Klokken er halv ni. Innboksen har allerede 14 uleste meldinger. En kunde spør om noe teknisk, sjefen vil ha en statusoppdatering, og en leverandør lurer på om dere kan endre betalingsvilkår. Du vet hva du vil svare på alle tre, men å formulere det tar tid. Tonen skal sitte. Språket skal være presist. Og så sitter du der i tjue minutter på noe som burde tatt fem. KI kan kutte den tiden betraktelig, men bare hvis du bruker det riktig.
Den dårlige metoden: lim inn og be om svar
Den enkleste måten å bruke KI til e-post er å kopiere innkommende melding inn i ChatGPT og skrive "skriv et svar". Resultatet ser kanskje profesjonelt ut ved første øyekast, men det mangler alt som gjør svaret ditt. KI vet ikke bakgrunnen, vet ikke hva du vil oppnå med svaret, og dikter opp svar på spørsmål den ikke kjenner fakta for.
Du ender opp med en generisk tekst du må skrive om uansett. Ofte tar det like lang tid å rette opp svaret som det ville tatt å skrive det selv. Metoden fungerer på enkle bekreftelsesmeldinger ("Takk, mottatt!"), men for alt annet trenger du en bedre tilnærming.
Legg til notater og kontekst
En enkel forbedring er å gi KI litt å jobbe med. Lim inn e-posten, og legg til noen korte notater under. Disse trenger ikke være pene setninger. Stikkord holder.
Si du får en e-post fra en bedriftskunde som lurer på hvorfor ansatte har mistet tilgang, vil gå over til faktura, og spør om selvbetjening av brukere. Da legger du til noe slikt:
- Abonnementet utløp i sommer, derfor er tilgangen deaktivert
- Faktura via EHF er mulig, men kun som årsabonnement
- Brukerstyring kan de gjøre selv via teampanelet
Med disse notatene skriver KI et svar som faktisk stemmer. Forskjellen er enorm. I stedet for å gjette fyller modellen inn riktig informasjon, og du bruker sekunder i stedet for minutter på å kvalitetssikre resultatet.
Skriv utkastet selv, la KI forbedre det
Dette er metoden som fungerer best i hverdagen, og den som sparer mest tid totalt. Du leser e-posten, og så skriver du et svar akkurat slik du tenker det. Ingen filter. Skrivefeil spiller ingen rolle. Kronglete setninger er helt greit. Du bare får ned det du vil formidle.
Deretter limer du inn den originale e-posten og ditt eget råutkast i KI, med instruksjonen: "Forbedre svaret mitt og behold ordlyden min."
Resultatet bevarer din egen stemme og intensjon, men med bedre flyt, riktig tegnsetting og en profesjonell tone. Du slipper å sitte og finpusse formuleringer. KI gjør den jobben på sekunder. Gjennomlesningen tar et halvt minutt, og du trykker send.
Grunnen til at denne metoden slår de andre, er at du beholder kontrollen over innholdet. Du bestemmer hva som sies, KI bestemmer hvordan det sies. Det betyr færre runder med redigering og et sluttresultat som høres ut som deg.
Definer rolle og mål for viktige e-poster
Noen e-poster fortjener ekstra innsats. En potensiell stor kunde. En klage som må håndteres riktig. En forespørsel der du vil selge inn noe mellom linjene. Da løfter du KI-bruken et hakk ved å definere en rolle, en situasjon og et mål.
I praksis ser det slik ut: Du gir KI en rolle ("Du er kundeansvarlig for en kursplattform"), beskriver situasjonen ("En eksisterende kunde vurderer å oppgradere til bedriftsabonnement"), og setter et mål ("Svar på spørsmålene og forsøk å fremheve fordelene ved å bli bedriftskunde"). Du kan også lime inn relevant informasjon, for eksempel en prisside eller produktbeskrivelse.
Resultatet blir et svar som ikke bare besvarer spørsmålene, men som også jobber strategisk mot målet ditt. Tone, ordvalg og struktur tilpasses den rollen du har definert. Denne metoden tar litt mer tid, men på e-poster der det virkelig teller, er investeringen verdt det.
Finn din metode for KI e-post
Du trenger ikke velge én metode for alt. Poenget er å ha flere verktøy tilgjengelig og bruke riktig metode for riktig situasjon. En rask bekreftelse til en kollega trenger ikke rolle og kontekst. En viktig KI e-post til en kunde gjør det.
Rundt 90 prosent av e-postene dine kan håndteres med skriv-selv-og-forbedre-metoden. De resterende ti prosentene, der tonen og strategien er avgjørende, er det verdt å bruke rolle-metoden. Begge sparer deg for tid sammenlignet med å sitte og finpusse hver setning manuelt.
Én ting er viktig uansett metode: les alltid gjennom svaret før du sender. KI kan formulere feil, legge til informasjon du ikke har bekreftet, eller velge en tone som ikke passer. Gjennomlesningen tar ti sekunder og kan spare deg for mye trøbbel.
Neste steg
E-post er bare én av mange arbeidsoppgaver der KI kan hjelpe deg. Vil du bruke KI til å forbedre eksisterende tekst, for eksempel justere tone eller forenkle språket, finner du konkrete teknikker for det. Og hvis du vil bli bedre på å gi KI tydelige instruksjoner generelt, gir artikkelen om prompting-teknikker deg et solid grunnlag. Trenger du tips om å laste opp filer til KI, for eksempel for å gi kontekst fra et dokument, er det også dekket.
Denne videoen er hentet fra kurset Kunstig intelligens i arbeidshverdagen på Utdannet.no. I kurset lærer du fire metoder for KI e-post i praksis, hvordan du tilpasser tone og avsenderprofil, og hvordan du bruker KI som sparringspartner for viktig kommunikasjon.
