Det er den samme personen igjen. Hvert møte tar hun ordet tre ganger så ofte som alle andre, gjentar poengene sine og bruker ti minutter på noe som kunne vært sagt på ett. Du ser kollegene miste konsentrasjonen. Møteplagere finnes i de fleste organisasjoner, og å håndtere dem er en av de mest krevende oppgavene som møteleder.
To typer møteplagere
Den første typen elsker sin egen stemme. De prater og prater, og du kan ikke ta dem på at det de sier er feil eller usaklig. De bare bruker uforholdsmessig mye av alles tid. Den andre typen er kronisk uenig. De er negative til alt, kritiske til alle forslag, og elsker å fremføre budskapet sitt foran gruppen.
Begge typene har ofte det samme underliggende behovet: oppmerksomhet og anerkjennelse.
Gi litt oppmerksomhet for å dempe behovet
Prøv dette: i stedet for å begrense møteplageren fra starten, gi vedkommende litt oppmerksomhet tidlig. "Du, jeg vet at du er engasjert i dette, og jeg vil gjerne høre din mening." Når behovet for anerkjennelse er tilfredsstilt, demper mange seg av seg selv. Prøver du det motsatte, å holde personen nede fra start, får du som regel mer motstand.
Bruk agendaen som verktøy
En tidsdisponert agenda er din beste allierte. Når du har satt av 15 minutter til en sak, har du et legitimt grunnlag for å si: "Tiden for denne saken er ute, vi må videre." Du kan også bruke reglene for innlegg og replikk: "Du har brukt dine tre minutter. Neste på talelisten er Per." Behandle alle likt. Hvis noen andre bryter tidsrammen, sett dem på plass på samme måte.
Ta samtalen under fire øyne
Hvis oppførselen vedvarer møte etter møte og personen ikke tar hintene dine, trenger du en privat samtale. Ikke sett vedkommende på plass foran alle andre. Ta det i enerom: "Jeg opplever at du tar mye plass i møtene, og det gjør det vanskelig for andre å bidra. Hvordan kan vi løse dette?" Det er en vanskelig samtale, men nødvendig for møtekulturen.
Det handler om kultur, ikke om enkeltpersoner
Møteplagere er ofte et symptom på manglende møteregler. Når det ikke finnes tydelige rammer for hvor lenge folk kan snakke, hvem som bestemmer rekkefølgen og hvordan agendaen følges, fyller de sterkeste personlighetene vakuumet. Løsningen er sjelden å konfrontere én person. Løsningen er å innføre regler som gjelder alle.
Neste steg
Møteplagere skaper ofte friksjon som kan utvikle seg til konflikter. Lær hvordan du håndterer uenighet og konflikter uten å miste fremdriften. Og sørg for at alle beslutninger dokumenteres i et godt møtereferat.
Videoen er hentet fra kurset Møteledelse for nybegynnere på Utdannet.no, der Birger Landmark tar deg gjennom møteplagere, konflikthåndtering og alle verktøyene du trenger for å lede møter med kontroll.
