Regnskapsføreren din ber deg «sjekke åpne poster på reskontro». Du nikker og later som du skjønner hva det betyr. Reskontro er rett og slett den detaljerte oversikten over hva du skylder leverandørene dine, og hva kundene dine skylder deg. Følger du den opp, unngår du ubehagelige overraskelser.
Kundereskontro: hva kundene skylder deg
Hver gang du sender en faktura, dukker den opp i kundereskontro. Når kunden betaler, matches betalingen mot fakturaen. Det som gjenstår, er åpne poster. Altså fakturaer som ikke er gjort opp.
Se for deg at du har sendt tre fakturaer til en kunde. To er betalt, én er ikke det. I reskontro ser du alle tre linjene: faktura, innbetaling, faktura, innbetaling, og den siste fakturaen uten match. Den åpne posten er det du bør følge opp.
Tre ting du bør se etter i åpne poster
Gamle fakturaer er det første du leter etter. En faktura fra 2014 som fortsatt står åpen? Enten har kunden ikke betalt, eller så er betalingen bokført feil. Uansett må du finne ut av det.
Dobbeltbetalinger er det andre. Hvis en kunde har betalt samme faktura to ganger, vil den ene betalingen stå som en åpen post med positivt fortegn (kunden har penger til gode hos deg). Du må enten tilbakebetale beløpet eller avtale med kunden at det dekker en annen faktura.
Ukjente betalinger er det tredje. Noen ganger kommer det inn en betaling med et fakturanummer du ikke kjenner igjen. Da har kunden trolig betalt til feil leverandør, eller skrevet feil referanse. Ta kontakt og oppklar.
Leverandørreskontro: hva du skylder andre
Leverandørreskontro fungerer på samme måte, bare speilvendt. Her ser du fakturaer du har mottatt og utbetalinger du har gjort. Åpne poster er fakturaer du enda ikke har betalt. Sjekk at forfallsdatoene stemmer og at du ikke har glemt noe.
Alt må være bokført først
Reskontro gir bare riktig bilde hvis alle fakturaer og betalinger er bokført mot riktig kunde eller leverandør. Mangler det en innbetaling i systemet, ser det ut som kunden ikke har betalt, selv om pengene står på kontoen din. Sjekk derfor at banktransaksjonene er avstemt før du går gjennom reskontro.
Vil du se hvordan reskontro passer inn i det store bildet? Slik kommer du i gang med regnskap gir deg oversikten over hele regnskapsprosessen. Og i Regnskap for nybegynnere ser du konkrete eksempler fra et ekte regnskapssystem, der reskontro, saldobalanse og resultatrapporter henger sammen.
