Pivottabeller er en av de mest kraftfulle funksjonene i Excel, og samtidig en av de mest forvirrende for nye brukere. Du har et datasett med 415 salgsrader og må vite hvilke produkter som vokser, hvilke som faller, og hvor det er sesongvariasjoner. Tidligere ville du brukt en time på å bygge pivot manuelt. Med Copilot i Excel beskriver du hva du vil ha innsikt om, og pivottabellen er klar på sekunder.
Be om innsikt før du bygger pivot
Et godt utgangspunkt er å la Copilot oppsummere datasettet før du bestemmer hvilken pivot som er relevant. "Analyser denne arbeidsboken og gi meg interessante datainnsikter" er en typisk åpning. Copilot går gjennom dataene, kjører Python-kode bak kulissene, og leverer et oppsummerende svar.
Resultatet er ofte overraskende presist. Totalt antall rader, total salgssum, gjennomsnitt, fordeling per by, fordeling per avdeling, hvilke produktkategorier som er størst. Det gir deg en rask oversikt og hjelper deg å vite hvilke pivottabeller som faktisk vil være verdifulle.
Bygg din første pivottabell
Når du har innsikten, kan du be om konkrete pivottabeller. "Lag en pivottabell som viser totalt salg per by, sortert fra høyest til laveste." Copilot bygger pivottabellen, plasserer den i regnearket, og sorterer som beskrevet.
For at det skal fungere godt, må datasettet være formatert som en tabell. Hvis du ikke har gjort det allerede, kan Slik rydder du opp i Excel-data med Copilot hjelpe deg å få datasettet i orden først.
Be om mer komplekse pivoter
Når du har grunnstrukturen på plass, kan du bygge ut. "Lag en pivottabell som viser totalt salgssum per person, sortert fra høyest til laveste, og legg til en rad som viser hvor mye hver person har mottatt i bonus totalt sett."
Copilot tolker prompten, bygger pivottabellen, og legger til ekstra felter som du beskrev. Det kan ta noen forsøk å treffe nøyaktig den strukturen du vil ha, særlig hvis du har komplekse krav om sortering eller plassering. Det er normalt. Beskriv resultatet du vil ha, ikke prosessen.
Spesifiser plassering
En vanlig forsker er at Copilot legger pivottabellen i samme regneark som dataene. Hvis du vil ha den et annet sted, kan du beskrive det i prompten. "Plasser pivottabellen i et nytt regneark som du kan kalle for pivot." Eller "plasser den til høyre for det eksisterende diagrammet i regnearket diagrammer".
Copilot kan til og med flytte eksisterende pivottabeller eller diagrammer mellom regneark. "Flytt diagrammet som er plassert i salgsrapport over til diagrammer-regnearket fordi jeg vil ha alt på samme plass." For mer komplekse oppgaver med flere steg, blir Copilot ofte litt usikker, men den gjennomfører som regel.
Vanlige pivot-prompter du kan kopiere
"Lag en pivottabell som viser omsetning per region per kvartal." "Vis totalt salg per produktkategori med antall transaksjoner som sekundær måling." "Bygg en pivottabell som viser gjennomsnittlig ordreverdi per kundesegment." "Lag en pivot som sammenligner faktisk salg mot budsjett per måned, og marker måneder med avvik over 10 prosent."
Mønsteret er det samme. Beskriv hva du vil se, hvilke kolonner som skal være i radene og verdiene, og hvilken sortering eller markering du vil ha.
Klar for diagrammer
Pivottabeller er ofte stoppestedet før et diagram. Når du har strukturen klar, er det enkelt å lage en visuell fremstilling. Slik lager du diagrammer i Excel med Copilot tar deg gjennom hvordan du genererer diagrammer fra prompter.
Vil du lære pivottabeller uten Copilot, har vi et eget område for det også, der du bygger forståelsen fra bunnen. Eller ta hele Microsoft 365 Copilot-kurset på Utdannet.no for en strukturert gjennomgang.
