Du arver et regneark med tomme rader, inkonsekvent tekst, ekstra mellomrom og kolonner som inneholder to typer informasjon på en gang. Du vet at før du kan analysere noe, må du rydde opp. Tidligere kunne det ta en hel formiddag. Med Copilot i Excel får du datasettet ryddig på minutter, og det blir samtidig klart for både mennesker og videre AI-analyse.
Copilot finner feilene for deg
Det første du oppdager når du åpner Copilot i Excel på et rotete datasett, er at den allerede har analysert filen og funnet feilene for deg. Den foreslår fiks for ekstra mellomrom, inkonsekvent tekst og andre vanlige problemer. Du klikker "Vis forslag" og får en gjennomgang.
For ekstra mellomrom kan den finne 14 forekomster på tvers av kolonner. For inkonsekvent tekst kan den oppdage at noen navn er skrevet med stor forbokstav og andre med liten. Hver foreslått endring kan godkjennes eller avvises individuelt, eller du kan akseptere alle på en gang.
Fjern tomme rader
Tomme rader er et klassisk problem. Excel tror tabellen din slutter ved første tomme rad, og det gjør at funksjoner og analyser bryter sammen halvveis i datasettet. Med Copilot er det en enkel prompt: "fjern tomme rader". Copilot identifiserer alle tomme rader og fjerner dem.
Sjekk alltid resultatet. Rull gjennom datasettet etter at endringen er gjort, og bekreft at det stemmer før du klikker ferdig. Det er sjelden Copilot tar feil her, men det er en god vane å verifisere.
Splitt kolonner som inneholder for mye
En vanlig feil i arvede datasett er at en kolonne inneholder to typer informasjon. For eksempel "Oslo, Marketing" i en kolonne som heter "Avdeling". Det blir vanskelig å filtrere og pivotere på by eller avdeling alene.
Med Copilot beskriver du hva du vil gjøre. "Kolonne A inneholder by og avdeling, separert med komma. Del kolonne i to nye kolonner, en for by og en for avdeling." Copilot gjør splittingen og kan også slette den opprinnelige kolonnen hvis du ber om det. Du sparer minutter på en oppgave som tidligere krevde Power Query eller manuelt arbeid.
Fiks dato- og tallformatering
Datoer som vises som tallverdier er en av de mest forvirrende sidene ved Excel. En verdi som "45736" er egentlig en dato, men det ser ikke slik ut. "Formater verdiene i kolonne E som kort dato" løser problemet på et øyeblikk. Copilot leser kolonnen, tolker tallene som datoer, og bruker korrekt format.
Samme prinsipp gjelder for valuta. "Formater kolonne H som valuta med tusenskilletegn og ingen desimaltall" gir deg en pent formatert tallkolonne uten å åpne menyer eller huske formateringskoder.
Egendefinert formatering med Copilot
Et mer avansert grep er egendefinert formatering. Du har en tallkolonne med antall år, men du vil at det skal vises som "1 år", "2 år", "3 år" uten å miste tallverdien som ligger bak. Det er en typisk utfordring fordi du ikke vil endre dataene, bare hvordan de vises.
"Bruk egendefinert formatering i kolonne F slik at tall vises som 1 år, 2 år, 3 år, og så videre. Verdien skal fortsatt være tall." Copilot bygger riktig formateringskode og bruker den på kolonnen. Du har en pent formatert visning, men kan fortsatt bruke kolonnen i beregninger.
Formater datasettet som tabell
Det siste steget er å gjøre datasettet om til en formatert tabell. "Formater datasettet som en tabell og kall tabellen for salgsrapport." Copilot konverterer området til en tabell, gir den et navn, og legger på standardformatering.
Det er viktig fordi mange andre Copilot-funksjoner i Excel forutsetter at dataene er en formatert tabell. Pivottabeller, innsikt og diagrammer fungerer mye bedre når Excel forstår strukturen. Pivottabeller med Copilot i Excel bygger videre på det rensede datasettet du nå har.
Klar for analyse
Et ryddig, navngitt datasett er fundamentet for all videre arbeid med Copilot i Excel. Vil du gå videre til diagrammer, kan du lese om hvordan du lager diagrammer i Excel med Copilot. Vil du gå dypere på pivot, finner du veien gjennom pivottabeller.
Eller ta hele Microsoft 365 Copilot-kurset på Utdannet.no for en strukturert gjennomgang.
