Du har et avsnitt i et Word-dokument som ikke helt fungerer. Tonen er feil, det er for langt, eller det treffer ikke målgruppen du skriver for. I stedet for å skrive om manuelt, kan du markere teksten og la Copilot foreslå alternativer. Triks som mange ikke kjenner til, er at om du markerer noe eller ikke, faktisk endrer hvordan Copilot jobber.
Markeringen styrer hva Copilot gjør
Hvis ingenting er markert når du åpner Copilot i Word, har den større fleksibilitet til å velge selv. Klikker du på "Strukturer og forkort", markerer Copilot hele dokumentet, leser gjennom det, og foreslår en ny versjon under det opprinnelige. Du får velge om du vil beholde begge, eller erstatte det gamle.
Hvis du derimot markerer ett eller flere avsnitt før du åpner Copilot, jobber den fokusert på akkurat den teksten. Det er ofte det du faktisk vil. Du har skrevet noe, du vet hva som er feil, og du vil bare ha hjelp med den biten.
Skriv om markert tekst
Når du har markert tekst og klikker på Copilot, får du flere valg. "Skriv på nytt" lager tre forskjellige forslag i tre ulike stiler. Du kan lese gjennom alle tre og velge det som passer best. "Gjør kortere" komprimerer teksten uten å miste det viktigste. "Gjør mer formelt" hever tonen for sammenhenger der det trengs.
Du kan også beskrive endringen selv i prompten. "Skriv dette mer direkte og uten unødvendige innledninger" er en typisk prompt som fungerer godt. Copilot lager forslag basert på beskrivelsen din, og du kan gjenta hvis det første forsøket ikke treffer.
Bruk skriveforslag for tilbakemelding
"Skriveforslag" er en undervurdert funksjon. I stedet for å skrive om teksten din, analyserer Copilot hele dokumentet og det markerte avsnittet, og kommer med konkrete forslag til forbedring. Forslagene kommer som en liste med "ja eller nei"-valg.
Et eksempel. Hvis innledningen din mangler et konkret eksempel, foreslår Copilot å legge til en åpningssetning som "Har du noen gang sittet i et møte og tenkt at tiden kunne vært brukt bedre?". Hvis målgruppen er uklar, foreslår den å presisere hvem teksten er ment for.
Du velger hvilke forslag du vil bruke ved å la dem stå på eller slå dem av. Når du har valgt, genererer Copilot en omskrivning som tar hensyn til de godkjente forslagene. Det er den raskeste måten å heve en tekst flere hakk på, og du lærer av tilbakemeldingen underveis.
Visualiser tekst som tabell eller liste
Hvis du har et avsnitt med flere punkter, kan Copilot omforme det til en tabell eller liste. Marker teksten, åpne Copilot, og skriv "visualiser denne teksten som en tabell". Copilot bygger en tabell med relevante kolonner basert på innholdet.
Det fungerer godt for sammenligninger, faser i en prosess, eller punkter med ansvarlig og frist. Du sparer tid på formatering, og leseren får raskere oversikt.
Bytt vinkling og målgruppe
Et kraftig grep er å be Copilot endre målgruppen. "Skriv dette om for elever i ungdomsskolen", "tilpass for et styremøte", "gjør dette forståelig for en kunde uten teknisk bakgrunn". Copilot beholder kjernen i innholdet, men endrer komplekse begreper, eksempler og tone.
For B2B-skribenter som ofte jobber med samme tema for ulike målgrupper, sparer dette mye tid. Du skriver én versjon, og lar Copilot tilpasse til hver målgruppe.
Klar for mer av Word
Skriv om-funksjonen er ett av flere grep i Copilot i Word. Vil du lære å lage utkast fra bunnen, kan du lese om hvordan du lager utkast i Word med Copilot. Vil du lære Word grundig uten Copilot-fokus, har vi et eget område for det også.
Eller ta hele Microsoft 365 Copilot-kurset på Utdannet.no for en strukturert gjennomgang.
