Du har et dokument som trenger innholdsfortegnelse øverst og bibliografi nederst, hver på sin egen side. Det er flere trinn: gå til slutten av dokumentet, sett inn sideskift, legg inn bibliografi, gå tilbake til toppen, sett inn innholdsfortegnelse med riktige inndelingsskift. Samme prosess, hver gang. Med en makro i Word utfører du alt dette med ett knappetrykk. Systemet husker hvert steg du gjør og gjentar dem feilfritt.
Hva er en makro i Word?
En makro er en opptak av handlinger du gjør i Word. Du starter opptaket, utfører trinnene manuelt, og stopper opptaket. Resultatet er en automatisert kommando som gjentar nøyaktig det du gjorde. Hver gang du kjører makroen, utføres alle trinnene i rekkefølge uten at du trenger å gjøre noe selv.
Makroer er spesielt nyttige for oppgaver du gjentar ofte og som involverer flere steg. I stedet for å huske rekkefølgen og klikke deg gjennom menyene manuelt, trykker du på en knapp. Det er tidsbesparende og reduserer feil.
Forbered makroen før du tar opp
Den vanligste feilen med makroer er å starte opptaket uten en plan. Makroen registrerer hvert eneste steg du gjør, inkludert feil og omveier. Gjør du en feil underveis, blir feilen en del av makroen.
Gå gjennom trinnene manuelt først. Skriv dem gjerne ned. Tenk spesielt på startpunktet: makroen bør fungere uansett hvor markøren står i dokumentet. Bruk tastatursnarveier som Ctrl+End for å gå til slutten og Ctrl+Home for å gå til toppen. Da blir makroen idiotsikker.
Start opptak av makro i Word
Gå til fanen Visning, klikk nedtrekkspilen ved Makroer og velg Registrer makro. Gi makroen et beskrivende navn uten mellomrom, for eksempel "InnholdsfortegnelseOgBibliografi". Skriv gjerne en kort beskrivelse av hva den gjør.
Under Lagre makro i velger du hvor makroen skal være tilgjengelig. "Alle dokumenter (Normal.dotm)" gjør den tilgjengelig i alle nye dokumenter du oppretter. Velger du det aktuelle dokumentnavnet, lagres den bare der. For makroer du bruker ofte, velg alle dokumenter.
Du får også valget mellom å knytte makroen til en knapp på verktøylinjen for hurtigtilgang eller en hurtigtast. Velger du knapp, kommer du til et vindu der du legger makroen til verktøylinjen, velger ikon og setter et visningsnavn. Hopper du over begge, kan du alltid starte makroen via Visning > Makroer > Vis makroer.
Registrer trinnene nøyaktig
Når du trykker OK, starter opptaket. Musepekeren får et kassettikon som signal. Nå teller hvert klikk og hvert tastetrykk. Word registrerer ikke tiden du bruker, bare handlingene. Du kan jobbe i ditt eget tempo.
For makroen med innholdsfortegnelse og bibliografi ser trinnene slik ut: Trykk Ctrl+End for å gå til slutten. Sett inn et sideskift via Oppsett > Skift. Sett inn bibliografien via Referanser > Bibliografi. Trykk Ctrl+Home for å gå til toppen. Sett inn et inndelingsskift og deretter en innholdsfortegnelse via Referanser.
En viktig detalj: bruk alltid stiler og tastatursnarveier fremfor museklikk i selve dokumentet under opptak. Makroen registrerer ikke navigering med musa inne i dokumentet. Tastetrykk som Ctrl+Home og Ctrl+End er pålitelige og fungerer uansett dokumentlengde.
Stopp opptaket og test makroen
Når du er ferdig med alle trinnene, stopper du opptaket ved å klikke den lille firkanten som dukker opp i statuslinjen nederst i Word-vinduet. Alternativt går du til Visning > Makroer > Stopp registrering. Kassetten forsvinner fra musepekeren, og makroen er lagret.
Test makroen med en gang. Åpne et dokument der du vil bruke den, eller angre endringene du nettopp gjorde og kjør makroen på nytt. Gå til Visning > Makroer > Vis makroer, velg makroen fra listen og trykk Kjør. Hvis du la den på verktøylinjen for hurtigtilgang, klikker du rett på ikonet.
Fungerer ikke alt som forventet, er det enklest å slette makroen og ta den opp på nytt. Å redigere makrokoden manuelt krever kjennskap til VBA, noe du sjelden trenger for enkle automatiseringer.
Tre måter å starte en makro på
Du har tre valg for å kjøre en makro i Word. Den første er verktøylinjen for hurtigtilgang, der du legger til et eget ikon med valgfritt navn. Det er den raskeste metoden for makroer du bruker daglig. Den andre er via menyen Visning > Makroer > Vis makroer, der du velger makroen fra listen og trykker Kjør. Den tredje er å knytte makroen til en hurtigtast, som du definerer under opptaksoppsettet.
Velg metoden som passer arbeidsflyten din. For sjeldne makroer holder menyen. For noe du bruker flere ganger daglig, er en knapp eller hurtigtast mye raskere.
Neste steg
Nå vet du hvordan du lager en makro i Word fra bunnen av. For å holde orden på makroene dine bør du lese om å administrere makroer i Word, der du lærer å slette makroer, lagre dokumenter i riktig filformat og finne igjen makroer du har opprettet.
Word for viderekomne-kurset med Elin Lovinda Bae viser hele prosessen steg for steg, fra planlegging og opptak til testing og feilsøking. Kurset dekker også avanserte bruksområder som skjemaer i Word og dokumentbeskyttelse.
