Du har startet bedrift og vet at du trenger et regnskapssystem, men hvilke finnes, og hva bør du se etter? Valget avhenger av om du gjør regnskapet selv, samarbeider med en regnskapsfører, eller overlater alt til noen andre. Uansett: bokføringsloven krever at du har et ordentlig og oversiktlig system. Excel og Word holder ikke.
Nettbasert eller lokalt?
De fleste regnskapssystemer i dag er nettbaserte. Du logger inn via nettleseren, og dataene ligger trygt i skyen. Det betyr at du og regnskapsføreren din kan jobbe i samme system, uansett hvor dere sitter. Noen regnskapsførere bruker et bestemt system og gir deg tilgang. Andre lar deg velge fritt.
Søk på «regnskapssystem på nett» for å se aktuelle alternativer. Mange tilbyr gratis demo, og det er lurt å prøve før du bestemmer deg. Snakk med regnskapsføreren din om hvilke systemer de har erfaring med.
Moduler du bør se etter
Et komplett regnskapssystem har flere moduler, og du trenger ikke alle fra start. De viktigste er:
- Bilag: Her registrerer du fakturaer, kvitteringer og bankbevegelser. Dette er kjernen i systemet.
- Bank: Kobling mot bankkontoen din, slik at innbetalinger og utbetalinger hentes automatisk.
- Faktura: Opprett og send fakturaer til kundene dine, følg opp betalinger, og send purringer ved behov.
- Regnskap: Gir deg tilgang til hovedbok, saldobalanse og resultatrapporter.
- Kunde- og leverandøroversikt: Hold orden på hvem du handler med og hva som er betalt.
I tillegg finnes det moduler for lønn (hvis du har ansatte), timer (for timeregistrering og fakturering), reise og utlegg (med riktig format for reiseregninger), og prosjekt (hvis du vil følge lønnsomhet per prosjekt).
Trenger du lønnsmodul i samme system?
Mange systemer har lønn integrert. Det er praktisk fordi lønnskjøring, skattetrekk og arbeidsgiveravgift bokføres automatisk. Men det er ikke påkrevd at lønn og regnskap er i samme system. Hvis du allerede har et lønnssystem du er fornøyd med, kan du la det være.
Arbeidsdeling med regnskapsføreren
Et vanlig oppsett er at du håndterer fakturering og bilag, mens regnskapsføreren tar seg av bokføring, MVA-rapportering og årsoppgjør. I et nettbasert system kan dere gjøre dette parallelt uten å sende filer frem og tilbake.
Noen systemer har også dokumentarkiv der du kan legge avtaler, kontrakter og korrespondanse med revisor. Det gjør det lettere å ha alt samlet.
Velg noe du forstår
Det viktigste kriteriet er at systemet er forståelig for deg. Et avansert system med hundre funksjoner hjelper lite hvis du ikke finner frem. Prøv demoversjonen, og spør deg selv: skjønner jeg hvor jeg registrerer en kvittering? Finner jeg fakturamodulen? Kan jeg lese rapportene som kommer ut?
Bli enig med regnskapsføreren din om hvem som gjør hva, og velg et system som støtter den arbeidsdelingen. Forstår du hva du trenger av MVA-rapportering og skatteberegning, blir det enklere å vurdere om systemet dekker behovene dine.
Vil du lære hele prosessen fra bilag til årsoppgjør? Regnskap for nybegynnere viser deg hvordan de ulike modulene henger sammen, med eksempler fra et ekte regnskapssystem.
