Du skal vise organisasjonsstrukturen i bedriften på et lysbilde. Du kan tegne bokser og piler manuelt og bruke lang tid på å justere alt, eller du kan bruke SmartArt. SmartArt i PowerPoint gjør om en enkel tekstliste til et profesjonelt diagram med noen få klikk, og strukturen oppdateres automatisk når du legger til eller fjerner elementer.
SmartArt passer til prosesser, hierarkier, sykluser og relasjoner. Du velger en kategori, skriver inn teksten, og PowerPoint tar seg av det visuelle. Trenger du å endre layout senere, bytter du med ett klikk uten å miste innholdet.
Sett inn SmartArt i PowerPoint
Gå til Sett inn og klikk SmartArt. Du får opp et vindu med kategorier på venstre side:
- Liste for punktlister med visuell tyngde.
- Prosess for steg-for-steg-flyter.
- Krets for sykliske prosesser som gjentar seg.
- Hierarki for organisasjonskart og trestrukturer.
- Relasjon for sammenhenger mellom elementer.
- Matrise for fire-kvadrant-oppsett.
- Pyramide for rangerte nivåer.
Klikk på en kategori, velg et oppsett, og klikk OK. SmartArt-grafikken plasseres på lysbildet med plassholdertekst du kan erstatte.
Legg til og rediger tekst
Klikk direkte på en figur i SmartArt-grafikken og skriv teksten din. Alternativt kan du åpne tekstruten ved å klikke på pilknappen til venstre for grafikken, eller ved å gå til SmartArt-utforming > Tekstrute. Tekstruten viser innholdet som en punktliste, og det er her den virkelige kontrollen ligger.
I tekstruten fungerer tastaturet som navigasjon:
- Enter lager en ny figur på samme nivå.
- Tab senker elementet ett nivå (gjør det til et underpunkt).
- Shift + Tab hever elementet ett nivå.
Vil du for eksempel legge til en underavdeling under "Salg" i et organisasjonskart, klikker du på "Salg" i tekstruten, trykker Enter for å lage et nytt punkt, og deretter Tab for å flytte det et nivå ned. SmartArt-grafikken oppdateres umiddelbart.
Flytt og omorganiser elementer
Du kan også bruke knappene i SmartArt-utforming > Opprett grafikk for å flytte elementer: Flytt opp, Flytt ned, Hev nivå og Senk nivå. Disse gjør det samme som tastaturnavigasjonen, men er mer visuelt intuitive.
Vil du legge til en figur på et spesifikt sted, klikker du på figuren du vil plassere den i forhold til, åpner nedtrekksmenyen ved Legg til figur, og velger om den nye figuren skal komme etter, før, over eller under den valgte. I et organisasjonskart kan du også legge til en assistent, som plasseres på en egen gren mellom to nivåer.
Endre forgreningsoppsett i hierarkier
Når du jobber med organisasjonskart, kan du styre hvordan underpunktene arrangeres. Klikk på en overordnet figur, gå til SmartArt-utforming > Opprett grafikk > Oppsett, og velg mellom Standard, Begge, Venstrehengende og Høyrehengende. "Begge" plasserer underpunktene i to kolonner under den overordnede, mens "Venstrehengende" stabler dem i én kolonne til venstre.
Denne innstillingen gjelder per overordnet figur, så du kan kombinere ulike oppsett i samme organisasjonskart. En leder med mange direkterapporterende kan bruke "Begge" for å spare plass, mens en avdeling med få underavdelinger bruker "Standard".
Bytt layout og stil på SmartArt
Ombestemmer du deg etter at innholdet er på plass, kan du bytte layout uten å miste teksten. Gå til SmartArt-utforming og bla gjennom galleriet under Oppsett. Klikk på et nytt oppsett, og teksten din flyttes over automatisk. Du kan gå fra et organisasjonskart til en prosessflyt og tilbake igjen.
Under SmartArt-stiler finner du ferdige visuelle temaer. Noen gir flat design, andre legger til 3D-effekter og dybde. Velg en stil som passer presentasjonens tema uten å overdrive. Vil du tilbake til utgangspunktet, klikker du Tilbakestill grafikk.
Formater enkeltfigurer
Klikk på en enkeltfigur i SmartArt-grafikken og gå til SmartArt-format. Her kan du endre figurens form (fra rektangel til sirkel, for eksempel), endre figurstil, fyll og kontur for akkurat den ene figuren. Du kan gi lederen en annen farge enn resten, eller gjøre en avdeling visuelt fremtredende.
Du kan også formatere teksten inne i figurene individuelt. Trippelklikk for å markere teksten, og juster skriftstørrelse, farge eller stil fra Hjem-fanen. Vær forsiktig med å gjøre for mange individuelle endringer, da det kan ødelegge det helhetlige uttrykket som SmartArt gir deg automatisk.
Konverter mellom SmartArt og vanlige figurer
Under SmartArt-utforming finner du Konverter. Du kan konvertere SmartArt-grafikken til vanlig tekst eller til separate figurer. Konvertering til figurer er nyttig når du vil ha full kontroll over hver eneste form, men vær klar over at du mister SmartArt-funksjonaliteten, som automatisk oppdatering av layout når du legger til elementer.
Neste steg
Nå kan du bruke SmartArt i PowerPoint til å lage organisasjonskart, prosessdiagrammer og andre visuelle strukturer. Skal du presentere talldata, viser Slik setter du inn et diagram i PowerPoint deg hvordan du lager søyle- og sektordiagrammer. Vil du jobbe med enklere former, se Slik setter du inn figurer i PowerPoint. Og for å gi presentasjonen liv, viser Slik legger du til animasjoner i PowerPoint deg hvordan du animerer SmartArt trinn for trinn.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft PowerPoint - komplett guide på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også avansert SmartArt-formatering, diagrammer og profesjonell lysbildedesign.
