Du har en oppgave som dukker opp hver måned. En statusrapport, en kvartalsoversikt, en ukentlig oppsummering. Hver gang åpner du en ny chat med Copilot, forklarer konteksten på nytt, peker på de samme filene, og forteller stilen du ønsker. Det fungerer, men det er tungvint. Notatblokker i Microsoft 365 Copilot løser akkurat dette problemet.
Hva en notatblokk faktisk er
Tenk på vanlig Copilot-chat som å snakke med en briljant ekspert som har hukommelsestap. Hver ny chat starter med blanke ark, ingen kontekst. Det er ikke et problem for engangs-spørsmål, men det blir et stort tidstap for repeterende oppgaver. En notatblokk er det samme som å gi den eksperten et eget arbeidsrom, der all relevant dokumentasjon, kontekst og instruksjoner ligger fast.
Notatblokker er det Microsoft kaller det. I ChatGPT heter det prosjekter, og i Claude også prosjekter. Funksjonelt er de mer eller mindre det samme. Personlig synes mange "prosjekter" er et bedre navn, men i Copilot heter det notatblokker.
Slik oppretter du en notatblokk
Hvil musepekeren over notatblokk-ikonet i sidemenyen og klikk på pluss for å lage en ny. Gi den et navn som beskriver oppgaven konkret, som "Månedlig statusrapport, marked" eller "Kvartalsvis ledergjennomgang". Du kan også legge til en emoji for visuell gjenkjenning. Hvis du allerede vet hvilke filer som skal være referanse, kan du legge dem til med en gang.
Når notatblokken er opprettet, ser du tre seksjoner. Venstre side viser navnet, instruksjoner og innhold. Midten viser oversiktssiden som Copilot genererer automatisk. Høyre side er chatten der du jobber.
Legg til filer som referanse
Det første du gjør er å legge til relevante filer. Du kan søke etter filer i Microsoft 365, laste opp fra datamaskinen, lime inn lenker til nettsteder, eller velge filer fra OneDrive. For en månedlig statusrapport er det smart å legge til to ting. Først eksempler på tidligere rapporter, slik at Copilot kan emulere stilen. Deretter selve KPI-regnearket eller datakildene som rapporten skal bygge på.
Når filene er lagt til, genererer Copilot automatisk en oversiktsside som oppsummerer innholdet. Det tar noen sekunder, men det gir deg et raskt sjekkpunkt på at konteksten er på plass.
Skriv egendefinerte instruksjoner
Den mest kraftfulle delen av notatblokker er egendefinerte instruksjoner. Du finner dem ved å klikke på nedtreksikonet ved siden av notatblokk-navnet. Her kan du beskrive hvordan Copilot skal oppføre seg når du jobber i denne notatblokken.
For en månedlig statusrapport kunne instruksjonene være: "Følg alltid strukturen i rapportmal som er lagt ved. Tone: saklig og konsis, maks to sider. Fremhev avvik fra plan, ikke det som går etter plan. Skriv for en travel leder som har tre minutter til å lese. Bruk tall fra KPI-regnearket og referer til møtereferatene når du forklarer avvik."
Du trenger ikke skrive perfekte instruksjoner med en gang. Bygg dem opp over tid. Når du merker at Copilot gjør noe på en måte du ikke vil, går du inn i instruksjonene og legger til en regel. Notatblokken blir bedre for hver gang du bruker den.
Chat med notatblokken
Når konteksten er på plass, kan du starte en chat på høyre side. Copilot bruker automatisk filene, oversiktssiden og instruksjonene som kontekst. Du trenger ikke gjenta deg selv. En prompt som "lag et utkast til statusrapport for april. Bruk tall fra KPI-regnearket, trekk ut viktige hendelser og beslutninger fra møtereferatene, og følg samme stil som forrige månedsrapport" gir deg et godt utkast på sekunder.
Du kan starte flere chatter i samme notatblokk hvis du vil utforske ulike vinklinger. Alle chatter samles på ett sted, og notatblokken husker hele konteksten på tvers av økter.
Lag sider av det Copilot genererer
Resultatet fra en chat ligger i chat-vinduet, men du kan flytte det til en side i notatblokken. Rull til bunn av svaret og klikk på pluss-ikonet for å legge det til på en ny eller eksisterende side. Sider er redigerbare, og du kan finpusse innholdet før du eksporterer eller deler det.
Når notatblokker virkelig lønner seg
Notatblokker er gull verdt for oppgaver som kommer igjen. Et ukentlig lagmøte, en månedlig rapport, en kvartalsvis gjennomgang, eller en årsrapport. Jo mer du gjenbruker samme notatblokk, jo mer verdi får du. Du kan også dele en notatblokk med andre i organisasjonen, så et helt team jobber i samme arbeidsrom.
For B2B-arbeid med tilbakevendende leveranser, kunderapporter eller statusoppdateringer er notatblokker en av de største tidsbesparelsene Copilot tilbyr.
Vil du gå videre med Copilot-agenter som tar et lignende konsept enda lenger, kan du lese om hvordan du lager din egen Copilot-agent. Eller ta hele Microsoft 365 Copilot-kurset på Utdannet.no for en strukturert gjennomgang.
