Du har bygd et skjema med tekstfelt og rullegardinlister, men trenger mer fleksibilitet. Kanskje brukeren skal kunne velge fra en liste eller skrive inn sitt eget svar. Kanskje du vil at nye rader skal dukke opp automatisk i en tabell, eller at brukeren skal kunne sette inn et bilde direkte i skjemaet. Word har flere avanserte skjemakontroller som løser nettopp dette. Her ser vi på kombinasjonsboks, datovelger, bildekontroll, gjentatt inndeling og byggeblokkgalleri.
Kombinasjonsboks gir valgfrihet
En kombinasjonsboks ser ut som en rullegardinliste, men med en viktig forskjell: brukeren kan også skrive inn et eget svar. Det gjør den perfekt for spørsmål der du har de vanligste alternativene klare, men ikke kan forutse alle mulige svar.
Sett markøren der kontrollen skal stå, gå til fanen Utvikler og velg Innholdskontroll for kombinasjonsboks. Klikk Egenskaper, hak av for at kontrollen ikke kan slettes, og legg til alternativer med Legg til-knappen. Prosessen er identisk med rullegardinlisten.
Forskjellen merkes først i utfyllingen. Brukeren klikker nedtrekkspilen og velger fra listen, eller klikker rett i feltet og skriver noe helt annet. Skriv en hjelpetekst via Utformingsmodus som gjør dette tydelig, for eksempel "Velg fra listen eller skriv inn selv". Uten den hjelpen er det lett å overse at fritekst er mulig.
Skjemakontroller for dato
Datovelgeren er en av de mest praktiske skjemakontrollene i Word. Brukeren klikker nedtrekkspilen og får en kalender, eller skriver datoen rett inn i feltet. Systemet gjenkjenner ulike datoformater og konverterer automatisk til riktig visning.
Sett inn kontrollen via Innholdskontroll for datovelger i Utvikler-fanen. I egenskapene velger du datoformat og beskytter feltet mot sletting. Det smarte med datovelgeren er at den eliminerer feilskrivinger. Skriver brukeren "15 mars" eller "15.03", viser feltet datoen i formatet du har valgt.
Hjelpeteksten bør opplyse om begge mulighetene. "Velg dato fra kalenderen eller skriv inn dato" gir brukeren full frihet uten forvirring.
Bildekontroll i skjemaer
Noen skjemaer trenger bilder. Et hundepensjonat kan for eksempel ha et registreringsskjema der eieren laster opp bilde av hunden. Med Innholdskontroll for bilde legger du til et dedikert bildefelt i skjemaet.
Plasser markøren der bildet skal stå og velg bildekontroll fra gruppa Kontroller. En plassholder med et bildeikon dukker opp. Brukeren klikker ikonet og velger et bilde fra egen PC. Du kan justere størrelsen på plassholderen i etterkant slik at den passer inn i tabelloppsettet. Gå til egenskaper og beskytt kontrollen mot sletting, akkurat som med de andre kontrollene.
Gjentatt inndeling for dynamiske tabeller
Gjentatt inndeling er en skjemakontroll mange overser, men som er svært nyttig. Den lar brukeren legge til nye rader i en tabell med et enkelt klikk. Tenk på et skjema der du registrerer dyr som bor på et pensjonat: du vet ikke på forhånd hvor mange det blir. Med gjentatt inndeling vokser tabellen etter behov.
Slik setter du det opp: Marker raden i tabellen som skal kunne gjentas. Gå til Utvikler og velg Innholdskontroll for gjentatt inndeling. Et plusstegn dukker opp i nedre høyre hjørne av tabellraden. Hver gang brukeren klikker på plusstegnet, opprettes en ny identisk rad med alle kontrollene du har lagt inn.
Kombiner gjentatt inndeling med bildekontroll, tekstfelt og rullegardinlister for å lage fleksible registreringsskjemaer som tilpasser seg mengden data.
Byggeblokkgalleri for ferdiglagde elementer
Byggeblokkgalleriet er den mest spesialiserte av skjemakontrollene i Word. Den lar brukeren velge mellom ferdiglagde innholdsbiter, som hurtigdeler du har opprettet på forhånd. Et typisk bruksområde er dokumentmaler der brukeren velger riktig topptekst eller forside fra et galleri.
Sett inn kontrollen via Innholdskontroll for byggeblokkgalleri. I egenskapene velger du hvilket galleri og hvilken kategori kontrollen skal hente innhold fra. Standard er hurtigdeler, men du kan også bruke egendefinerte kategorier med innhold du har lagret der fra før.
Brukeren trykker på nedtrekkspilen i feltet og velger blant de tilgjengelige byggeblokkene. Det gir profesjonell fleksibilitet uten at noen trenger å redigere selve dokumentmalen.
Endre og slette skjemakontroller
Alle skjemakontroller kan justeres i etterkant. Trykk på kontrollen og gå til Egenskaper. Her kan du legge til en tittel som vises som etikett over feltet, endre etikettfargen, og justere skrifttypen for teksten brukeren skriver inn. For rullegardinlister og kombinasjonsbokser kan du legge til, endre, fjerne og sortere alternativer.
Skal du slette en kontroll, må du først gå til egenskaper og fjerne avhakingen for "Innholdskontrollen kan ikke slettes". Deretter klikker du på etiketten til kontrollen (de tre prikkene øverst) og trykker Delete på tastaturet. Prøver du å slette uten å fjerne beskyttelsen, skjer ingenting.
Neste steg
Med disse skjemakontrollene kan du bygge alt fra enkle tilbakemeldingsskjemaer til avanserte registreringssystemer. For å automatisere repetitive oppgaver i Word kan du gå videre til makroer i Word, som lar deg utføre flere handlinger med et enkelt knappetrykk.
Word for viderekomne-kurset med Elin Lovinda Bae viser alle kontrollene i praksis, fra kombinasjonsboks og bildekontroll til gjentatt inndeling og byggeblokkgalleri. Du lærer også å beskytte skjemaet slik at brukerne bare kan fylle ut feltene uten å endre resten av dokumentet.
