider deg gjennom svaret med ett spørsmål av gangen. Det høres tregere ut, men det gir et bedre svar fordi Copilot vet nøyaktig hva du vil bekrefte.
Slik fungerer den guidede svar-flyten
Etter at du har klikket på "Hjelp meg med å svare på denne e-postmeldingen", leser Copilot tråden og gir en kort vurdering. Den peker på hva som allerede er avklart, og hva som krever ditt direkte innspill. Deretter stiller den ett spørsmål om gangen.
"Hvilket møtetidspunkt vil du bekrefte overfor Kari?" Copilot foreslår alternativer du kan velge fra, eller du kan skrive ditt eget svar. Du klikker på det riktige forslaget, og Copilot går videre til neste spørsmål. "Hvem deltar fra deres side i møtet? Er det kun deg, eller flere?" Igjen får du forslag.
Etter tre til fem spørsmål har Copilot all informasjonen som trengs, og leverer et komplett svar du kan bruke som det er, eller justere. Tonen er ofte naturlig fordi Copilot har bygget svaret rundt dine konkrete valg.
Den raske ruten uten guiding
Hvis du ikke vil ha guiding, kan du velge "Hjelp meg med å svare" direkte. Copilot leverer et komplett svar uten oppfølgingsspørsmål, basert på hele tråden. Det er raskere, men du får mindre kontroll over innholdet.
Det er også her en kjent bug i Outlook kommer fram. Noen ganger glemmer Copilot å legge ved e-posttråden som kontekst. Hvis du ser at svaret er generisk eller ikke nevner spesifikke detaljer fra tråden, sjekk om Copilot har konteksten. Du kan legge den til manuelt ved å peke på e-posten.
Be om superkort svar
For travle dager der du bare vil bekrefte noe raskt, fungerer korte prompter best. "Hjelp meg med å svare superkort" leverer et svar på to-tre setninger som dekker det viktigste uten unødvendig høflighetsfraseologi. "Hei Kari, dette passer fint. Mandag 11. mai fungerer og agendaen ser bra ut. Send gjerne Teams-invitasjon. Se frem til møtet."
For mange B2B-svar er dette en mye bedre tone enn lange utkast. Mottakeren får svar på det de spurte om, og slipper å lese gjennom unødvendig fyll.
Variasjon er normalt
Copilot gir ikke samme svar to ganger. Stiller du samme prompt to ganger, får du to forskjellige forslag. Det er fordi språkmodeller er stokastiske, ikke deterministiske. Hver generering har en grad av tilfeldighet.
Det er ikke en feil, det er en funksjon. Du kan be om flere alternativer hvis det første ikke treffer. "Gi meg en kortere versjon" eller "skriv samme svar i en mer formell tone" gir deg variasjoner du kan velge mellom.
Rediger alltid før du sender
Selv det beste utkastet bør justeres før du sender. Copilot kjenner ikke nyansene i forholdet ditt til mottakeren, eller den eksakte tonen du vanligvis bruker med dem. En setning kan være litt for formell, eller bruke et ord du sjelden bruker selv. Bruk de siste sekundene før du klikker send på å gjøre svaret ditt eget.
Det er også her du fanger opp eventuelle hallusinasjoner. Hvis Copilot påstår at du har avtalt noe spesifikt som du ikke faktisk har avtalt, fjern det før e-posten går ut.
Klar for resten av Outlook
Vil du lære hvordan du oppsummerer lange tråder før du svarer, kan du lese om Slik oppsummerer du e-poster i Outlook med Copilot. Vil du lære Outlook grundig, har vi et eget område for det også.
Eller ta hele Microsoft 365 Copilot-kurset på Utdannet.no for en strukturert gjennomgang.
