Du åpner Outlook etter en lang dag og ser en e-posttråd med 30 svar. Den handler om et tilbud, og du må vite hva som er bestemt før du svarer. Tidligere ville du brukt et kvarter på å lese hele tråden. Med Copilot i Outlook klikker du på sammendrag, og får hovedpunktene, beslutningene og handlingspunktene på sekunder.
Slik oppsummerer du en e-posttråd
Marker e-posten du vil oppsummere og klikk på "Sammendrag av Copilot" øverst i e-posten. Copilot leser hele tråden, identifiserer kjernen, og leverer et kort sammendrag. For norske e-poster genererer Copilot vanligvis sammendraget på norsk automatisk, og samme regel gjelder for engelske tråder.
Sammendraget inneholder typisk hvem som har sagt hva, hvilke beslutninger som er tatt, og hvilke åpne spørsmål som gjenstår. Personer som er nevnt blir ofte uthevet, og du kan hvile musepekeren over dem for å se kontaktinformasjon, tidligere meldinger og delte filer.
Følg sitatene tilbake til kilden
I lange tråder legger Copilot til sitater og koblinger tilbake til de spesifikke meldingene de bygger på. Klikk på et sitat, og du blir rullet til riktig sted i tråden. Det er nyttig hvis du vil verifisere konteksten rundt et utsagn, eller lese hele meldingen et sitat er hentet fra.
Bruk dette aktivt for kritiske beslutninger. Sammendraget gir deg oversikten på sekunder, men hvis du skal svare på noe juridisk eller økonomisk forpliktende, lese den faktiske meldingen for å unngå misforståelser.
Bytt språk hvis det trengs
Copilot velger som regel språk basert på e-posten. En engelsk e-post gir et engelsk sammendrag, en norsk gir norsk. Hvis du foretrekker noe annet, kan du be om det. "Jeg vil ha sammendraget på norsk" eller "gi meg det engelske sammendraget i en kortere versjon" er typiske oppfølgingsprompter som fungerer.
For B2B-arbeid med internasjonale kunder er denne fleksibiliteten verdifull. Du kan oppsummere en engelsk kundekorrespondanse på norsk for ledergruppen din, eller omvendt.
Oppsummer vedlegg også
En undervurdert funksjon er at Copilot kan oppsummere vedlegg. Hvis e-posten har et PDF-, Word- eller Excel-vedlegg, kan du klikke på "velg fil" og be Copilot oppsummere innholdet. For en faktura kan du få ut datoen, beløpet og hva fakturaen gjelder. For et kontraktsvedlegg kan du få hovedpunktene før du leser detaljene.
Det betyr at en e-post med fem vedlegg kan oppsummeres på under et minutt. Du vet hvilke vedlegg som er relevante, og du kan hoppe rett til dem som faktisk krever oppmerksomheten din.
Følg opp med spørsmål
Sammendraget er ikke endepunktet. Du kan stille oppfølgingsspørsmål til Copilot om e-posten. "Hvem foreslo å utsette møtet?", "hva er den siste prisen som er nevnt?", "ble det avtalt en konkret leveringsdato?". Copilot bruker tråden som kontekst og svarer presist.
For lange tråder med mange parter er dette mye raskere enn å lete manuelt. Du får svar på det du faktisk lurer på, uten å lese alt det andre.
Klar for å skrive svar
Når du har oversikten, er du klar til å svare. Vil du la Copilot hjelpe deg med selve svaret, kan du lese om hvordan du skriver e-postsvar med Copilot i Outlook. Vil du lære Outlook grundig uten Copilot-fokus, har vi et eget område for det også.
Eller ta hele Microsoft 365 Copilot-kurset på Utdannet.no for en strukturert gjennomgang.
