Du har laget en makro som setter inn innholdsfortegnelse og bibliografi med ett klikk. Men etter noen uker har du samlet flere makroer, og noen trenger du ikke lenger. Kanskje du har lagret dokumentet i feil format og oppdager at makroen ikke følger med. Å administrere makroer i Word handler om å holde orden: vite hvor de ligger, slette de du ikke trenger, og lagre dokumentene slik at makroene faktisk fungerer neste gang du åpner filen.
Finn makroene dine i Word
Alle makroer du har opprettet finner du via Visning > Makroer > Vis makroer. Listen viser makronavnet og en beskrivelse hvis du la inn en under opptaket. Du kan filtrere listen etter hvor makroen er lagret: i det aktuelle dokumentet, i Normal-malen (tilgjengelig i alle dokumenter), eller alle steder.
Har du opprettet en makro men ikke lagt den på verktøylinjen for hurtigtilgang, kan du gjøre det i etterkant. Gå til menyen for å tilpasse verktøylinjen og filtrer på Makroer i nedtrekkslisten. Der finner du alle tilgjengelige makroer. Velg den du vil ha, klikk Legg til, og den dukker opp på verktøylinjen. Trykk Endre for å gi den et eget ikon og et forståelig visningsnavn.
For å fjerne en makro fra verktøylinjen igjen, høyreklikker du på ikonet og velger Fjern fra verktøylinje for hurtigtilgang. Det sletter bare snarveien, ikke selve makroen.
Slett makroer du ikke trenger
Å administrere makroer i Word betyr også å rydde opp. Gå til Visning > Makroer > Vis makroer. Klikk på makroen du vil fjerne og trykk Slett. Bekreft med Ja i dialogen som dukker opp. Makroen er permanent fjernet og kan ikke angres.
Slett makroer som ikke lenger er relevante. En stor samling utdaterte makroer gjør det vanskeligere å finne den du faktisk trenger. Har du en makro du er usikker på om du trenger, kan du i stedet la den ligge og fjerne den fra verktøylinjen slik at den ikke tar opp plass i grensesnittet.
Lagre dokumenter med makroer riktig
Her gjør mange en klassisk feil. Du prøver å lagre et dokument som inneholder en makro, og Word gir deg en advarsel om at det ikke kan lagres som et makrofritt dokument. Hvis du trykker Ja og lagrer likevel, mister du makroen.
Dokumenter med makroer må lagres som makroaktivert Word-dokument (.docm) i stedet for vanlig .docx. Gå til Fil > Lagre som, velg lagringssted, og endre filtypen til Word-dokument (makroaktivert). Filen får da endelsen .docm, og makroen er trygt lagret.
Skal dokumentet være en mal som andre bruker som utgangspunkt, velger du i stedet Word-mal (makroaktivert) (.dotm). Da beholder malen makroen, og nye dokumenter opprettet fra malen arver funksjonaliteten. Les mer om maler og gjenbrukbare elementer under hurtigdeler i Word.
Bruk tastaturet under opptak
Når du registrerer en makro, fanger Word bare opp handlinger fra tastaturet inne i dokumentet. Navigerer du med musa, som å klikke et sted i teksten eller markere med musdrag, registreres det ikke i opptaket. Makroen hopper rett over disse stegene.
Bruk i stedet piltastene for å navigere, Shift+Home og Shift+End for å markere hele linjer, og Shift+piltaster for å markere tegn for tegn. For formatering må du bruke dialogboksene du finner via de små pilene i hjørnet av gruppene i båndet. Knappene i båndet selv registreres ikke alltid korrekt.
Et godt triks er å kjøre kommandoen VisKommando før du planlegger en avansert makro. Gå til Visning > Makroer, filtrer på Word-kommandoer, skriv inn "VisKommando" og trykk Kjør. Velg Gjeldende tastaturinnstillinger og trykk OK. Word genererer et nytt dokument med en komplett oversikt over alle tastatursnarveier som fungerer i makroer.
Organiser makroer mellom dokumenter og maler
Når du oppretter en makro, velger du om den skal lagres i alle dokumenter (Normal.dotm) eller bare i det aktuelle dokumentet. Makroer i Normal.dotm er tilgjengelige uansett hvilket dokument du har åpent, noe som er praktisk for generelle oppgaver som formatering eller navigering.
Makroer knyttet til et spesifikt dokument følger bare med den filen. Det passer for dokumentspesifikke automatiseringer, som et skjema med en makro som genererer en oppsummering. Husk at dokumentet da må lagres som .docm for at makroen skal overleve.
Tenk på det slik: makroer du bruker i mange dokumenter hører hjemme i Normal-malen. Makroer som bare gir mening i ett bestemt dokument, lagres i dokumentet. Denne fordelingen gjør det enklere å administrere makroer i Word over tid.
Sikkerhet og makroer
Word blokkerer som standard makroer i dokumenter lastet ned fra internett. Brukeren får en gul varsellinje med mulighet til å aktivere innholdet. Dette er en viktig sikkerhetsmekanisme fordi makroer i prinsippet kan kjøre vilkårlig kode. Del bare makroaktiverte dokumenter med personer du stoler på, og aktiver bare makroer i dokumenter fra kjente avsendere.
Du finner Microsofts veiledning for makrosikkerhet under Fil > Alternativer > Klareringssenter. Her kan du justere sikkerhetsnivået, fra å blokkere alle makroer til å tillate dem med varsling.
Neste steg
Nå har du kontroll på hele livssyklusen: opprette, kjøre, finne, slette og lagre makroer riktig. Kombinert med skjemaer i Word kan du bygge kraftige dokumentløsninger som både samler inn data og automatiserer arbeidsflyten.
Word for viderekomne-kurset med Elin Lovinda Bae dekker makroer fra start til slutt, inkludert opptak, feilsøking, riktig filformat og praktiske eksempler. Kurset viser også hvordan du kombinerer makroer med skjemakontroller og dokumentbeskyttelse for komplette dokumentløsninger.
