Du har kjøpt frimerker for bedriften og lurer på hvor i regnskapet kvitteringen skal bokføres. Svaret finner du i kontoplanen. Den er oversikten over alle kontoene i regnskapssystemet ditt, og den bestemmer hvor hver eneste transaksjon havner.
Kontoplan er regnskapets organisasjonskart
Tenk på kontoplanen som en liste med kategorier. Hver kategori har et nummer og et navn: 6940 Frimerker, 3000 Salgsinntekter, 1920 Bankinnskudd. Når du bokfører kvitteringen for frimerkene, velger du konto 6940, og beløpet havner der det hører hjemme.
Du trenger ikke bruke alle kontoene som finnes i systemet. Kontoplanen viser hva du kan bruke. Saldobalansen viser hva du faktisk har brukt.
Nummereringen har et system
Kontonumrene er ikke tilfeldige. De følger en norsk standard der nummerserien forteller deg hva slags konto det er:
- 1000-1999: Eiendeler (bank, varelager, biler, utstyr)
- 2000-2999: Gjeld og egenkapital (lån, leverandørgjeld, aksjekapital, skyldig MVA)
- 3000-3999: Inntekter
- 4000-4999: Varekostnader
- 5000-5999: Lønnskostnader
- 6000-7999: Andre driftskostnader
- 8000-8999: Finansposter (renter, gebyrer)
Kontoer som starter med 1 eller 2 hører til balansen. Kontoer fra 3000 og oppover hører til resultatet.
Tilpass navnene til ditt behov
De fleste regnskapssystemer lar deg endre navnet på kontoene. Bruker du konto 7320 til reklame, men kaller det «markedsføring» internt, kan du endre navnet. Poenget er at du forstår hva du bokfører på. Du kan også deaktivere kontoer du aldri kommer til å bruke, slik at listen blir mer oversiktlig når du skal bokføre.
I noen systemer kan du knytte en standard MVA-kode til hver konto. Da slipper du å velge MVA-sats manuelt hver gang du bokfører på den kontoen. Det sparer tid og reduserer feil.
Gå gjennom kontoplanen tidlig
Sett deg ned med regnskapsføreren og gå gjennom hvilke kontoer du faktisk trenger. En gjennomtenkt kontoplan gjør at rapportene dine blir lettere å lese, og at du kan ta bedre beslutninger basert på dem. Det er enklere å sette opp riktig fra starten enn å rydde opp etterpå.
Kontoplanen er grunnlaget for alt annet i regnskapet. Forstår du den, blir resultatregnskapet og saldobalansen mye mer tilgjengelig. Vil du se det i praksis? Regnskap for nybegynnere viser deg en ekte kontoplan og hvordan den brukes i det daglige.
