Møtet er over. Diskusjonen var god, mange poenger kom på bordet, og alle ser litt på hverandre. Hvem skriver referat? Tradisjonelt sitter én person og noterer mens møtet pågår, noe som er krevende og gjør det lett å gå glipp av detaljer. Med KI slipper du det helt. Du tar opp møtet, henter ut transkripsjonen etterpå, og lar KI lage et strukturert møtereferat med handlingspunkter på sekunder.
Ta opp møtet og få transkripsjon
Første steg er å sørge for at møtet blir tatt opp med lyd. I digitale møter er dette innebygd. I Microsoft Teams trykker du "Start opptak" og "Start transkripsjon" når møtet begynner. Teams transkriberer automatisk alt som blir sagt, og kan til og med skille mellom hvem som snakker.
I Google Meet fungerer det på lignende måte. Du starter opptak via møtemenyen, og etter møtet finner du både video og notater i Google Kalender. Google Kalender genererer en oppsummering, detaljer og forslag til neste steg, selv om norsk støtte fortsatt er begrenset.
Etter møtet finner du opptaket og transkripsjonen på forskjellige steder avhengig av plattform. I Teams ligger alt i OneDrive under mappen "Møter", der du finner både innspillinger og transkripsjoner. Transkripsjonen kan lastes ned som Word-fil eller VTT-undertekstfil. I Google finnes materialet via kalenderhendelsen.
Fysiske møter kan også transkriberes
Ikke alle møter er digitale. For fysiske møter kan du bruke mobilen som opptaker. Plasser den midt på bordet, start lydopptak, og etter møtet har du en fil med alt som ble sagt.
Lydfilen kan transkriberes lokalt på din egen datamaskin med Whisper, en åpen kildekodemodell fra OpenAI som fungerer overraskende godt på norsk. Whisper tar inn en lyd- eller videofil, analyserer stemmen og skriver ut alt som ble sagt. Modellen er gratis å laste ned fra Hugging Face eller GitHub.
For å komme i gang med Whisper trenger du en enkel installasjon. Søk etter "install whisper on Mac" eller "install whisper on Windows" på YouTube for korte veiledninger. Prosessen tar under ti minutter. Alternativt kan du bruke ChatGPT til å veilede deg gjennom installasjonen steg for steg.
La KI lage møtereferat fra transkripsjonen
Når du har transkripsjonen, enten fra Teams, Google Meet eller Whisper, limer du den inn i KI. En god prompt for et møtereferat KI kan hjelpe med ser slik ut:
"Her er transkripsjonen fra et møte. Lag et strukturert referat med: 1) Kort oppsummering, 2) Hovedpunkter som ble diskutert, 3) Beslutninger som ble tatt, 4) Handlingspunkter med ansvarlig person og frist."
Resultatet er et ferdig referat som dekker alt som ble sagt, organisert på en måte som gjør det lett å følge opp. KI fanger opp detaljer du kanskje ville oversett hvis du noterte manuelt, fordi den har tilgang til absolutt alt som ble sagt i møtet.
Tips for bedre møtereferat med KI
Jo mer kontekst du gir, jo bedre blir referatet. Hvis du har en møteagenda, lim den inn sammen med transkripsjonen. Da kan KI strukturere referatet etter agendapunktene, noe som gjør det lettere å se hva som ble dekket og hva som eventuelt ble utelatt.
Du kan også be KI om å tilpasse formatet. Noen team foretrekker korte, punktvise referater. Andre vil ha mer utfyllende tekst. Spesifiser dette i prompten: "Hold referatet kortfattet med maks tre setninger per punkt" eller "Skriv et detaljert referat der hvert diskusjonspunkt får et eget avsnitt."
Hvis transkripsjonen inneholder navn på deltakere, kan KI automatisk knytte handlingspunkter til riktig person. "Thomas følger opp med leverandør innen fredag" er langt mer nyttig enn "Noen må følge opp med leverandør."
Fra referat til oppfølging
Et godt møtereferat med KI stopper ikke ved oppsummeringen. Du kan be KI om å trekke ut kun handlingspunktene i et eget format, for eksempel som en sjekkliste du kan lime rett inn i prosjektverktøyet ditt. Du kan også be den identifisere uavklarte spørsmål som trenger oppfølging i neste møte.
Hele arbeidsflyten, fra opptak til delt referat, kan gjøres på under fem minutter etter møtet. Sammenlign det med tjue til tretti minutter med manuell notering og renskrivning. Forskjellen blir spesielt merkbar hvis du holder flere møter i uken.
Neste steg
Møtereferat er én av mange arbeidsoppgaver KI kan effektivisere. Hvis du skal bruke transkripsjoner og dokumenter som kontekst, viser artikkelen om filopplasting til KI deg hvordan du gjør det mest effektivt. Vil du lære å gi KI bedre instruksjoner for å få mer presise resultater, er prompting-teknikker et godt neste steg. Og trenger du hjelp med å skrive førsteutkast av rapporter, finner du en komplett arbeidsflyt for det.
Denne videoen er hentet fra kurset Kunstig intelligens i arbeidshverdagen på Utdannet.no. I kurset lærer du hele arbeidsflyten fra opptak til ferdig referat, hvordan du setter opp Whisper for transkribering, og hvordan du bruker KI til å analysere og følge opp møter systematisk.
