Du har fått beskjed om at du skal presentere om tre dager, og det første du gjør er å åpne PowerPoint. Stopp. De beste presentasjonene starter ikke med lysbilder, men med en strukturert plan. Planlegger du riktig, vet du hva du skal si, hvorfor du skal si det, og hvordan du skal levere det, lenge før du lager et eneste lysbilde.
Planleggingshjulet: ni faser som dekker alt
Planleggingshjulet er en modell med ni faser som tar deg fra blankt ark til ferdig presentasjon. Du trenger ikke bruke den i detalj hver gang, men går du gjennom den noen ganger, trener du inn et tankesett som gjør alle fremtidige presentasjoner bedre.
- Tema, situasjon og tid. Hva handler presentasjonen om? Er det internt eller eksternt? Er stemningen positiv, nøytral eller krisebetont? Hvor lang tid har du? Er det mandag morgen eller fredag ettermiddag?
- Mottaker. Hvem sitter i salen? Hva er de opptatt av? Hvilke problemer har de? Hva tjener de på å høre på deg? Jo mer du vet om mottakerne, desto bedre kan du tilpasse språk, eksempler og vinkling.
- Mål. Hva vil du oppnå? Du kan ha holdningsmål (tillit, interesse, forståelse), kunnskapsmål (fakta, modeller, sammenhenger) eller ferdighetsmål (at folk kan gjøre noe nytt etterpå). Skriv ned: "Mine mål med denne presentasjonen er at mottakerne skal..."
- Stoff. Her velger du innholdet. Du har nesten alltid mer stoff enn du har tid til. Den vanlige feilen er å presse alt inn ved å snakke fortere. Resultatet? Forvirring. I stedet: velg det viktigste for akkurat dette publikummet, og dropp resten.
- Presentasjonsform. Skal du holde monolog, ha dialog, sette i gang gruppearbeid, eller blande flere former? Selv innenfor en kort presentasjon kan du veksle mellom to eller tre former.
- Hjelpemidler. PowerPoint, flipover, gjenstander, videoklipp? Velg det som hjelper mottakeren å forstå budskapet, ikke det som er enklest for deg. Mer om dette i artikkelen om hjelpemidler i presentasjoner.
- Kjøreplan og manuskript. En kjøreplan er en tidsoversikt: hvor mange minutter bruker du på hvert tema, og med hvilke hjelpemidler? Manuskriptet er din sikkerhet. Bruk stikkord, ikke fulltekst. Hold det på avstand slik at du ikke fristes til å lese fra det.
- Miljø. Tenk på det fysiske (møblering, lys, luft, pauser) og det sosiale (tonen i rommet, formalitetsgrad, om folk skal slappe av eller være konsentrerte).
- Evaluering. Evaluer underveis: treffer jeg mottakerne? Evaluer etterpå: hva fungerte, og hva bør jeg gjøre annerledes neste gang?
Lag en mal du kan bruke igjen
Opprett et Word-dokument med de ni fasene som overskrifter. Neste gang du skal presentere, åpner du malen, gir den et nytt navn, og fyller inn. Etter noen runder med dette har du et tankesett som gjør planleggingen automatisk.
Prioriter innhold fremfor mengde
Det vanligste problemet er for mye stoff og for lite tid. Da har du tre valg: forhandle om mer tid (bra), komprimere alt og snakke raskere (dårlig), eller prioritere knallhardt og droppe det som er minst viktig for mottakerne (best). Når du komprimerer, oppfatter ulike personer ulike 30 prosent av det du sier. Når du prioriterer, oppfatter alle det viktigste.
Neste steg
En god plan trenger gode hjelpemidler. Lær hvordan du bruker PowerPoint og andre hjelpemidler riktig slik at de forsterker budskapet i stedet for å konkurrere med det.
Videoen er hentet fra kurset Presentasjonsteknikk for alle på Utdannet.no, der Birger Landmark tar deg gjennom planleggingshjulet, stoffutvalg og alt du trenger for å forberede presentasjoner som gir resultater.
