Tenk deg at du driver en danseskole og trenger tilbakemelding fra kursdeltakerne. Du kan lage et skjema i Word som folk fyller ut digitalt, med rullegardinlister for aldersgruppe, avmerkingsbokser for hvilke dager som passer, og tekstfelt for kommentarer. Alt dette bygger du med innholdskontroller fra kategorien Utvikler. Resultatet er et profesjonelt skjema som ser ryddig ut og som styrer svarene dit du vil ha dem.
Aktiver kategorien Utvikler
Før du kan lage skjema i Word, trenger du tilgang til kontrollene som ligger gjemt bak en kategori som ikke vises som standard. Gå til Fil > Alternativer og velg Tilpass båndet. I listen til høyre, under hovedfaner, finner du Utvikler. Hak av foran den og trykk OK.
Nå dukker kategorien Utvikler opp i båndet. Den forblir synlig med mindre du fjerner avhakingen manuelt eller installerer Office på nytt. I gruppa Kontroller finner du alle innholdskontrollene du trenger for å bygge skjemaer.
Sett inn en rullegardinliste
En rullegardinliste lar brukeren velge mellom forhåndsdefinerte alternativer. Plasser markøren der svaret skal stå, gå til fanen Utvikler og klikk Innholdskontroll for rullegardinliste i gruppa Kontroller.
Klikk deretter Egenskaper. Her kan du styre utseendet og oppførselen til kontrollen. Under alternativer trykker du Legg til og skriver inn hvert svaralternativ. Du trenger bare å fylle ut visningsnavnet. Trykk Enter for å bekrefte, og Enter igjen for å legge til neste. Når du har lagt inn alle alternativene, for eksempel aldersgruppene 18-25, 26-35 og 36+, trykker du OK.
Et nyttig triks: hak av for Innholdskontrollen kan ikke slettes i egenskapene. Det hindrer at noen ved et uhell fjerner feltet fra skjemaet.
Endre hjelpeteksten med utformingsmodus
Standardteksten i en ny kontroll sier bare "Velg et element". Det gir lite veiledning til den som fyller ut. For å skrive din egen hjelpetekst klikker du Utformingsmodus i gruppa Kontroller. Nå kan du markere teksten inne i kontrollen og skrive hva du vil, for eksempel "Velg din aldersgruppe".
Klikk Utformingsmodus igjen for å slå den av. Hjelpeteksten forsvinner så snart brukeren velger et alternativ. Bruk denne metoden på alle kontrollene i skjemaet for å gjøre det intuitivt å fylle ut.
Legg til tekstfelt for fritekst
Word har to typer tekstkontroller. Vanlig tekst gir et rent tekstfelt der brukeren skriver navn, adresse eller lignende. Rik tekst lar brukeren i tillegg sette inn koblinger og bilder, noe som passer for kommentarfelt der du vil gi mer frihet.
Plasser markøren, gå til Utvikler og velg enten Innholdskontroll for vanlig tekst eller Innholdskontroll for rik tekst. I egenskapene kan du velge skrifttype for svaret, og hake av for at kontrollen ikke kan slettes. Ønsker du at brukeren skal kunne trykke Enter for å dele inn svaret i avsnitt, aktiverer du valget Tillat vognreturer. For et enkelt navnefelt trenger du ikke det.
Bruk vanlig tekst for korte svar som navn. Bruk rik tekst når du ber om lengre tilbakemeldinger der formatering kan være nyttig.
Sett inn avmerkingsbokser
Avmerkingsbokser fungerer perfekt for spørsmål der brukeren kan velge flere alternativer, for eksempel hvilke ukedager som passer. Klikk der boksen skal stå og velg Innholdskontroll for avmerkingsboks fra Utvikler-fanen.
I egenskapene kan du endre symbolet som vises når boksen er haket av og når den ikke er det. Standard er en X i en boks, men du kan velge et annet symbol via Endre-knappen. Husk å hake av for at kontrollen ikke kan slettes. Gjenta prosessen for hver avmerkingsboks du trenger.
Legg til en datovelger
For datofelt bruker du Innholdskontroll for datovelger. Brukeren kan enten klikke nedtrekkspilen og velge dato fra en kalender, eller skrive inn datoen direkte i feltet. Word gjenkjenner datoer selv om de skrives i ulike formater, og sørger for at visningen blir konsistent.
Som med de andre kontrollene bør du gå til egenskaper og beskytte feltet mot sletting. Skriv også en tydelig hjelpetekst via utformingsmodus, for eksempel "Velg eller skriv inn dato". Datovelgeren er spesielt nyttig i skjemaer der du trenger presise datoer uten rommet for feilskriving.
Bygg opp skjemaet i en tabell
Et ryddig skjema trenger struktur. Den enkleste måten å organisere feltene på er å plassere dem i en tabell. Sett spørsmålene i venstre kolonne og kontrollene i høyre. Strukturverktøyene i Word gir deg full kontroll over tabelloppsettet, slik at feltene står pent på linje.
Når du kombinerer ulike kontrolltyper i et gjennomtenkt tabelloppsett, får du et skjema som både ser profesjonelt ut og er enkelt å fylle ut. Test skjemaet selv før du sender det videre, slik at du fanger opp eventuelle feil i rekkefølge eller manglende alternativer.
Neste steg
Nå har du det grunnleggende på plass for å lage skjema i Word. Vil du gå videre, kan du utforske avanserte skjemakontroller som kombinasjonsboks, bildekontroll og gjentatt inndeling. Disse gir deg enda flere muligheter for profesjonelle skjemaer.
Videoleksjonene i Word for viderekomne-kurset med Elin Lovinda Bae dekker hele prosessen fra å aktivere Utvikler-fanen til å bygge komplette skjemaer med alle kontrolltyper, beskytte dokumentet mot utilsiktede endringer, og lagre det i riktig filformat.
