Du har salgstall for fire produkter og vil vise resultatene i presentasjonen. En tabell med tall fungerer, men et søylediagram gjør sammenligningen umiddelbar. Publikum ser med en gang hvilket produkt som selger best. Et diagram i PowerPoint lar deg presentere data visuelt uten å bytte til Excel, og du kan tilpasse farger, etiketter og stil direkte i presentasjonen.
PowerPoint bruker et innebygd regneark for dataene. Du legger inn tallene, og diagrammet oppdateres i sanntid. Endrer du en verdi, endres søylen automatisk.
Sett inn et diagram i PowerPoint
Gå til Sett inn og klikk Diagram. Du får opp et vindu med diagramtyper på venstre side:
- Stående stolpediagram (søylediagram) for å sammenligne verdier side ved side.
- Linjediagram for å vise utvikling over tid.
- Sektordiagram for å vise fordelingen av en helhet.
- Stolpediagram (liggende) for lange kategorinavn som trenger plass.
Velg typen som passer dataene dine, klikk på en variant i oversikten til høyre, og klikk OK. Et regnearkvindu åpnes ved siden av diagrammet.
Rediger data i regnearket
Regnearket som åpnes, inneholder eksempeldata. Erstatt dem med dine egne tall. Kolonne A inneholder kategorinavnene (produkter, avdelinger, måneder), og de påfølgende kolonnene inneholder verdiene. Diagrammet oppdateres for hver verdi du endrer.
Trenger du flere rader, skriver du bare videre nedover. Den nye raden dukker opp i diagrammet så snart du trykker Enter. Skal du fjerne en rad, markerer du hele raden, høyreklikker og velger Slett. Diagrammet tilpasser seg automatisk.
Når du er ferdig med å legge inn data, lukker du regnearkvinduet. Trenger du å redigere tallene senere, klikker du på diagrammet, går til Diagramverktøy > Utforming og velger Rediger data. Du kan redigere direkte i PowerPoint eller åpne dataene i et fullverdig Excel-vindu for mer avansert redigering.
Diagramelementer: tittel, etiketter og forklaring
Klikk på diagrammet og gå til Diagramverktøy > Utforming > Legg til diagramelementer. Hvilke elementer som er tilgjengelige, varierer mellom diagramtyper. For et søylediagram har du blant annet:
- Diagramtittel kan plasseres over diagrammet eller midtstilt. Klikk på tittelteksten for å redigere den.
- Dataetiketter viser de faktiske tallene på eller ved siden av hver søyle. Du kan velge midtstilt, innenfor slutten, utenfor slutten, eller bestetilpasning.
- Forklaring (legend) identifiserer hva fargene betyr. Du kan plassere den til høyre, venstre, øverst eller nederst. Bunn er standard og fungerer godt i de fleste tilfeller.
Et vanlig tips: Bruk dataetiketter i stedet for en Y-akse når du har få søyler. Det gjør diagrammet renere og lettere å lese for publikum.
Endre diagramstil og farger
Under Diagramverktøy > Utforming finner du to raske måter å endre utseendet på. Hurtig oppsett bytter hele arrangementet av tittel, etiketter og forklaring med ett klikk. Endre farger gir deg ferdige fargepaletter som matcher presentasjonens tema.
I Diagramstiler-galleriet kan du velge mellom flate, tredimensjonale og stiliserte varianter. Pek over alternativene for å forhåndsvise dem direkte. Velg en stil som gjør dataene tydelige uten å distrahere. Enkle, flate stiler fungerer nesten alltid bedre enn 3D-effekter i en presentasjon.
Formater enkeltelementer i diagrammet
Gå til Diagramverktøy > Format for å jobbe med individuelle søyler, tekster og bakgrunner. Klikk på en enkelt søyle, og du kan endre fargen via Figurfyll. Gjør du det for hver søyle, kan du fargekode produkter etter kategori eller fremheve det viktigste resultatet.
Du kan også klikke på tekstelementer (tittel, dataetiketter) og formatere dem som vanlig tekst: endre skriftstørrelse, gjøre teksten fet, eller bytte farge. Store tall i dataetikettene kan gjøres større for bedre lesbarhet på avstand.
Bytt diagramtype etter at du har lagt inn data
Innser du at et linjediagram hadde vært bedre enn søyler? Klikk på diagrammet, gå til Diagramverktøy > Utforming og velg Endre diagramtype. Dataene dine beholdes, bare den visuelle fremstillingen endres. Du kan prøve ulike typer for å se hvilken som kommuniserer tallene tydeligst, og angre hvis resultatet ikke treffer.
En tommelfingerregel: Bruk søylediagram for sammenligning, linjediagram for trender over tid, og sektordiagram for prosentvis fordeling. Har du allerede tallene klare i Excel, kan du også lage diagrammet i Excel først og kopiere det inn i PowerPoint.
Neste steg
Nå kan du sette inn et diagram i PowerPoint, redigere data og tilpasse utseendet. For å visualisere prosesser og hierarkier uten talldata, viser SmartArt i PowerPoint deg en enklere tilnærming. Vil du bygge opp lysbildene med former og piler rundt diagrammet, se Slik setter du inn figurer i PowerPoint. Og for å gi presentasjonen et helhetlig visuelt uttrykk, kan du lese om tema i PowerPoint.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft PowerPoint - komplett guide på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også avansert diagramformatering, animering av diagramelementer og kobling mellom Excel og PowerPoint.
