Du har skrevet et e-postutkast som teknisk sett fungerer, men du føler at noe ikke stemmer. Tonen kan være litt for stram. En setning er kanskje for lang. Du vet hva du vil formidle, men du sliter med å treffe akkurat den rette balansen mellom profesjonelt og varmt. Med Copilot i Outlook kan du markere utkastet ditt og få konkrete forslag til hvordan teksten kan bli bedre, eller la Copilot Coaching analysere tonen og lesersentimentet for deg.
Slik åpner du redigerings-Copilot
Når du har et e-postutkast åpent, klikk på Copilot-gnist-ikonet på venstre side av utkastet. Ikonet ser likt ut som det du finner i Word, og det åpner et redigeringsverktøy som lar deg jobbe med teksten din uten å erstatte den.
Hvis du ikke har markert noe på forhånd, markerer Copilot ofte den første linjen. Hvis du markerer en spesifikk del av utkastet, fokuserer Copilot der. Hvis prompten din handler om hele e-posten, kan Copilot utvide markeringen automatisk.
Skriv en prompt for å justere tonen
Den enkleste flyten er å markere alt og skrive en prompt. "Kan du gjøre dette morsomt? Meg og Kari liker å tøyse sammen." Copilot leser den eksisterende teksten og leverer et nytt forslag som beholder innholdet, men endrer tonen.
Resultatet kan være "Dette høres veldig bra ut. Nesten mistenkelig bra, faktisk." og videre med vennlige formuleringer som "digital kaffe inkludert". Du får valget mellom å erstatte den markerte teksten, sette inn forslaget under, eller forkaste det.
Hvis det første forslaget ikke treffer, kan du justere. "Litt kortere, mer moro" gir et nytt forslag. Du kan stable opp flere forslag og velge mellom dem. Hvis tonen ble for tøysete, kan du si "gjør det formelt" og få en mer business-aktig versjon.
Bruk de innebygde justeringene
Under promptboksen finner du forslag til justeringer. "Skriv på nytt automatisk" går gjennom teksten og fikser grammatikk, stavemåte og generell klarhet. "Gjør kortere" eller "gjør lengre" er selvforklarende. "Endre tonen" lar deg velge mellom direkte, uformell, formell, eller flere andre.
Det finnes også litt rare valg som "lik et dikt". For arbeidssammenheng er de færreste relevante, men det er verdt å vite at de finnes. For B2B-bruk er "formell" og "direkte" de to du kommer til å bruke mest.
Forslag til ferdige prompter
Outlook har innebygde forslag du kan bruke direkte. "Forenkle e-posten" limer inn prompten "skriv dette på nytt med et enklere språk". "Sett flere detaljer" lar deg legge til nøkkeldetaljer som skal inkluderes. "Gjør mer kreativ" får e-posten til å høres mer inspirerende ut. "Rydde opp grammatikk og stavemåte" fokuserer på det tekniske.
De er nyttige fordi de gir deg ferdige startpunkt som ofte er bedre enn det du ville skrevet selv. Klikk på forslaget, juster om nødvendig, og send inn.
Få veiledning med Copilot Coaching
Den mest underutnyttede funksjonen er "Få veiledning". Du finner den i samme meny, eller du kan høyreklikke i utkastet og velge "Copilot veiledning". I motsetning til de andre funksjonene skriver ikke Copilot om teksten din. Den analyserer den og gir deg coaching.
Tilbakemeldingen kommer på tre dimensjoner. Tone vurderer om e-posten er vennlig, profesjonell, kald, eller varm, og foreslår justeringer. Lesersentiment vurderer hvordan mottakeren vil oppleve e-posten. Klarhet ser på struktur og om budskapet kommer tydelig frem.
Forslagene er konkrete. "Du kan vurdere å legge til et avsluttende ønske om en god dag, som 'Ønsker deg en fin dag videre', for å gjøre tonen enda varmere." "Du kan uttrykke glede over at Mette Breivik blir med på møtet, for eksempel 'Veldig hyggelig at Mette Breivik har anledning til å delta'."
Du kan også velge å bruke alle forslagene samlet. Da genererer Copilot en omskrevet versjon som tar hensyn til hele tilbakemeldingen, og du kan sammenligne med originalen før du bestemmer deg.
Når du bør angre
Hvis du ender opp med en versjon du ikke er fornøyd med, kan du angre. Klikk angre-knappen øverst i utkastet, eller bruk Ctrl-Z på tastaturet. Du får tilbake den forrige versjonen. Det er enkelt nok at du kan eksperimentere uten frykt for å ødelegge teksten din.
Generelt er det smart å lese gjennom Copilot sine forslag, men ikke automatisk akseptere dem. Den foreslåtte versjonen er ofte god, men ikke alltid bedre enn det du allerede hadde. Stol på dømmekraften din.
Klar for resten av Outlook
Vil du lære hvordan du oppsummerer lange tråder før du svarer, kan du lese om Slik oppsummerer du e-poster i Outlook med Copilot. Vil du gå gjennom hele svar-prosessen, dekker Slik skriver du e-postsvar i Outlook med Copilot hele flyten.
Vil du lære Outlook grundig uten Copilot-fokus, har vi et eget område for det. Eller ta hele Microsoft 365 Copilot-kurset på Utdannet.no for en strukturert gjennomgang.
